Verstreuter Papierkram und Berge von Ordnern - allein der Gedanke an einen solch unordentlichen Arbeitsplatz lässt dein Herz höher schlagen. Wie sollst du in diesem Chaos alltägliche Dinge am Arbeitsplatz erledigen, z. B. Kundenunterlagen finden oder ein professionelles Erscheinungsbild aufrechterhalten? Wie wäre es mit einem Büro-Rollcontainer?
In diesem Beitrag verraten wir dir Tipps und Tricks zur Büroorganisation, die die Produktivität steigern, die Qualität der Arbeit erhöhen und die körperliche und geistige Gesundheit der Mitarbeiter/innen verbessern.
Die Vorteile der Büroorganisation
Wenn du wie der durchschnittliche Arbeitnehmer bist, verbringst du einen Großteil deines Arbeitstages - mindestens acht Stunden - mit Arbeit. Am besten verbringst du diese Stunden damit, hart zu arbeiten und deine Karriere voranzutreiben, anstatt dich durch unordentlichen Papierkram zu wühlen oder nach einer E-Mail zu suchen, die du versehentlich gelöscht hast.
Büroorganisation bedeutet mehr, als nur deinen Schreibtisch sauber zu halten. Es ist eine Gruppenleistung, die auch die Reinigung und Organisation von Bereichen wie Gemeinschaftsräumen, Abstellkammern und Foyers umfasst. Bedenke diese Vorteile eines organisierten Büros.
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Weniger Arbeitsunfälle: Durch Unordnung werden Arbeitsunfälle begünstigt, z. B. wenn du eine Tasse Kaffee über wichtige Dokumente verschüttest, dir einen Computervirus einfängst oder über Unordnung stolperst. Verringere die Wahrscheinlichkeit solcher Missgeschicke, indem du Ordnung hältst.
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Weniger Zeitverschwendung: Es mag sich nicht so anfühlen, aber die Zeit, die du damit verbringst, Papierkram zu durchsuchen und verschüttete Flüssigkeiten zu beseitigen, summiert sich. Und je unordentlicher das Büro ist, desto mehr Zeit vergeudest du mit dem Durcheinander. Wenn du dich organisierst, wirst du mit noch mehr produktiven Stunden belohnt.
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Das senkt den Stresspegel: Ein sauberer, aufgeräumter Arbeitsplatz ist wie ein Hauch frischer Luft. Wenn du unnötige Reize aus deinem Arbeitsumfeld entfernst, behältst du einen klaren Kopf und kannst dir die Panik ersparen, etwas nicht zu finden, wenn dein Chef danach fragt.
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Schnellere Verarbeitungsgeschwindigkeit des Computers: Wie dein Schreibtisch braucht auch dein virtuelles Büro, das oft voller E-Mails, Dokumente, Ordner, Lesezeichen, Fotos usw. ist, eine gründliche Entrümpelung. Wenn du deinen Computer von diesem zusätzlichen Ballast befreist, wird er schneller arbeiten.
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Höhere Produktivität: Der gemeinsame Nenner dieser Vorteile ist eine höhere Produktivität. Wenn du dich weniger gestresst fühlst, weniger Zeit damit verbringst, dich im Chaos zurechtzufinden und deine Geräte schneller nutzen kannst, fällt es dir leichter, deine Arbeit zu erledigen, und du kannst qualitativ hochwertigere Ergebnisse erzielen.
Die Vorteile der Arbeitsplatzorganisation liegen auf der Hand, aber wie kannst du sie maximal ausnutzen?
Mitarbeiter-Tipps für die Organisation deines Arbeitsplatzes
Die Organisation des Arbeitsplatzes beginnt an deinem Schreibtisch. Die meisten Arbeitnehmer haben zwei Arbeitswelten - ihren Schreibtisch und ihren Computer. Hier geben wir dir Tipps zur Organisation deines Arbeitsplatzes, damit du dich während des Arbeitstages besser konzentrieren und produktiver arbeiten kannst.
An deinem Schreibtisch
Dein Schreibtisch ist deine Schaltzentrale. Er beherbergt deinen Computer, deine Dokumente und andere Dinge, die du am Arbeitsplatz brauchst und die für deine tägliche Arbeit wichtig sind. Im Folgenden findest du drei Ideen, wie du deinen Schreibtisch im Büro organisieren kannst.
