So ein Schreibtisch wie auf dem Bild plus einem Stift und einem Zettel wäre doch wundervoll, nicht?
Er ist aufgeräumt, ordentlich und sehr übersichtlich.
Das Problem jedoch ist, Chaos zu produzieren ist deutlich einfacher als Ordnung zu halten.
Insbesondere, wenn der Stresspegel zunimmt, die Anforderungen, Wünsche und Beschwerden von Chef, Kollegen und Kunden nur so auf Sie einprasseln, wird es schwierig da den Überblick zu behalten.
Außerdem haben Sie doch viel Wichtigeres zu tun als aufzuräumen!
Der Kunde möchte etwas von Ihnen, Sie wollen mit den Kollegen Mittagessen gehen, oder Sie müssen unbedingt diese Präsentation fertig bekommen.
Nur leider ist Ordnung viel wichtiger, als manche denken:
Warum Ordnung wichtig ist:
Was Sie im Privatleben tun, ist selbstverständlich Ihre Sache. Am Arbeitsplatz jedoch verhält sich das anders.
Hier kann es jederzeit sein, dass Kunden und der Chef am Schreibtisch vorbei laufen. Wenn Sie nun im Chaos beinahe untergehen, wirkt das fürchterlich unordentlich, unproduktiv und unorganisiert, wenn Sie hinter den Papierstapeln beinahe untergehen und der Kollege daneben nur ein paar Blätter Papier und einen Stift herumliegen hat wissen Sie, wer produktiver wirkt.
Stellen Sie sich nun vor, der Chef verbindet Sie mit allen dreien dieser Eigenschaften.
Sie mögen noch so gute Arbeit abliefern, die Wahrscheinlichkeit, dass Sie befördert werden, schwindet beinahe automatisch. Was wäre denn, wenn Sie vor lauter Unordnung etwas Wichtiges übersehen und das obwohl Sie in einer Managementposition sitzen?
Der Chef wird dieses vermeintliche Risiko nicht eingehen wollen.
Aber auch ohne geplatzter Beförderung kann Unordnung viele unangenehme Nebeneffekte haben.
Wenn Sie vor lauter Unordnung plötzlich wichtige Dokumente wegwerfen, oder noch schlimmer, vertrauliche Dokumente offen herumliegen lassen, wo sie jeder sehen (oder mitnehmen) kann. Das kann im schlimmsten Fall sogar zu einer Abmahnung führen.
Außerdem verschwenden Sie mit Unordnung massiv viel Zeit, wenn Sie das wichtige Dokument unter dem riesigen Papierstapel heraussuchen müssen oder der Stift in der Unordnung verschwunden ist.
Aber Ordnung herzustellen, ist viel leichter als allgemein gedacht! Hier haben wir einige Tipps für Sie, wie Sie dem Chaos den Kampf ansagen können!
7 Schritte zu bleibender Ordnung
1. Fixer Platz
Ab sofort hat jeder Stift, jede Akte, jedes Dokument seinen fix zugewiesenen Platz. Dort liegen sie bereit, bis Sie sie brauchen und dort kommen sie wieder hin, wenn Sie sie nicht länger benötigen.
Das hat den Vorteil, dass Sie alles rasch finden und nach einiger Zeit werden Sie merken, dass sie alles automatisch an seinen angestammten Platz zurücklegen.
Für besonders wichtige Dokumente empfehlen wir eine abschließbare Schreibtisch Unterbau Schublade die nicht nur die Ordnung verbessert, sondern Ihre wichtigen Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützt.
2. Ablagesystem
Überlegen Sie sich auch ein Ablagesystem. Vermutlich sind nicht alle Dokumente gleich wichtig oder betreffen die gleiche Aufgabenkategorie.
Sehen Sie Ihre Dokumente durch und teilen Sie sie in passende Kategorien auf.
Dann können Sie insbesondere Dokumente die Sie häufiger benötigen mithilfe der Multifunktionale Desktop Schreibwaren DO01 sehr angenehm verstauen.
Damit haben Sie die wichtigsten Dokumente immer griffbereit.
