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Mehr Ordnung durch das richtige Ordnungssystem schaffen

14 Mai. 2024

Ordnung ist das halbe Leben. Büroräume dienen der Arbeit und Stifte, Papier, ein Locher und ein Tacker müssen immer griffbereit vorhanden sein. Daher ist es wichtig, dass die Ausrüstung, die für die Schreibtischarbeit gebraucht wird, ein Sortiersystem im Büro einzuführen, bei dem jedes Teil seinen Platz bekommt. Um jederzeit den Überblick zu behalten, empfiehlt es sich, eine praktische Ordnungshilfe zu nutzen und alle wesentlichen Unterlagen einen Platz zu geben. Da die Anforderungen an den Datenschutz in Europa und speziell in Deutschland sehr hoch sind, sollten diese Aufbewahrungsorte möglichst abschließbar sein. Damit werden die Maßgaben des Datenschutzes sicher eingehalten.

Die gleichen Regeln gelten für das Einrichten des Homeoffice. Wer sich ein Homeoffice einrichtet, um von zuhause aus alle Tätigkeiten erledigen zu können, braucht ausreichend Platz und ein Merkboard um anstehende Termine und relevante Informationen strukturiert und sichtbar aufzubewahren. Die schriftlichen Unterlagen, die für die Bearbeitung einer Aufgabe mit nach Hause gebracht wurden, können in Aufbewahrungscontainern platzsparend gelagert werden. Da die Kästen stapelbar sind, ist selbst für größere Mengen an Unterlagen Platz für eine praktische und gleichzeitig platzsparende Lagerung. Für den Benutzer bedeutet die Stapelbarkeit ein Extra an Flexibilität, da die Anzahl der abzulegenden Dokumente ausschließlich eine Nebenrolle spielt.

Die Aufbewahrung im Büro besser organisieren

Bei Zettelwirtschaft, einem unaufgeräumten Büro oder einem schlechten Ablagesystem kann es schnell passieren, dass der Betroffene den Überblick verliert. In einem solchen Fall können Gefahren auftreten, beispielsweise unbezahlte Rechnungen, da diese in ein falsches Fach gelangt sind. Um keinen Vorgang unbearbeitet zu lassen und nichts zu vergessen, muss der Aufbewahrung von Unterlagen und handgeschriebenen Notizen ein hoher Stellenwert eingeräumt werden.

Doch wie klappt die Organisation des Arbeitsplatzes am besten und was sollte unbedingt bedacht werden? Ein paar Tipps, die helfen, den Arbeitsalltag besser zu überstehen, sind hier zu finden:

Angenehme Arbeitsumgebung fördert die Motivation

Wer sich an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt, ist eher in der Lage, sich auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. Außerdem steigt die Arbeitseffektivität. Menschen, die sich im Büro wohlfühlen, sind seltener gestresst und weniger müde, was sich positiv auf die Gesundheit und Arbeitsmoral auswirkt. Dabei sollte das Büro immer aufgeräumt sein.

Ablenkungen von außen auf ein Mindestmaß reduzieren

Aufgrund der zunehmenden Vernetzung ist es für die meisten Menschen erforderlich, über E-Mail, das Handy oder die sozialen Medien erreichbar zu sein. Auch Gespräche mit den Kollegen können von der Arbeit ablenken. Wer produktiv arbeiten will, sollte sich eine ablenkungsfreie Arbeitsumgebung schaffen. Störquellen sollten reduziert werden.

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist wichtig

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz fördert die Produktivität. Daher macht es Sinn, eine Arbeitsroutine einzuführen, damit der Schreibtisch dauerhaft aufgeräumt und organisiert bleibt. Die Integration eines Aufräumvorganges verselbstständigt sich mit der Zeit, sodass es den Nutzern des Büros mit der Zeit leichter fällt, Ordnung zu halten.

Entwicklung einer effizienten Ablagestruktur

Alle Dinge, die für die Arbeit benötigt werden, müssen nach ihrer Nutzung abgelegt werden. Eine gute Ablagestruktur hilft, die Unterlagen nach bestimmten Kriterien zu sortieren und entsprechend abzulegen. Dies ist unbedingt erforderlich, um die Ordnung in den genutzten Unterlagen beizubehalten und für jeden Arbeitsvorgang die richtigen Informationen zu nutzen. Gelangen die Unterlagen durcheinander, kommen schnell Dinge weg oder werden verlegt.

Büroraum optimal aufteilen und gestalten

Heutzutage sind Großraumbüros das Maß der Dinge. Doch jeder möchte seine eigene Arbeitsumgebung haben und bekanntlich sind die Geschmäcker verschieden. Rollcontainer sind ideale Hilfsmittel für eine flexible Raumgestaltung, um dynamische und funktionale Arbeitsbereiche zu schaffen, wie das CB5. Weitere Hilfen sind Grünpflanzen oder Trennwände.
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Es hat sich gezeigt, dass ein aufgeräumter Arbeitsplatz für ein hohes Maß an Produktivität sorgt. Wichtig ist die Einführung eines Organisationssystems, das Unordnung beseitigt und eine wohltuende Arbeitsatmosphäre mit wenig Ablenkungen schafft. Als Merktafel, auf der sämtliche Termine und die nächsten Arbeiten erfasst sind, kann das schlichte DDB-Board von Flexispot genutzt werden. Dies stellt sicher, dass alle wichtigen Termine im Gedächtnis bleiben.

Das gesunde Mittelmaß zählt

Auch bei der Arbeitsplatzgestaltung sollte tunlichst auf Extreme verzichtet werden – weder zu chaotisch noch zu sortiert helfen, um von den folgenden Vorteilen profitieren zu können. Und davon gibt es einige – neben der verbesserten Effizienz und der gesteigerten Produktivität:

1. Eine ordentliche Gestaltung des Arbeitsplatzes berücksichtigt ergonomische Prinzipien, mit denen die Mitarbeiter ihren physischen Komfort verbessern können. Die richtigen Maße der Möbel sowie die ergonomische Gestaltung sowie die richtige Beleuchtung tragen dazu bei, Verspannungen der Muskulatur und Schmerzen speziell in der unteren Rückengegend vorzubeugen.

2. Mit einer funktionalen Ausgestaltung des Arbeitsplatzes rückt das Thema Sicherheit in den Fokus. Potenzielle Gefahrenquellen werden identifiziert und beseitigt, sodass die Verletzungsgefahr durch Unfälle wesentlich verringert wird. Gleichzeitig ist es notwendig, Kabel ordnungsgemäß zu verlegen und abzudecken, sodass Mitarbeiter nicht darüber stolpern können.

3. Ein aufgeräumter und sauberer Arbeitsplatz fördert die Zusammenarbeit innerhalb von Teams. Es wird eine klare Anordnung der Arbeitsbereiche geschaffen, sodass die Kommunikation der Teams verbessert und die Interaktion untereinander gefördert wird. Auch die Außenwirkung eines sauberen Arbeitsplatzes sollte nicht unterschätzt werden. Kunden, Partner und Besucher reagieren positiv.

Insgesamt lässt sich festhalten, dass ein ordentlicher Arbeitsplatz die Arbeitsumgebung fördert, die Gesundheit, Produktivität und Zufriedenheit innerhalb der Mitarbeiterschaft unterstützt und viele positive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen hat.