Wer sich selbstständig macht, der steht vor einer großen Herausforderung. Zum einen ist der Schritt in die Selbstständigkeit mit einem großen finanziellen Risiko verbunden: Das monatliche Einkommen hängt von der eigenen Arbeit ab. Zum anderen muss man seine Arbeit auch in Eigenregie organisieren.
Wenn Sie selbstständig sind oder demnächst planen, die unbekannten Gewässer der Selbstständigkeit auszutesten, sollten Sie sich mit den besten Programmen für Selbstständige vertraut machen. So können Sie Ihre Arbeit besser organisieren und das Fundament für eine erfolgreiche Zukunft legen.
Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen ein paar Tools vorstellen, die Ihnen einen Teil der Arbeit abnehmen und so den Workflow optimieren.
Zeit Management Tools
Viele Unternehmen senden ihren Mitarbeitern Schichtpläne. Somit fällt es den Arbeitnehmern einfacher, die Arbeitszeiten in den persönlichen Kalender zu integrieren und so den Überblick zu behalten.
Wer selbstständig arbeitet, hat den Luxus eines festen Schichtplans in der Regel nicht. Zwar hat man auch als Selbstständiger Meetings und Geschäftstreffen, die Arbeitszeit bestimmt man aber größtenteils selbst. Je nach Branche richtet man sich häufig nur an Deadlines, auf die man sich mit dem Kunden geeignet hat. Wie lange man braucht, um den Auftrag zu erledigen, hängt dabei nur von einem selbst ab.
Es gibt Leute, die mit diesem System problemlos klarkommen. Sie haben häufig kein Problem damit, ihre Zeit gut zu managen und schaffen so ihre Arbeit immer pünktlich vor der Deadline einzureichen. Aber es gibt auch Menschen, die nicht sonderlich gut beim Thema Zeitmanagement sind. Sie schieben die Arbeit häufig auf, nur um dann festzustellen, dass die Zeit irgendwann knapp wird. Hier kommt ein Zeit Management Tool ins Spiel.
Diese Programme (oder Apps) erlauben es, dedizierte Arbeitszeiten festzulegen. So lässt sich ein Alarm einrichten, der einen an die anstehen Arbeit erinnert. Viele dieser Programme, vor allem die App-Varianten, lassen sich nahtlos mit Kalender-Apps integrieren und können somit zu einem besseren Zeitmanagement beitragen.
Neben der Organisation der Arbeitszeit lässt sich mit diesen Programmen auch die gearbeitete Zeit festhalten. Sogenannte Time Tracking Software kann auf Knopfdruck eingeschaltet werden und nimmt die Zeit auf, in der Sie an einem Projekt arbeiten. Das ist gerade für Aufträge, in denen Sie pro Stunde bezahlt werden, interessant. Außerdem können die Programme dabei helfen, Ihren eigenen Workflow zu analysieren und den Arbeitsablauf zu optimieren.
Beliebte Apps und Programme fürs Time Management sind Hubstaff, TMetric und TimeCamp.
Finanz Management Tools
Einer der großen Vorteile als Arbeitnehmer ist das feste Gehalt. Im Rahmen des Tarifvertrages (oder je nach Vergütungsmodell des jeweiligen Unternehmens) erhält man jeden Monat einen festgelegten Betrag. Je nach Arbeitgeber können hier auch noch Boni wie Überstunden oder erfolgsabhängige Bonuszahlungen hinzukommen. Somit weiß man jeden Monat, mit wie viel Geld man planen kann.
Als Selbstständiger ist man allerdings auf sich selbst gestellt. Hier bestimmt die eigene Arbeit sowie die Anzahl der Kunden über das monatliche Gehalt. So kann es auch schnell zu Schwankungen kommen: Während man in einem Monat viel verdient, läuft der nächste Monat vielleicht nicht so gut. Damit man den Überblick über die Finanzen behält, kann ein Programm zum Managen der Finanzen extrem wertvoll sein.