Die anderen Dokumente können Sie beispielsweise in einem Rollcontainer CB2 für mehr Ordnung und Stauraum unterbringen.
3. Digitale Ordnung
Ordnung endet aber nicht am Schreibtisch!
Auch Ihr digitaler Arbeitsplatz sollte möglichst aufgeräumt sein!
Erstellen Sie doch Ordner und nehmen Sie gerne die gleichen Kategorien, die Sie für die Aufteilung der Dokumente verwenden!
Dann haben Sie rasch eine Übersicht über Ihre digitalen Dokumente und müssen nie wieder Zeit damit verschwenden, das digitale Tohuwabohu zu entwirren.
4. Eine Task Liste
Ab heute sind auch Post-is Notes und Klebezettelchen im großen Stil tabu!
Natürlich ist es ok, eine schnelle Notiz darauf zu schreiben, aber am Ende des Tages, fassen Sie alles in eine einzige To-do Liste zusammen.
Alle offenen Tasks, die Sie noch vor sich haben, alle Notizen auf Post-it Notes und Klebezettelchen werden auf diese To-do Liste übertragen und weggeworfen!
Übrig bleibt ein Notizblock/-zettel auf dem eine Liste mit allen offenen Tasks steht.
Diese legen Sie am Ende des Tages ebenfalls auf ihren Platz und starten am nächsten Morgen mit einem Blick auf Ihre magische To-do Liste und noch besser: Sie werden nie wieder etwas vergessen! Ihre Liste weiß alles!
5. Schnelle Aufgaben rasch erledigen
Dieser erste Blick auf eine einzige Taskliste erlaubt außerdem einen raschen Überblick darüber, was getan werden muss.
Erledigen Sie schnell zu erledigende Aufgaben möglichst rasch!
Damit sind sie aus dem Kopf – und noch besser – sie können von der Task Liste gestrichen werden, was gleich am Morgen ein ungeheuer gutes Gefühl der Produktivität und des Erfolgs gibt!
6. Stop Multitasking!
Zusätzlich zur Taskliste gibt es eine weitere wichtige Regel: Schluss mit Multitasking.
Ab jetzt starten Sie einen Task, führen ihn zu Ende und starten dann den nächsten.
Zumindest so gut es möglich ist.
Natürlich kann der Chef nicht hinauskomplimentiert oder der Kunde einfach ignoriert werden.
Setzen Sie hier einfach klare Prioritäten!
Aber wenn der Kollege auf einen Kaffee gehen möchte, wird er es verstehen, wenn Sie erst in 5 Minuten, nachdem der Task beendet ist, in die Kaffeeküche gehen.
Sie müssen nur erklären, dass Sie noch etwas beenden möchten, bevor Sie entspannter auf den Kaffee gehen. (Probieren Sie es einfach aus!)
7. Aufräumaktion vor Feierabend
Feierabend und ab nach Hause? Moment!
Bevor Sie aufspringen und aus dem Büro sprinten gibt es noch eine letzte Aufgabe zu erledigen: Räumen Sie den Schreibtisch und den PC auf.
Stellen Sie die Ordnung am PC wieder her, räumen Sie alle Dokumente vom Schreibtisch und legen Sie sie an ihren festen Platz.
Schreiben Sie die eine To-do Liste und legen Sie sie ebenfalls an ihren Platz.
Werfen Sie nicht mehr benötigte Dokumente weg.
Schieben Sie nun noch den Stuhl ordentlich an den Tisch.
Ein letzter Blick: Ist alles blitzblank? Dann steht dem Feierabend nichts mehr im Wege!
Fazit
Ordnung ist – wenn einmal hergestellt und konstant aufrecht erhalten – sehr leicht zu halten. Sie hilft Ihnen produktiver zu sein und sich wohler und entspannter zu fühlen.
Vorbei sind die Zeiten, wo Sie verzweifelt nach Dokumenten suchen mussten und viel Zeit verschwendet haben damit.
Jetzt haben Sie Zeit für die wichtigen Dinge! Genießen Sie es!
