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Offene Büroplanung: So klappt es mit dem unbeliebten Büromodell

18 Juli. 2023

Das Markenzeichen des modernen Büros ist die offene Büroform. In vielen Arbeitsumgebungen ist dieses Layout schon seit Jahrzehnten üblich, aber in den letzten Jahren hat es sich auch in vielen anderen Büros durchgesetzt, da geschlossene Büros für Manager als zu hierarchisch empfunden wurden und Einzelbüros die Kommunikation einschränken sollen.

Offene Büroräume sind keine Einheitslösung. In manchen Büros reicht es aus, die Wände einzureißen, sodass es zwar immer noch Reihen von Schreibtischen gibt, aber die Mitarbeiter einander besser sehen und miteinander kommunizieren können. In anderen Büros wird erkannt, dass es eine größere Vielfalt an Arbeitsbereichen und -zonen braucht, um ihre verschiedenen täglichen Aktivitäten zu unterstützen, von der Einzelarbeit bis hin zu gemeinschaftlichen Teamprojekten. Diese Gestaltungsmethode ist als aktivitätsorientiertes Arbeiten bekannt, bei dem die Beschäftigten selbst entscheiden können, wie und wo sie arbeiten.

Wichtige Faktoren, die bei der Gestaltung eines Bürogrundrisses berücksichtigt werden sollten

Der Bürogrundriss ist so etwas wie die Blaupause für Deine Büroeinrichtung. Er legt fest, wo sich Schreibtische, Stühle, Sofas, Konferenzräume, Pausenräume, Erholungsräume, Büroausstattung und andere wichtige Möbel und Bereiche befinden. Ein Bürogrundriss kann so einfach oder so kompliziert sein, wie Du es Dir wünschst: Manche Unternehmen entscheiden sich für reihenweise Schreibtische, während andere eine Mischung aus Einzelbüros, offenen Arbeitsräumen und Bereichen für die Zusammenarbeit benötigen.

Bei der Festlegung Deines gewünschten Bürogrundrisses gibt es einige Faktoren, die man berücksichtigen sollte. Dazu gehören:

  • Wie viele Mitarbeiter und Führungskräfte müssen in Deinem Büro untergebracht werden? Wie viel Platz brauchst Du pro Mitarbeiter?
  • Gibt es Mitarbeiter im oberen Management oder Führungskräfte, die ihre eigenen Büros benötigen?
  • Wie viel Platz brauchst Du voraussichtlich für regelmäßige Besprechungen in einem Konferenzraum?
  • Benötigen Deine Mitarbeiter viel Privatsphäre, um ihre Arbeit effektiv erledigen zu können (z. B. die Möglichkeit, regelmäßige Smartphone-Telefonate zu führen), oder konzentrieren sie sich meistens auf eher teamorientierte Aufgaben?
  • Willst Du eine lebendige, offene Atmosphäre in Deinem Büro fördern oder bevorzugst Du eine ruhigere Umgebung?
  • Willst Du viel Platz für Erholung und Mittagessen einplanen?

Es ist klug, solche Fragen von Anfang an zu beantworten, denn so kannst Du besser einschätzen, welche Art von Layout am besten zu Deinem Team passt.

Vorteile von Großraumbüros

Die Beliebtheit von Großraumbüros ist auf eine Reihe von Vorteilen zurückzuführen, die sie Unternehmen bieten können. Einige dieser Vorteile sind:

  • Erhöhte Kreativität und unkonventionelles Denken
  • Bessere Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern
  • Ein offeneres und gleichberechtigteres Umfeld, in dem Hierarchien nicht durch die Größe des eigenen Büros bestimmt werden
  • Geringere Einrichtungskosten, da bei offenen Büros die Kosten für Trennwände entfallen
  • Mehr körperliche Aktivität, da die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich für ungeplante Besprechungen oder Smartphone-Telefonate mehr zu bewege
  • Größere Flexibilität für Unternehmen, z. B. durch nicht zugewiesene Schreibtische oder die Möglichkeit, die Raumaufteilung an die sich ändernden Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen

Nachteile von Großraumbüros

Trotz der vielen potenziellen Vorteile gibt es eine wachsende Gegenbewegung gegen die Vorstellung, dass ein offenes Bürokonzept das Beste für alle ist. Einige Studien haben gezeigt, dass Großraumbüros der Produktivität eher schaden als nutzen und die Arbeitsmoral der Beschäftigten zu beeinträchtigen drohen.

Einige Arbeitnehmer sagen, dass sie eine geschlossene Büroumgebung bevorzugen, weil sie glauben, dass sie so Ablenkungen im Büro vermeiden, unerwünschten Interaktionen ausweichen und sich besser auf die Arbeit konzentrieren können. Auf den ersten Blick mögen abgegrenzte Arbeitsplätze zwar etwas trist und isolierend wirken, aber in Wirklichkeit helfen sie dabei, Lärm abzuwehren und bieten den Beschäftigten den Komfort eines eigenen, halbprivaten Raums.

