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Gründe, warum das Faxgerät im Büro noch immer genutzt wird
02. Jun. 2022
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Seit den 1980er Jahren ist das Faxgerät nicht mehr wegzudenken. Einen richtigen Aufschwung erfuhr das Gerät, als man in den 90ern kein Thermopapier brauchte, sondern auch ganz normales Papier zum Schreiben genutzt werden konnte, um das Fax auszudrucken. So war es in fast allen Firmen und auch in immer mehr privaten Haushalten üblich, dass man ein Faxgerät besitzt, um mit anderen Personen und Unternehmen zu kommunizieren. 

Heutzutage sind die rosigen Zeiten des Faxgerätes vorbei - Mittlerweile bietet die Kommunikation durch E-Mails und andere Nachrichtenoptionen einen sehr viel schnelleren Austausch, der nicht von dem Standort des Faxgerätes abhängt und der auch kein Papier benötigt. Doch die Nutzungszahlen der Faxgeräte sinken nur langsam. Eine Umfrage von Bitkom belegt, dass acht von zehn Unternehmen in Deutschland auch heute noch Faxgeräte zur Kommunikation nutzen. Viele davon tun dies sogar regelmäßig mehrmals in der Woche, so die Umfrage.

Fax wirkt offizieller

Offizielle Dokumente, wie zum Beispiel, wenn es um geschäftliche Sachen geht, werden öfter mal gefaxt, statt sie per Email zu versenden. Dokumente, die unter diese Kategorie zählen sind Stornierungen, Bestellungen und Kaufs- oder Verkaufsangebote. Besonders wenn kleine Unternehmen noch kein richtiges System für den Verkauf oder Kauf von Waren besitzt, wird gerne das Fax genutzt. Da zu einem Faxdokument immer zwei Faxgeräte gehören, braucht die jeweilige Gegenseite dann natürlich auch ein Faxgerät, um das Dokument empfangen zu können.

So ganz offiziell ist das Fax dann allerdings doch nicht, denn unter die “Schriftform”, von der oft in Verträgen gesprochen wird, fällt die Kommunikation über Fax nicht immer. Um das Dokument geltend zu machen, muss es immer eigenhändig unterschrieben sein. Bei bestimmten Angelegenheiten wie zum Beispiel Kündigungen bei der Arbeit, bei Darlehen oder bei Mietangelegenheiten oder auch bei einer Bürgschaft ist dies besonders wichtig, denn hier ist durch das Gesetz vorgeschrieben, dass die Schriftform nötig ist.

Diese Dinge sollten also unbedingt per Briefkommunikation geregelt werden.

Sendebericht schafft Bestätigung

Ähnlich wie bei einem Brief, der als Einschreiben verschickt wird, bekommt man für jedes Fax, das man als Absender verschickt, auch einen Sendebericht, an dem man sehen kann, ob die Zustellung geklappt hat oder nicht. Diese Technik geht schneller als bei einem brieflichen Einschreiben und verursacht nicht so viel Aufwand auf der Seite des Empfängers wie wenn man sich eine Bestätigung vom Empfänger wünscht. Dieser muss dann nämlich bei jeder Email mit diesem Wunsch persönlich eine Email zurückschreiben. 

Die Gewohnheit siegt 

Die Generation, die heutzutage schon mehr Praxiserfahrung im Büro hat, ist bei der Arbeit mit dem Faxgerät aufgewachsen. So kommt es auch, dass selbst bei einer Kommunikation über Email diese Nachrichten oft noch ausgedruckt werden, weil man eben sehr an die Papierform gewöhnt ist.

Dazu kommen dann noch die Bedenken, die teilweise auch bei den jüngeren Generationen auftreten - man ist sich oft unsicher, ob die Emails ankommen und wo genau sie ankommen. Oft landen Emails auch im Spamfilter oder gehen in der Flut vieler Emails verloren. Dementgegen steht dann das Faxgerät, das jahrzehntelang nur selten enttäuscht hat und so viele treue Nutzer gewonnen hat, die so schnell nicht wechseln werden.

Erleben Faxgeräte ein Revival?

Im Jahr 2019 veröffentlichte die Fax einen Artikel, in dem der Autor voraussagt, dass Faxgeräte genauso wie auch Schallplatten oder Polaroid-Fotografie wieder zurückkommen würde. Dabei berichtet er, dass sogar Betrugsverbrecher noch immer Medien wie das Fax nutzen, um Personen hereinzulegen.

Für das allgemeine Revival werden allerdings ganz andere Gründe genannt: Die Ästhetik.

Diese Ästhetik ensteht im Gegensatz zu den sehr einheitlichen Emails dadurch, dass man auch mal noch schnell etwas zwischen die Zeilen schreibt, um etwas genauer zu erläutern, oder allein schon durch die persönliche Handschrift. Emotionen kann man schnell mal durch die Art des Schreibens verdeutlichen und die handgemalten Herzen sind dann doch irgendwie persönlicher als ein vereinheitlichter Emoji auf WhatsApp.

Was in dieser Analyse fehlt, ist, dass es nicht einfach nur komplette Globalisierung und Vereinheitlichung oder Retro-Technologie gibt, die man jetzt erneut durch die rosa Brille anschaut. Stattdessen bietet auch die neue Technologie eine Vielzahl von individuellen Möglichkeiten - die Menschlichkeit kommt auf keinen Fall zu kurz. Gerade im Fall der Kommunikation über Messenger wird deutlich, dass man näher an die Schreib- beziehungsweise Sprechweise eines normalen Gespräches kaum noch herankommen könnte. Persönliche Zeichnungen oder ähnliche Dinge bleiben auch nicht in der Schublade liegen, sobald das Fax aus dem Büro verschwindet. Stattdessen kann man sogar noch flexibler und einfach mit der Fotofunktion des Handys diese persönlichen Dokumente mindestens ebensogut weiterleiten - und das sogar unabhängig von dem Standpunkt des Faxgerätes.

Gibt es andere Optionen für die Kommunikation?

Der Artikel der Welt wurde vor Corona, also auch bevor Videokonferenzen Alltag waren, geschrieben. Auch wenn Videokonferenzen an kein reales Gespräch herankommen können, tun sie dies doch deutlich besser als Faxgeräte. Gleichzeitig entwickeln sich digitale Technologien so rasant, dass man schon in ein paar Jahren mit einer weiteren Errungenschaft rechnen könnte, die unsere Kommunikation selbst bei großen Distanzen noch näher an die Kommunikation bringen, wie sie ist, wenn man im selben Raum steht. Auch für die anderen Funktionen des Faxes, wie zum Beispiel die Bestätigungsfunktion, gibt es mittlerweile digitale Äquivalente. Je nachdem, mit welchem Email-Programm man Nachrichten verschickt, kann man so auch eine automatische Empfangsbestätigung einstellen.

Letztendlich bleibt abzuwarten, denn anders als ergonomische Möbel, bei denen sich der Anspruch an ein gesundheitsförderndes und menschenfreundliches Design kaum ändern wird, gibt es bei Kommunikationsformen immer neue Möglichkeiten und Herausforderungen, die erforscht und gelöst werden müssen, so wie zum Beispiel während der Coronapandemie.

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