Covid 19 hat unsere Arbeitswelt für immer verändert und unter anderem dafür gesorgt, dass Hybrid- und Home-Office Modelle inzwischen in so gut wie jedem Unternehmen zu finden sind. Und das wird wohl auch nach dem Ende der Pandemie so bleiben. Eine solche, völlig neue Arbeitswelt erfordert aber natürlich auch völlig neue Ansätze und Organisationsmethoden, um Performance und Leistungsfähigkeit im Unternehmen weiterhin garantieren zu können.
Ein besonders erfolgreicher Ansatz, der versucht auf die neuen Herausforderungen unserer Arbeitswelt eine Antwort zu finden, ist das sogenannte Hot Desking. Was es damit auf sich hat, was bei der Implementierung des Ansatzes besonders wichtig ist und welche Fehler man dabei unbedingt vermeiden sollte, verraten wir im folgenden Artikel.
Schöne neue Arbeitswelt
Covid 19 hat in unzähligen Bereichen der Arbeitswelt für nachhaltige Veränderungen gesorgt – im Guten wie im Schlechten. Besonders, wenn es um das Thema Home-Office oder hybrides Arbeiten geht, haben viele Unternehmen inzwischen eine 180 Grad Wende vollzogen. War dieser Ansatz zuvor noch verpönt, wünschen sich jetzt immer mehr Arbeitgeber und Arbeitnehmer genau solche Arbeitsmodelle.
Arbeitnehmer sind dabei vor allem von der deutlich besseren Work-Life Balance begeistert. Das verbessert wiederum, wie zahlreiche Studien bewiesen haben, die Arbeitsperformance der Arbeitnehmer, was natürlich auch wieder dem Unternehmen zu Gute kommt. Darüber hinaus können die Unternehmen so theoretisch deutlich Kosten einsparen, weil Mitarbeiter weniger Büroressourcen zur Verfügung gestellt werden müssen.
In den meisten Positionen ist es jedoch nicht möglich, nur noch vom Home Office aus zu arbeiten. Stattdessen entscheiden sich viele Firmen für sogenanntes hybrides Arbeiten. Dabei verbringt der Arbeitnehmer einen gewissen Teil der Arbeitszeit im Büro und arbeitet in der verbliebenen Zeit von Zuhause.
Dabei gibt es allerdings ein Problem: Aus wirtschaftlicher Sicht macht hybrides Arbeiten für Unternehmen nur dann Sinn, wenn damit auch wirklich Arbeitsstationen im Unternehmen eingespart werden können. Wenn aber die meisten Mitarbeiter dennoch in Teilzeit ins Büro kommen, müssen für diese Teammitglieder natürlich Arbeitsstationen für die Zeit im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.
Erhält jedoch jeder Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz, den er oder sie aber nur an wenigen Tagen in der Woche nutzt, dann ist das noch unwirtschaftlicher, als wenn einfach alle Mitarbeiter in Vollzeit im Home Office erscheinen. Hot Desking ist ein möglicher Lösungsansatz für dieses Problem. Wie genau das funktioniert, verraten wir im nächsten Absatz.
Das ist Hot Desking
Hot Desking ist ein völlig neuer Ansatz für die Verteilung von Arbeitsplätzen im Büro. Besser gesagt wird damit die Verteilung von Arbeitsplätzen im Büro aufgehoben. Denn beim Hot Desking gibt es keinen festen Arbeitsplatz im Büro mehr. Stattdessen gibt es nur noch eine gewisse Anzahl von identischen Arbeitsstationen, die alle über die gleiche und nötige Ausstattung verfügen.
So benötigt ein Unternehmen nur so viele Arbeitsplätze, wie Mitarbeiter zu jedem beliebigen Zeitpunkt gleichzeitig im Büro sind. Kommt ein Mitarbeiter an seinem Bürotag ins Unternehmen, nutzt dieser einfache eine der freien Arbeitsstationen. Am nächsten Tag kann diese Arbeitsstation dann wieder von einem anderen Mitarbeiter genutzt werden usw. So verhindert man leere Arbeitsstationen und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Teams im Büro häufiger gemixt werden, was wiederum gut für das Arbeitsklima ist.
Was ist für Hot Desking wichtig?
