Heutzutage ist das Videomeeting in Unternehmen aller Größen eines der wichtigsten Kommunikationsmittel überhaupt. Für Selbständige ist die Kommunikation via Video mit Partnern und Kunden natürlich noch wichtiger. Allerdings hat ein Großteil der Anwender immer noch Schwierigkeiten mit den Videomeetings – sowohl technischer als auch organisatorischer Art. In folgendem Ratgeber wollen wir deshalb erklären, wie Sie Ihre nächste Videokonferenz zum vollen Erfolg machen!
Videokonferenzen: Inzwischen unverzichtbar in Unternehmen
Bereits vor der Corona-Krise sind Videokonferenzen zu einem immer wichtigeren Teil der modernen Unternehmenskultur geworden. Egal, ob für das Meeting mit internationalen Partnern, Verkaufsgespräche mit Kunden oder Teambesprechungen im eigenen Betrieb: Das videounterstütze Gespräch hat sich als zuverlässiger Kommunikationskanal bewiesen, der Gespräche von „Auge zu Auge“ ermöglicht.
Der Ausbruch von Covid-19 hat diese Entwicklung noch weiter beschleunigt. Denn in Zeiten von Home-Office und Arbeitsschutzverordnungen sind persönliche Gespräche in vielen Fällen gar nicht mehr möglich. Videokonferenzen sind aus dem Arbeitsalltag daher nicht mehr wegzudenken. Auch für kurze Nachfragen und Besprechungen greifen die meisten Menschen inzwischen auf Videosoftware zurück, da man so persönlicher mit dem Gesprächspartner kommunizieren kann als beim Anruf übers Handy.
Allerdings: Auch wenn die neue Technologie inzwischen so unglaublich beliebt ist, haben viele Anwender doch weiterhin Schwierigkeiten damit. Diese können technischer Natur sein, wie zum Beispiel eine schlechte Beleuchtung oder eine unzureichende technische Ausstattung. Darüber hinaus sind viele Nutzer aber auch noch nicht mit der Etikette der Videotelefonie vertraut und können so unwissentlich Fehler begehen.
Genau deshalb wollen wir in diesem Ratgeber erklären, wie Sie Ihre nächste Videokonferenz zu einem vollen Erfolg werden lassen. Wir erklären, was man an Büroeinrichtung und technischer Hard- sowie Software benötigt, um im digitalen Zeitalter effizient agieren zu können. Darüber hinaus wollen wir einen Blick auf die richtigen Verhaltensweisen beim digitalen Kommunizieren mit Kunden und Kollegen werfen.
Videokonferenzen richtig Planen
Bei Videokonferenzen ist es noch wichtiger als bei normalen Meetings, dass man rechtzeitig das gesamte Team über ein anstehendes Meeting informiert. Denn schließlich nehmen die meisten Menschen an so einem Meeting aus dem privaten Umfeld heraus teil. Man sollte den eigenen Teammitgliedern also unbedingt genug Zeit geben, sich selbst und das Home-Office auf eine Videokonferenz vorzubereiten.
Darüber hinaus gelten die allgemeinen Regeln für ein erfolgreiches Meeting: Umso früher und detaillierter man die Teilnehmer auf das Meeting vorbereitet, umso effizienter wird das Gespräch ablaufen. Dem eigenen Team sollte man daher unbedingt im Vorfeld mitteilen, wie lange das Meeting in etwa dauern wird, was auf der Agenda steht und welche Referenzen für die Vorbereitung genutzt werden können.
Eine ausreichend schnelle Internetverbindung
Ohne eine ausreichend schnelle Internetverbindung ist keine erfolgreiche Videokonferenz möglich. 50 Mbps sollten dabei das absolute Minimum sein. Wenn in Ihrem Büro oder Zuhause gleichzeitig auch noch andere Personen auf das WLAN zugreifen, dann benötigen Sie für Videokonferenzen ohne technische Störung auf jeden Fall eine Verbindung mit bis zu 100 Mbps.
Unser Geheimtipp für eine bessere Internetleistung: Die meisten Meetings werden in Deutschland zur vollen Stunde angesetzt. Das bedeutet, dass sowohl Internet-Leitungen als auch Browser zu diesen Zeiten schneller überlastet sind. Es kann sich daher lohnen, ein Meeting zur Viertelstunde anzusetzen und dann von einer schnelleren Internet-Geschwindigkeit zu profitieren.