Natürlich kann man all seine Finanzen in einer Excel-Tabelle eintragen – besonders übersichtlich ist das aber nicht. Darüber hinaus muss man eine gewisse Expertise in Excel mitbringen, um eine effektive Auflistung der Ein- und Ausgaben zu erschaffen. Und auch, wenn Excel sich über die Jahre als Programm für Tabellen bewährt ist, lässt die Handhabung manchmal etwas zu wünschen übrig.
Stattdessen bietet es sich an, dedizierte Programme zur Buchhaltung einzusetzen. Hier hat man die Wahl zwischen vielen verschiedenen Programmen: Neben Apps und Desktopapplikationen gibt es auch Websites, die speziell für die Buchhaltung von Freelancern und Selbstständigen konzipiert sind.
Darüber hinaus bieten einige dieser Programme das Erstellen von Rechnungen an. So kann man seine Aufträge problemlos abrechnen und bei der nächsten Steuererklärung einfügen.
Als Programme zur Buchhaltung haben sich in den letzten Jahren Zuper, Billomat und Malt bewährt.
Programme für Verträge
Wer in einem Unternehmen arbeitet, der muss sich häufig nicht um legale Anliegen oder Verträge kümmern. Die meisten rechtlichen Anliegen sind dann im Arbeitsvertrag oder anderen Betriebsregelungen verankert. Somit ergibt sich für den Arbeitnehmer ein geringes Risiko.
Bei Selbstständigen sieht das allerdings anders aus. Hier ist man selbst für die Verträge verantwortlich. Gerade wer sich mit rechtlichen Belangen nicht sonderlich gut auskennt, wird schon bald einen Anwalt konsultieren müssen. Zwar ist es als Gründer immer ratsam, sich von einem Anwalt beraten zu lassen. Auf Dauer kann das allerdings hohe Kosten verursachen, da es häufig keine allgemeine Vorlagen für Verträge gibt, die jeden Kunden und Auftrag abdecken. Somit ist eine häufige Korrektur und Anpassen der Verträge nötig.
Es gibt heutzutage viele Plattformen, die bei der Erstellung von Aufträgen und den damit verbunden Verträgen helfen. So müssen Sie nicht einen Anwalt aufsuchen, der die Verträge für Sie aufsetzt. Dabei kann man aus einer Vielzahl von Vorlagen auswählen, die fast jede Branche abdecken und somit für so gut wie jeden Selbstständigen interessant sind.
Dennoch ist es immer ratsam, einen Anwalt einen Blick auf die Verträge werfen zu lassen. So kann man rechtliche Lücken ausschließen und sicherstellen, dass die jeweiligen Verträge auch mit den deutschen Gesetzen vereinbar sind. Häufig sitzen die Plattformen, die Tools zur Vertragserstellung anbieten, nämlich nicht in Deutschland und nehmen somit eventuell eine die Rechtsprechung eines anderen Staates als Grundlage.
Beliebte Programme und Services zur Erstellung von Verträgen sind Bonsai und Malt.
Als Selbstständiger kann man, gerade am Anfang, vor einer Menge Fragen und Ungewissheiten stehen. Wer sich aber gut vorbereitet, der kann auch den Sprung in die Selbstständigkeit meistern. Die Programme in diesem Artikel helfen bei der Erstellung von Verträgen, managen Ihre Zeit und organisieren Ihre Finanzen. So können Sie sich auf die praktischen Aspekte Ihrer Arbeit konzentrieren und müssen sich keine Gedanken über anstehende Meetings mehr machen.
Dennoch gilt trotz dieser Programme, dass man sich grundsätzlich immer Rat bei einem Experten einholen sollte. Auch als junger Gründer sollte man den Gang zum Anwalt oder Steuerberater nicht scheuen. Denn egal wie gut die hier vorgestellten Programme sind, eine Beratung vom Fachmann ersetzen sie nicht. So schützt man sich und sein Unternehmen auch vor den rechtlichen Fallen der Selbstständigkeit.
