Multitasking: Fluch oder Segen?

Wenn die Zeit mal wieder knapp und die Aufgabenliste immer länger wird, dann greifen viele Menschen gerne zum Multitasking. Schließlich spart man eine Menge Zeit, wenn man gleich mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt – oder? Ist Multitasking wirklich eine effektive Lösung, um möglichst viele Aufgaben zu erledigen, oder handelt es sich dabei doch eher um eine problematische Strategie?

Tatsächlich ist es inzwischen bewiesen, dass Multitasking nicht nur viel Stress verursacht, sondern auch ineffektiver ist als andere Arbeitsmodelle. Warum das so ist, warum echtes Multitasking eigentlich gar nicht möglich ist und welche Alternativen es zu dieser Strategie gibt, verraten wir im folgenden Ratgeber.

Mythos Multitasking

Bevor wir näher darauf eingehen, welche Probleme die Strategie des Multitasking mit sich bringt, wollen wir zunächst einmal einen Mythos aufklären. Denn das, was sich die meisten Menschen unter Multitasking vorstellen, ist tatsächlich gar nicht möglich. Denn der menschliche Verstand kann sich immer nur auf eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt konzentrieren, wenn dabei Entscheidungen getroffen werden müssen.

Wenn man also beispielsweise am PC ein Dokument schreibt und gleichzeitig am Telefon eine Bestellung aufgibt, dann führt das menschliche Gehirn nicht wirklich zwei Aufgaben gleichzeitig aus. Vielmehr wechselt die Aufmerksamkeit innerhalb von Sekunden oder sogar Millisekunden zwischen den einzelnen Aufgaben.  

Das hat damit zu tun, dass unser Gehirn alle Aufgaben, die wir bewusst wahrnehmen und bei denen wir reagieren, also Entscheidungen treffen müssen, mit dem Großhirn verarbeitet. Das Großhirn kann aber niemals zwei Aufgaben parallel bewältigen. Allerdings ist es möglich, zwei Tätigkeiten gleichzeitig nachzugehen, wenn eine davon auch im Unterbewusstsein, bzw. mit dem Kleinhirn ausgeführt werden kann.

So können wir zum Beispiel gleichzeitig spazieren gehen und uns unterhalten. Wenn wir uns aber unterhalten und gleichzeitig etwas lesen wollen, dann muss unser Gehirn wieder zwischen diesen beiden Aufgaben hin und her wechseln.

Dieses Phänomen lässt sich wunderbar beim Autofahren beobachten. Solange Sie noch ein absoluter Fahranfänger waren, fiel es Ihnen wahrscheinlich schwer, sich neben dem Fahren noch auf irgendetwas anderes zu konzentrieren. Neben Schalten, Lenken und Bremsen konnten Sie gerade noch genug Aufmerksamkeit aufbieten, um auf den Straßenverkehr zu achten.

Nach einiger Zeit verändert sich das Verhalten eines Autofahrers allerdings. Sobald Sie dazu in der Lage sind, große Teile des Prozesses auch mit Ihrem Kleinhirn, also im Unterbewusstsein durchzuführen, können Sie sich problemlos beim Fahren unterhalten, einen Podcast hören oder telefonieren. Nur wenn es zu einer unvorhergesehenen Situation kommt, z.B. einer Gefahrenbremsung, müssen Sie sich wieder voll aufs Fahren konzentrieren.

 Die negativen Folgen von Multitasking

Wie bereits erwähnt, ist es also in der Realität gar nicht möglich, mehrere anspruchsvolle Tätigkeiten gleichzeitig auszuführen. Viel mehr springt unser Gehirn unglaublich schnell zwischen den einzelnen Tätigkeiten hin und her. Und das hat verschiedene negative Folgen, wie ein erhöhtes Stresslevel und eine reduzierte Effektivität.

Wir alle kennen das Gefühl, wenn eine Aufgabe dringend fertig werden muss, das Telefon ohne Unterlass klingelt und man gleichzeitig noch versucht, dem Kollegen zuzuhören. Extremer Stress ist die Folge. Das liegt daran, dass unser Gehirn schnell überfordert wird, wenn es immer wieder zwischen verschiedenen Tätigkeiten hin und her springen muss.

