Immer mehr Unternehmen nutzen Hot Desking, um den Platz optimal zu nutzen, aber was ist das und was musst du wissen?
Da der Platz in vielen Büros immer knapper wird und die Fernarbeit zunimmt, ziehen viele Unternehmen Hot Desking als Option in Betracht. Aber was genau ist Hot Desking und wie bereitest du dein Büro so vor, dass du es optimal nutzen kannst?
Was ist Hot Desking?
Im Wesentlichen ist Hot Desking ein System, bei dem sich die Mitarbeiter im selben Büro einen Schreibtisch teilen, anstatt einen fest zugewiesenen Schreibtisch zu haben. Hot Desking ist eine gute Option für Arbeitsplätze, an denen an einigen Tagen in der Woche aus der Ferne gearbeitet wird oder an denen die Teammitglieder an einem normalen Arbeitstag weniger als 60 % ihrer Zeit an einem Schreibtisch verbringen.
Das kann bedeuten, dass ein Büro weniger Platz und weniger Schreibtische braucht, was hilft, Kosten zu sparen. Wenn du Teammitglieder mit flexiblen Arbeitszeiten hast, kannst du ein System einrichten, bei dem sie sich je nach Bedarf einen Schreibtisch mit anderen Teammitgliedern teilen. Das bedeutet, dass du nicht für jede Person einen eigenen Schreibtisch brauchst und es ist unwahrscheinlich, dass du den ganzen Tag über viele leere Schreibtische hast.
Damit Hot Desking gut funktioniert, musst du jedoch sicherstellen, dass dein System gut durchdacht ist und die Mitarbeiter sich daran halten. Wenn du dich nicht an ein bestimmtes System hältst, kann das dazu führen, dass zu viele Mitarbeiter/innen und zu wenige Schreibtische gleichzeitig zur Verfügung stehen.
Um sicherzustellen, dass dein Hot-Desking-System richtig funktioniert, solltest du folgende Punkte beachten:
1. Schreibtisch-Reservierungen
Einer der wichtigsten Punkte bei der Einführung eines Hot-Desking-Systems ist die Einrichtung einer Möglichkeit, Schreibtische zu reservieren. So kann dein Team einen Schreibtisch an Tagen und zu Zeiten reservieren, an denen es im Büro ist.
Eine einfache Möglichkeit ist ein physischer Zeitplan in deinem Büro, z. B. eine Wischtafel, die anzeigt, welcher Schreibtisch wem zu welchen Zeiten zugewiesen ist. Dies ist zwar eine einfache Möglichkeit, ein Buchungssystem zu erstellen, aber nicht immer die beste Option.
Eine Buchungstafel wird unter Umständen nicht aktualisiert, man kann die Reservierungen anderer leicht loswerden und sie ist außerhalb des Büros nicht zugänglich, was dazu führen kann, dass Tische gebucht werden, obwohl sie nicht mehr benötigt werden.
Besser ist es, eine Software zu benutzen, mit der man Schreibtische reservieren kann, oder einen Teamkalender, der anzeigt, wer wann im Büro ist und welchen Schreibtisch er benutzt. Diese Optionen sind sowohl innerhalb als auch außerhalb des Büros leicht zugänglich und lassen sich viel einfacher auf dem neuesten Stand halten.
Unabhängig davon, welches Reservierungssystem du einführst, musst du sicherstellen, dass dein Team umfassend darin geschult ist, es zu benutzen. Das kann bedeuten, dass du sie regelmäßig daran erinnerst, ihre Buchungen hinzuzufügen, wenn das System zum ersten Mal eingeführt wird, aber letztendlich sollte es zur zweiten Natur werden.
2. Lege "verbotene" Schreibtische fest
Nicht jeder Schreibtisch in deinem Büro muss für Hot Desking genutzt werden. Wahrscheinlich gibt es sogar ein paar Schreibtische, die einzelnen Personen zugewiesen werden müssen, wenn sie ständig im Büro sind oder gesundheitliche Anforderungen haben.
