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Mehr Flexibilität im Unternehmen durch Hot Desking
06. Jun. 2022
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Immer mal wieder sind Arbeitsplätze auch mal frei, nicht mal unbedingt durch eine Krankheit, sondern heutzutage auch immer öfter durch die Arbeit im Home Office. Das Hot Desking wird dabei nicht nur für mehr Bewegung im Unternehmen genutzt, sondern auch schon für eine effektivere Platznutzung bei den Arbeitsplätzen. Wir klären, was Hot Desking überhaupt ist und was es dem Unternehmen und den Arbeitnehmern bringt.

Definition von Hot Desking

Um zu klären, was Hot Desking bringt, ist es erstmal wichtig zu wissen, was Hot Desking überhaupt ist. Das Konzept des “heißen Tisches” ist dabei keine neue Erfindung, sondern bereits seit etwa 30 Jahren präsent. Der Kern des Konzeptes liegt daran, dass die Arbeitsplätze nicht fest einem Mitarbeiter zugeteilt sind, sondern dass alle ergonomischen Arbeitsplätze je nach Bedarf genutzt werden. Faktoren, auf die man dann zunehmend achten muss, sind, dass man die Möbel an die jeweilige Person bestmöglich anpassen kann. Wichtig für das Hot Desking ist, dass alle Mitarbeiter an ihren eigenen Laptops arbeiten, die unter Umständen von der Firma bereitgestellt werden. Dann kann der Tisch abends leer und aufgeräumt hinterlassen werden, sodass am nächsten Morgen nicht erst die ersten zehn Minuten mit dem Aufräumen seines heutigen Arbeitsplatzes verschwendet werden müssen. Ein Vorteil ist ebenfalls, dass die Mitarbeiter auch dann, wenn sie im Home-Office sind, trotzdem alle wichtigen Daten parat haben und auch spontan entscheiden können, heute mal von zuhause aus zu arbeiten.

Welche Vorteile bieten sich für das Unternehmen?

Auf den ersten Blick bietet das Hot Desking für Unternehmen eigentlich nur Vorteile. Der größte liegt dabei bei den Kosten, denn diese können durch den geringeren benötigten Arbeitsplatz und die geringere Anzahl an Tischen und Stühlen dramatisch reduziert werden. Besonders bei der Möblierung kann man sich dann eher auf die ergonomische Qualität fokussieren und so auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern. Es gibt weniger leerstehende Arbeitsplätze und man kann die Arbeitszeiten flexibler einteilen, indem zum Beispiel die Arbeiter, die zu den normalen Öffnungszeiten des Büros nicht können, einfach von zuhause aus arbeiten. Besonders, wer als Unternehmen bereits schon existiert und bisher ständig aus dem Büro herausgearbeitet hat, hat es bei der Umstellung einfach. Man kann zunächst das Home-Office einführen und zum Beispiel nur Meetings fest in Präsenz stattfinden lassen. Nach einiger Zeit lässt sich ein Trend feststellen, wie viele Tische gebraucht werden und man kann den Arbeitsplatz entsprechend anpassen. Das geht zum Beispiel durch einen Umzug in ein kleineres und günstigeres Büro oder auch, indem man den nun freien Platz anderweitig nutzt. So oder so sinken in jedem Fall die Nebenkosten für zum Beispiel Strom und Gas. Gleichzeitig kann das Hot Desking auch den Innovationsgeist des Unternehmens stärken, da Arbeitnehmer durch die erhöhte Flexibilität weniger Stress haben und durch das sich verändernde Umfeld neue Einflüsse in ihre Arbeit bekommen. 

Das Hot Desking kann auch Nachteile haben

Besonders, wenn man schon lange mit konventionellen Büroordnungen gearbeitet hat, in denen jeder Mitarbeiter einen festen, eigenen Platz im Büro hat, kann die Einführung des Hot Desking auch auf Kritik treffen. Die Mitarbeiter haben dann zum Beispiel Angst, dass sie im Büro keinen Arbeitsplatz mehr vorfinden, wenn sie ankommen. Man sorgt sich dann nicht nur über den normalen Arbeitsstress, sondern auch darum, wo man heute arbeiten sollte. Außerdem ist eine vermehrte Kritik am Home Office, dass einige Kandidaten fast ausschließlich im Home-Office arbeiten statt mit anderen Kollegen zu rotieren. Diese verlieren dann schnell den Anschluss zum Kollegium und sind oft bei ihrer Arbeit eher auf sich allein gestellt, als dass man im Team zusammen arbeiten kann. Das Hot Desking kann also nicht nur zu mehr Produktivität und weniger Stress, sondern auch genauso andersherum zu einem Verlust an Produktivität, zu einem Anstieg an Stress und zu einem höheren Konkurrenzdenken, wenn es um die Platzwahl geht, kommen.

Voraussetzungen für ein effektives Hot Desking

Wenn man ein paar Voraussetzungen beim Hot Desking erfüllt, kann man die Risiken des Konzepts minimieren und ein flexibles Arbeitsmodell erfolgreich umsetzen. Schwierig wird das Konzept, wenn alle Arbeitnehmer weiterhin um Punkt 8 Uhr morgens in das Büro kommen, denn dann werden die Tische schnell knapp. Stattdessen kann man zum Beispiel die Öffnungszeiten des Büros verlängern und den Arbeitnehmern freistellen, wann sie kommen und gehen und ob sie den ganzen Arbeitstag bleiben oder nur für ein Meeting mit ihren Teamkollegen. Auch wenn einige Angestellte oft im Außendienst unterwegs sind und zum Beispiel nur zum Nachbereiten in das Büro kommen, verspricht das Konzept zunehmend Erfolg.

Weiterhin mindern versetzte Urlaubszeiten der Mitarbeiter das Risiko, dass morgens mehr Mitarbeiter in das Büro wollen als Arbeitsplätze da sind.

Wer ganz sicher gehen will, dass auch alle Mitarbeiter einen Arbeitsplatz zur Verfügung stehen hat, kann ein Reservierungssystem für die Arbeitsplätze zur Verfügung stellen, bei dem man dann während der Buchung sehen kann, wie viele Arbeitsplätze noch frei sind und wann es am günstigsten ist, in das Büro zu gehen. So macht man die Fahrt zum Büro auf keinen Fall unnötigerweise und kann sich entweder dazu entscheiden, komplett von zuhause zu arbeiten, oder eine Uhrzeit zum Arbeiten wählen, zu der noch Arbeitsplätze frei sind. Insgesamt zeigt sich, dass der organisatorische Aufwand für Hot Desking zwar ein bissche größer ist, dieser sich aber, wenn man es richtig macht, in einer höheren Flexibilität auf Seiten der Mitarbeiter und in einer höheren Kosteneffizienz auf Seiten des Unternehmens widerspiegelt - es profitieren also beide Parteien. Wer bei der Durchsetzung schrittweise vorgeht, sichert sich auch in Unternehmen, die bereits länger bestehen, den Rückhalt der Mitarbeiter.

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