Wenn man also dauerhaft einer solchen Situation ausgesetzt ist, oder sich freiwillig immer wieder am Multitasking versucht, dann führt das zu einem deutlich erhöhten Stress-Niveau, das leicht in chronischen Stress umschlagen kann. Die Folgen davon sind eine reduzierte Konzentrations- und Leistungsfähigkeit, sowie psychosomatische Symptome und psychische Erkrankungen, allen voran ein Burnout.

Allerdings verursacht Multitasking nicht nur viel Stress, sondern ist auch ineffektiv. Denn dadurch, dass das Gehirn immer wieder zwischen den verschiedenen Aufgaben wechselt, muss es sich immer wieder neu auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren. Wenn man eine Aufgabe nur für drei Minuten unterbricht, benötigt man mindestens 2 Minuten, um sich wieder voll auf diese Aufgabe konzentrieren zu können.

Wenn man also auf Grund von Multitasking häufig zwischen den einzelnen Aufgaben wechselt oder sich bei der Arbeit leicht ablenken lässt, sinkt die eigene Effektivität massiv ab. Bis zu 40% der Arbeitszeit werden in einem solchen Fall darauf verwendet, sich immer wieder neu auf die eigentlich gleichen Aufgaben zu konzentrieren. Daher ist man mit Multitasking deutlich ineffektiver, als wenn man eine Aufgabe nach der nächsten erledigt.

Für wen eignet sich Multitasking?

Wie gut man mit Multitasking umgehen kann, unterscheidet sich durchaus von Person zu Person. Manche Menschen werden dadurch nicht gestresst oder fühlen sich in einer solchen Drucksituation sogar wohl. Allerdings haben Studien inzwischen bewiesen, dass diese Personen dadurch auch nicht effektiver werden, sondern das Multitasking nur weniger Stress verursacht. Zusammengefasst bedeutet das, dass wirklich niemand von einer solchen Strategie profitieren kann. 

 
Alternativen zum Konzept Multitasking

Multitasking ist in der Realität also nicht nur ineffektiv, sondern kann auch zu Stress und den daraus resultierenden ernsthaften Konsequenzen führen. Allerdings gibt es einige hocheffektive Alternativen zu Multitasking. In den nächsten Abschnitten erklären wir, wie Sie Überforderung vermeiden und trotzdem all Ihre Aufgaben rechtzeitig erledigen können. 

•  Priorisieren und Abarbeiten

Wenn man viele Aufgaben in kurzer Zeit erledigen muss, dann ist die Verlockung groß, zu versuchen, alles gleichzeitig zu schaffen. Wie wir bereits erklärt haben, ist das jedoch keine gute Idee. Stattdessen sollte man gerade in einer stressigen Situation immer nur eine Aufgabe nach der anderen erledigen.

Ein hilfreiches Mittel dafür ist es, zuerst alle anstehenden Aufgaben zu priorisieren. Auch wenn alle Aufgaben wichtig sind, so kann man doch fast immer eine Prioritäten-Reihenfolge festlegen. Anhand dieser Reihenfolge arbeitet man dann eine Aufgabe nach der anderen ab. Da man sich so immer voll auf einen einzelnen Task konzentrieren kann, erledigt man die Aufgaben tatsächlich viel schneller, als wenn man versucht, alles gleichzeitig zu machen.

•  Realistische Erwartungen setzen

Um gar nicht erst in die Situation zu kommen, in der man das Bedürfnisse hat, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, hilft es, sich eine realistische Erwartungshaltung anzugewöhnen. Man sollte sich immer nur so viele Aufgaben vornehmen oder Tasks akzeptieren, wie man verlässlich innerhalb der vorgegebenen Zeit schaffen kann.

Wenn man das Gefühl hat, genug Zeit für alle Aufgaben zu haben, konzentriert man sich viel wahrscheinlicher darauf, einen Task nach dem anderen abzuarbeiten. Warum man so immer am schnellsten zum Ziel kommt, haben wir in den vorangegangenen Abschnitten bereits erklärt.