Es ist eine gute Idee, einen Büroplan zu erstellen, aus dem klar hervorgeht, wo sich die Schreibtische befinden, wie sie jeweils heißen und welche davon tabu sind. Vielleicht möchtest du sogar einen Ersatzschreibtisch einrichten, falls jemand nicht bucht oder unerwartet ins Büro kommen muss, um sicherzustellen, dass es immer genügend Arbeitsplätze gibt.
3. Biete zugewiesenen Stauraum
Wenn du einen festen Schreibtisch hast, wirst du feststellen, dass er bald nicht mehr nur zum Arbeiten, sondern auch zum Aufbewahren genutzt wird. Von Schreibwaren über Geräte, die du den ganzen Tag über brauchst, bis hin zu Snacks - es ist unwahrscheinlich, dass dein Schreibtisch lange leer bleibt.
Wenn du in deinem Büro mit Hot Desking arbeitest, geht das natürlich nicht, denn du willst ja nicht, dass alle deine Sachen überall herumliegen. Stattdessen musst du dir überlegen, welche Aufbewahrungsmöglichkeiten es gibt.
Es kann eine gute Idee sein, deinem Team einen zugewiesenen, sicheren Lagerraum zur Verfügung zu stellen, in dem sie Dinge aufbewahren können, die sie wahrscheinlich im Büro brauchen werden. Persönliche Aufbewahrungsschränke sind eine gute Option, da sie in verschiedenen Größen in dein Büro passen und du jedem Mitarbeiter einen eigenen abschließbaren Raum zur Verfügung stellen kannst.
4. Regeln für Schreibtische
Du solltest nicht nur Regeln für die Buchung von Schreibtischen aufstellen, sondern auch für die Etikette am Schreibtisch. Schließlich möchte niemand zur Arbeit kommen und feststellen, dass jemand den gebuchten Schreibtisch benutzt oder dass der vorherige Nutzer ihn unordentlich hinterlassen hat.
Stelle sicher, dass deine Regeln regeln, was passiert, wenn du nicht reserviert hast, wenn du länger als geplant im Büro bleiben musst, wie du den Schreibtisch verlassen sollst und wo persönliche Gegenstände aufbewahrt werden müssen.
Mache diese Regeln klar, aber stelle auch alles bereit, was die Mitarbeiter/innen brauchen, um sich an die Regeln zu halten, z. B. ein klares Buchungssystem und Reinigungsmittel für die Schreibtische. Selbst so einfache Dinge wie die Bereitstellung von antibakteriellen Reinigungstüchern für jeden einzelnen Schreibtisch können dazu beitragen, dass die Mitarbeiter ihre Schreibtische sauber und aufgeräumt hinterlassen.
Die Schattenseiten von Hot Desking
Hot Desking hat zwar viele Vorteile, allen voran die geringeren Büro- und Möbelkosten, aber es gibt auch einige Nachteile, die du beachten solltest.
Hot Desking kann den Aufbau von Teambeziehungen und die Zusammenarbeit erschweren, da nie das gesamte Team gleichzeitig im Büro ist. Wenn du sicherstellen willst, dass sich alle kennenlernen können, solltest du regelmäßige Teamevents planen oder einen separaten Bereich einrichten, in dem du wöchentlich oder zweiwöchentlich eine Teambesprechung abhalten kannst.
Während der Erkältungs- und Grippesaison lohnt es sich auch, darüber nachzudenken, wie Hot Desking funktioniert, denn es ist viel einfacher, Keime und Krankheiten zu verbreiten, wenn sich mehrere Personen denselben Schreibtisch teilen. Auch wenn Reinigungsmittel und Schreibtischregeln helfen können, musst du überlegen, ob Personen mit hohem Risiko einen eigenen Schreibtisch brauchen oder ob du die Regeln für die Fernarbeit bei Krankheit aktualisieren musst.
Hot Desking kann dir zwar helfen, den verfügbaren Platz optimal zu nutzen, aber es kann die Dinge auch komplizierter machen, wenn dein Unternehmen wächst. Wenn dein Team wächst, kann es sein, dass du nicht mehr genug Schreibtische hast, selbst wenn du nur Teilzeit arbeitest. An diesem Punkt lohnt es sich, darüber nachzudenken, ob ein größeres Büro oder ein Tischsystem für mehrere Personen die bessere Option ist.