Hot Desking kann also nicht nur eine Antwort auf die Herausforderungen des modernen Arbeitsplatzes sein, sondern darüber hinaus auch die allgemeine Performance, Teamwork und Motivation im Büro erhöhen. Das gilt allerdings nur, wenn das Konzept im Unternehmen auch richtig umgesetzt wird. In den nächsten Abschnitten wollen wir deshalb erklären, welche Faktoren für eine erfolgreiche Implementierung von Hot Desking wichtig sind.
Die richtigen Möbel
Das plötzliche Wegfallen eines persönlichen Arbeitsplatzes kann für viele Mitarbeiter herausfordernd sein. Deshalb ist es beim Hot Desking entscheidend, dass jeder Arbeitsplatz über ergonomische und bequeme Möbel verfügt, die sich darüber hinaus individuell einstellen lassen. Schließlich hat jeder Mitarbeiter andere Vorstellungen und Wünsche für den eigenen Arbeitsplatz.
Damit sich das Team also an einem immer wechselnden Arbeitsplatz wirklich wohlfühlt, ist es wichtig, dass sich jeder Arbeitsplatz an genau diese Wünsche und Vorstellungen anpassen lässt. Das beginnt bereits beim Schreibtisch. Damit jeder Mitarbeiter eine gesunde Sitzposition einnehmen kann, sollten nur Schreibtische mit einer elektronischen Höhenverstellung verwendet werden.
Modelle wie der elektrisch höhenverstellbare Schreibtisch EG8 erlauben es den Teammitgliedern den eigenen Arbeitsplatz in Sekundenschnelle an die eigenen Bedürfnisse anzupassen – und das völlig mühelos, mit nur einem einzigen Klick auf das LCD Display. Darüber hinaus sorgen die hochwertigen Oberflächen des Tischs dafür, dass sich dieser am Ende des Arbeitstags schnell und effektiv reinigen lässt, damit der nächste Mitarbeiter am folgenden Tag einen sauberen und aufgeräumten Schreibtisch vorfindet.
Aus dem gleichen Grund raten wir dir für die erfolgreiche Implementierung eines Hot Deskings Modells dazu, auf einen Schreibtischstuhl wie den BackSupport BS9 Bürostuhl zurückzugreifen. Denn das Premium Modell von FlexiSpot verfügt über einen Sitz und Rückenlehne aus hochwertigem und modernem Mesh-Material.
Dieses garantiert nicht nur, dass du auch bei hohen Temperaturen komfortabel arbeiten kannst, sondern ermöglicht auch eine effektive und möglichst hygienische Reinigung des Arbeitsplatzes. Das ist besonders wichtig, wenn sich viele Personen einen einzigen Arbeitsplatz teilen.
Ganz davon abgesehen verfügt der BS9 Bürostuhl natürlich über eine Vielzahl an ergonomischen Features, die Gesundheitsschäden und Ermüdungserscheinungen durch zu langes Sitzen vorbeugen. Dazu gehört zum Beispiel eine individuell verstellbare Lendenwirbelstütze, die die natürliche S-Form der Wirbelsäule unterstützt und so eine gesunde Sitzhaltung fördert.
Auch wenn das Hot Desking Modell individuelle Arbeitsplätze abschafft, so benötigen die eigenen Teammitglieder doch weiterhin Stauraum für persönliche Gegenstände, wie z.B. Kaffeetassen und anderes Besteck, Bekleidung oder elektronische Geräte. Deshalb empfehlen wir die Verwendung von Rollcontainer wie CB31 die Mitarbeiter nicht nur abschließen, sondern darüber hinaus auch immer an den aktuellen Arbeitsplatz mitnehmen können.
Organisation und Kommunikation
Damit das Konzept Hot Desking wirklich funktionieren kann, sind zwei Dinge unverzichtbar: Organisation und Kommunikation. Denn nur wenn es gelingt, dem eigenen Team verständlich zu erklären, warum dieses Konzept eingeführt wird, ist eine erfolgreiche Implementierung möglich. Gleichzeitig ist es natürlich auch entscheidend, dass Teammitglieder die Möglichkeit haben, Feedback bezüglich des neuen Konzepts mit den Führungskräften zu teilen.
Darüber hinaus ist Hot Desking auch ohne eine geeignete Organisation zum Scheitern verurteilt. Denn das Entscheidende an dem Konzept ist ja eben, dass ein Unternehmen damit über weniger Arbeitsstationen als Mitarbeiter verfügt. Das wiederum bedeutet, dass die Belegung der Arbeitsstationen genau geplant werden muss, um eine Überbelegung und damit Frust und eine verminderte Performance vermeiden zu können.