Die richtige technische Ausstattung
Für eine erfolgreiche Videokonferenz benötigen Sie neben einer schnellen Internetverbindung auch die richtige technische Ausstattung. Zwar benötigen Videokonferenzen einiges an Prozessorleistung, aber jeder moderne Laptop und PC ist dafür völlig ausreichend. Wenn Sie mit Ihrem Gerät nur Office und Video-Calls erledigen möchten, dann benötigen Sie keinen High-End PC. Was Sie allerdings benötigen, ist eine hochwertige Kamera.
Denn wenn das eigene Bild immer nur verschwommen oder unscharf ist, dann mindert das nicht nur die Qualität des Meetings, sondern macht auch einen unprofessionellen Eindruck. Die Kameras, die in den Geräten integriert sind, sind nur beim Premium-Produkten leistungsstark genug. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, sich ein hochwertiges Headset zuzulegen, um Hintergrundgeräusche zu mindern und die eigene Sprachqualität zu erhöhen.
Das richtige Umfeld
Neben der technischen Ausstattung und einer schnellen Internetverbindung ist auch ein professionelles und effizientes Arbeitsumfeld extrem wichtig. Das beginnt bereits beim Hintergrund: Dieser sollte nicht nur aufgeräumt, sondern nach Möglichkeit auch so neutral wie möglich sein, um Ablenkungen während des Meetings zu vermeiden. Ausgefallenes Dekor, Gemälde oder Fotos sind daher eine denkbar schlechte Wahl für den Hintergrund eines Videomeetings.
Darüber hinaus sind auch die richtigen Büromöbel entscheidend. Denn eine hochwertige Büroeinrichtung ist nicht nur die beste Gesundheitsfürsorge. Nein, wenn alle Teammitglieder eine komfortable Arbeitshaltung einnehmen können und nicht durch unbequeme Möbel abgelenkt werden, dann wird natürlich auch das eigene Meeting deutlich produktiver. Deshalb sollte man unbedingt ein ergonomisches Modell wie den BackSupport Bürostuhl BS8 verwenden.
Ein elektrisch höhenverstellbarer Schreibtisch ermöglicht es Ihnen darüber hinaus, immer wieder die eigene Arbeitshaltung zu verändern und zwischen dem Arbeiten im Sitzen und Stehen zu wechseln. Dabei sollte man allerdings unbedingt eine ergonomische Matte wie die Steh-Bodenmatte MT1B verwenden. Ansonsten kann das Stehen schnell zur körperlichen Belastung werden.
Zusätzlich dazu sollte man bei der Vorbereitung der Videokonferenz unbedingt darauf achten, dass man über eine ausreichende Beleuchtung am Arbeitsplatz verfügt. Denn ansonsten bringt auch die hochauflösendste Kamera nichts: Ohne Licht kann Ihr Gegenüber Sie nicht sehen. Am besten bewährt hat sich dabei ein Mix aus indirekter und direkter Beleuchtung.
Außerdem sollte man einen Bereich des eigenen Zuhauses oder Büros wählen, in dem das Level der Hintergrundgeräusche möglichst niedrig ist. Denn die modernen Lautsprecher versuchen Ihre Stimme so gut wie nur irgendwie möglich aufzufangen – und zeichnen daher oft auch das kleinste Hintergrundgeräusch auf. Ein offenes Fenster an einer belebten Straße, das Wohnzimmer mit spielenden Kindern oder auch der Schreibtisch mitten im geschäftigen Büro sind daher beim Videomeeting Tabu.
So verhält man sich bei Videomeeting richtig
Da die Video- und Audioübertragung trotz modernster Technik immer noch leicht zeitverzögert ist, ist es extrem wichtig, die anderen Partner immer aussprechen zu lassen. Darüber hinaus sollte man Gestikulieren vor der Kamera vermeiden. Zusätzlich dazu ist es inzwischen Standard, das eigene Mikro auszuschalten, wenn man nicht redet, um unnötige Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Befindet man sich in einem Gespräch, dann sollte man immer genau in die Kamera blicken, um den Eindruck zu vermeiden, das man mit etwas anderem beschäftigt ist.