1. Deinen Schreibtisch richtig einrichten
Die Organisation des Schreibtisches ist sehr individuell. Achte genau darauf, was du benutzt und wie du es benutzt, und richte deinen Schreibtisch so ein, dass er deinem Arbeitsrhythmus am besten entspricht.
Rechtshänder zum Beispiel bevorzugen es, ihre Schreibutensilien auf der rechten Seite aufzubewahren, damit sie leicht zu erreichen sind, und stellen ihre Kaffeetasse auf die linke Seite, damit sie sie nicht versehentlich umstoßen, wenn sie nach einem Stift greifen.
Weitere allgemeine Möglichkeiten, wie du deinen Schreibtisch produktiver gestalten kannst, sind:
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Bevorzugen Sie natürliches Licht
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Pflanzen und anderes Grünzeug aufstellen
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Investiere in einen ergonomischen Arbeitsstuhl
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Verwendung von Kopfhörern mit Geräuschunterdrückung
Dein Ziel ist es, einen aufgeräumten Schreibtisch zu haben, um Platz für produktives Arbeiten zu schaffen, und dafür musst du vielleicht ein paar Abstriche machen.
2. Behalte nur das nötigste
Jetzt ist es an der Zeit, dir die schwierigen Fragen zu stellen. Brauchst du sechs schwarze Stifte oder eine Bürogarderobe voller Regenschirme und Jacken für den Fall der Fälle? Unnötige Gegenstände im Büro nehmen Platz weg und tragen zur Ablenkung bei.
Lege nur das Nötigste auf deinen Schreibtisch, z. B.:
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Schreibutensilien
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Notizblock
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Computerzubehör
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Kopfhörer
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Pflanzen
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Erinnerungsstücke
Wenn du feststellst, dass einige Gegenstände zwar nützlich, aber nicht unbedingt notwendig sind, kannst du sie in einem nahe gelegenen Staufach aufbewahren und später wieder verwenden. Wenn du diese Gegenstände in deinen Büromöbeln aufbewahrst, bleibt dein unmittelbarer Arbeitsbereich - und dein Kopf - frei und du kannst leicht darauf zugreifen, wenn du sie brauchst.
3. Vermeide zu viel “sinnvolle” Unordnung
Einer der Vorteile eines eigenen Arbeitsplatzes ist die Möglichkeit, ihn individuell zu gestalten. Die persönliche Gestaltung deines Arbeitsplatzes sorgt dafür, dass du motiviert bist und dich in deiner Umgebung wohl fühlst. Aber zu viele bedeutungsvolle Gegenstände können den gegenteiligen Effekt haben.
Versuche, dich auf deinem Schreibtisch auf zwei oder drei wertvolle Gegenstände zu beschränken, wie z. B.:
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Familienbilder.
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Motivierende Zitate.
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Klebezettel mit persönlichen Botschaften.
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Bücher oder andere Publikationen.
Manchen Arbeitnehmern fällt es schwer, ihre wichtigsten Gegenstände wieder zu finden. Wenn du dich in dieser Situation befindest, solltest du überlegen, ob du eine Schublade für Erinnerungsstücke einrichten willst, die du immer wieder aufrufen kannst, um deine Motivation am Arbeitsplatz aufzufrischen.
Die Auswirkung von Büromöbeln und deren Design auf die Organisation
Deine Büromöbel bestimmen, wie deine Mitarbeiter arbeiten. Wenn dein Mitarbeiter z.B. einen unbequemen Stuhl hat, wird er stärker abgelenkt und fühlt sich weniger wertgeschätzt. Ein bequemer Stuhl hingegen sorgt dafür, dass deine Mitarbeiter/innen sich engagieren und in der Lage sind, qualitativ hochwertigere Arbeit zu leisten.
Verbessere deine Büroorganisation mit den richtigen Büromöbeln, denn sie können:
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Die Zusammenarbeit fördern
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Das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern
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Die Produktivität steigern
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Einen guten Eindruck auf Besucher/innen machen
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Das Markenimage stärken
Richte deinen Mitarbeitern Möbel ein, die sie zu organisatorischen Gewohnheiten ermutigen. Suche insbesondere nach Büromöbeln, die benutzerfreundlich, innovativ, personalisierbar und leicht zu reinigen sind.