Auch für die Gesundheit können geschlossene Büroräume von Vorteil sein, da die Trennwände die Ausbreitung von Keimen eindämmen können, vor allem wenn die Beschäftigten an Erkältungen oder ähnlich ansteckenden Krankheiten leiden. Zu Beginn der Pandemie haben viele Unternehmen ihre Schreibtische mit Trennwänden ausgestattet, um die Mitarbeiter zu schützen und das Risiko einer Übertragung zu verringern.

Ist ein Großraumbüro das Richtige für Dein Unternehmen?

Die wichtigste Eigenschaft, die sich moderne Arbeitnehmer in ihrem Büro wünschen, ist ein Ort, an dem sie sich konzentrieren und ungestört arbeiten können. Bei einer Umfrage nannten 68 % der Befragten die Möglichkeit, ungestört arbeiten zu können, als einen der drei wichtigsten Aspekte. Im Vergleich dazu sind es nur 7 %, wenn es um Annehmlichkeiten im Büro geht, wie z. B. kostenloses Essen oder eine Kindertagesstätte vor Ort.

Offene Büroräume erfordern einen soliden Plan, um den Stil so umzusetzen, dass Du die Vorteile davon nutzen kannst. Viele Führungskräfte in Unternehmen haben diese Botschaft jedoch nicht verstanden. In vielen Fällen stecken sie ihre Mitarbeiter einfach in einen offenen Raum.

Fast zwei Drittel der befragten Führungskräfte geben an, dass die Mitarbeiter alles haben, was sie brauchen, um mit Ablenkungen umzugehen, aber weniger als die Hälfte der Beschäftigten stimmt dieser Aussage zu. Ein möglicher Grund für diese Diskrepanz ist, dass viele Führungskräfte unter anderen Bedingungen arbeiten als normale Angestellte. Führungskräfte haben viel häufiger ein eigenes Büro und können daher das ganze Ausmaß der Ablenkungen, denen ihre Beschäftigten ausgesetzt sind, nur schwer nachvollziehen.

Angehörige der jüngeren Generationen werden wahrscheinlich Maßnahmen ergreifen, um dem Lärm im Büro entgegenzuwirken, z. B. indem sie Musik hören oder sich von ihrem Schreibtisch entfernen. In dieser Situation wird es immer schwieriger, mit diesen Beschäftigten zusammenzuarbeiten, weil sie aktiv versuchen, ihre Umgebung zu meiden. Wenn das der Fall ist, kreieren Großraumbüros genau das Gegenteil von der transparenten, kooperativen Umgebung, die sie eigentlich fördern sollen.

Tipps zum Umgehen von Problemen im Großraumbüro

Ein Großraumbüro muss nicht bedeuten, dass Dein Team in einem lauten, grenzenlosen und unproduktiven Raum festsitzt. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Du Trennwände nutzen kannst, um einige der bekannten Probleme mit Großraumbüros zu mildern.

Nutze offene Bürotrennwände als Schreibflächen: In den Büros der Content-Agentur Bubble in Prag dienen Kreidetafeln als Schreibflächen für Brainstorming und interne Marketingbotschaften. Sie sind an einem Flaschenzug aufgehängt, der in der Höhe verstellt werden kann.

Um Säulen herum gestalten: Säulen sind zwar als strukturelle Stütze notwendig, stellen aber auch eine Herausforderung für die Raumaufteilung und das Design dar. Das Designbüro Thirdway Interiors hat sich dieser Herausforderung gestellt und im Londoner Büro von Xero aneinandergrenzende Trennwände als Pausenräume genutzt.

Holz und Teppich einbinden: Die älteste Versicherungsgesellschaft von Paris hat sich mit einer überraschenden Kombination aus Holz und Teppichboden ein modernes Zuhause geschaffen. Die oben abgebildeten Holztrennwände sind überall im Büro zu finden, um verschiedene Arbeitsbereiche abzugrenzen, von Konferenzräumen bis hin zu Teampods.

Doppelt genutzte Büropflanzen einbeziehen: In den Büros von Day One in New York dienen die Pflanzen nicht nur der Dekoration, sondern sind auch die dominierende Komponente in den Trennwänden, die auf der ganzen Etage aufgestellt sind. Das Ergebnis ist ein offenes, aber dennoch ruhiges und halbprivates Büro.

Aktive Arbeitsplätze: Biete Deinen Mitarbeitern aktivere Arbeitsplätze an, was die Gesundheit, Produktivität und Kommunikation fördert. Ein Sitz-Steh-Schreibtisch wie das elektrisch verstellbare Tischgestell E7, das verstellbare Tischgestell E8 oder der höhenverstellbare Schreibtisch mit Bambusplatte Q8 von FlexiSpot ermöglichen es den Angestellten, ihren Arbeitstag aktiver zu gestalten und somit produktiver zu sein.