Das Teilen von Arbeit macht vieles einfacher. Hier lernen Sie, wie Sie richtig Aufgaben delegieren.

Ein Alleskönner zu sein, klingt verlockend: Anstatt wegen jeder Kleinigkeit einen Fachmann rufen zu müssen, ist man die Lösung für alle Probleme des Büroalltags. Aber: Alles zu erledigen kann manchmal überwältigend sein. Daher ist es eine gute Idee, Aufgaben auszulagern.

Ob als Vorgesetzter, Projektleiter oder Selbstständiger: Sie haben oft die Möglichkeit, Aufgaben auszulagern. Dadurch können Sie sich voll auf einen Aspekt des Auftrags konzentrieren, während jemand anderes die restlichen Aufgaben bearbeitet. Aber auch das richtige Delegieren will gelernt sein.

Warum Sie Aufträge auslagern sollten und wie Sie Aufgaben richtig delegieren können, erklären wir Ihnen mit diesem Artikel.

Warum sollte man Aufgaben delegieren?

Das Auslagern von bestimmten Aufgaben kann viele Vorteile haben. Es erlaubt Ihnen mehr Flexibilität und Freiraum in der Bearbeitung Ihrer Aufträge. Im Grunde lassen sich die Vorteile von der Arbeitsteilung wie folgt zusammenfassen:

• Mehr Zeit: Dadurch, dass Sie nicht mehr vier, fünf oder mehr Aufgaben gleichzeitig abdecken müssen, können Sie sich mehr auf Ihr eigentliches Ziel konzentrieren. Das sorgt für mehr Effizienz und Sie schaffen als Team mehr Arbeit in kürzerer Zeit.  
• Bessere Zusammenarbeit: Die Kollaboration mit anderen Menschen stärkt das Wir-Gefühl und trägt dazu bei, dass Sie zusammen ein Zeil erreichen. Das wird Ihnen gerade bei zukünftigen Aufträgen entgegenkommen, wenn Sie bereits wissen, mit wem Sie zusammenarbeiten möchten.
• Bearbeitung durch Experten: Wenn Sie Aufgaben an Fachmänner auslagern, kann dies die Qualität des Endproduktes deutlich steigern. Zwar ist es immer gut, wenn man mehrere Qualitäten mitbringt, ein Experte wird einen bestimmten Aspekt aber vermutlich besser beherrschen als Sie als Alleskönner.
• Entlastung: Neben einer Einsparung von Zeit kann das Delegieren von Aufgaben auch Druck von Ihren Schultern nehmen. Dadurch fällt es Ihnen leichter, sich auf wichtige Aspekte des Auftrags zu konzentrieren.

Es gibt also viele gute Gründe, die für das Delegieren von Aufgaben sprechen. Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob Sie ein Vorgesetzter or Angestellter sind. Im Berufsalltag finden sich immer wieder Möglichkeiten, Aufgaben zu delegieren. Auch als Selbstständiger können Sie Aspekte Ihrer Arbeit auslagern, um von den Vorteilen des Delegierens profitieren zu können.

Wie delegiert man Aufgaben richtig?

Wie delegiert man nun aber Aufgaben richtig? Worauf muss man achten, wenn man die passenden Mitarbeiter für das Projekt aussucht? Diese Fragen möchten wir nun einmal etwas genauer beleuchten.

Den passenden Fachmann finden

Bei der Wahl der passenden Person für die Bearbeitung der Aufgabe sollte die Kompetenz an erster Stelle stehen. Gerade in Großraumbüros kann es verlockend sein, den Kollegen mit der Sache zu beauftragen, den man besonders gut leiden kann. Dabei ist aber nicht immer gegeben, dass diese Person die Aufgabe auch fachgerecht erledigt.

Daher sollten Sie bei der Wahl des Bearbeiters sehr präzise vorgehen. Fragen Sie sich, ob der Mitarbeiter vertrauenswürdig ist und qualitativ hochwertige Arbeit liefert. Das sind die Kernaspekte, nach denen Sie den passenden Bearbeiter auswählen sollten. So können Sie sicher sein, dass das Endresultat ansprechend sein wird. Gehen Sie bei der Auswahl des Mitarbeiters immer nach Kompetenz, nicht nach Beliebtheit.

Den Auftrag klar definieren

Bevor Sie jemand anderem eine Aufgabe auferlegen, vergewissern Sie sich, dass Sie den Auftrag richtig verstanden haben. Ansonsten kann es später zu Missverständnissen kommen und das Ergebnis sieht nicht so aus, wie Sie es sich gewünscht haben. Je besser Sie die Auftragslage verstehen, umso besser können Sie die jeweilige Teilaufgabe an den Bearbeiter weitergeben.

Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter auch klar mit, was Sie von Ihm erwarten. So reduzieren Sie das Risiko, dass Ergebnis und Vorstellung am Ende zu weit auseinanderliegen. Falls es der Auftrag zulässt, lassen Sie dem Mitarbeiter Spielraum, um seine eigenen Ideen miteinzubringen. Setzen Sie aber auf jeden Fall die Rahmenbedingungen fest.

Deadlines setzen und einhalten

Wenn Sie einen Auftrag erhalten, steht die Deadline in der Regel schon fest. Auch, wenn es sich dabei um ein Datum handelt, was noch weit in der Zukunft liegt, sollten Sie nicht zu viel zögern. Bearbeiten Sie das Anliegen besser so schnell wie möglich. Das verhindert nicht nur späteren Stress durch knappe Deadlines, sondern macht auch einen guten Eindruck beim Auftraggeber.

Für die Mitarbeiter, an die Sie die Aufgabe delegiert haben, sollten Sie ebenfalls eine Deadline festlegen. Diese sollte aber etwas vor der eigentlichen Zeitfrist liegen. So haben Sie im Falle von ungenügenden Ergebnissen genug zeitlichen Spielraum, um den Mitarbeiter nachbessern zu lassen. Auch das senkt den Druck im Team und sorgt dafür, dass Sie das bestmögliche Ergebnis abliefern können.

Überprüfen Sie regelmäßig den Stand der Dinge

Damit die Erfüllung des Auftrags nicht in Gefahr gerät, sollten Sie sich regelmäßig Updates von Ihren Mitarbeitern einholen. So wissen Sie immer direkt, ob alles nach Plan verläuft oder ob sich irgendwo eventuell Krisenherde auftun. Wenn Sie bemerken, dass ein Kollege zeitlich nicht mit der Bearbeitung der Aufgabe vorankommt, steuern Sie gegen. Fragen Sie, woran es hakt, und überprüfen Sie, ob Sie irgendwie aushelfen können. So ist auch ein Projekt mit kleineren Problemen schnell wieder auf Kurs.

Durch regelmäßiges Überprüfen des Bearbeitungsstandes behalten Sie auch jederzeit den Überblick. Dadurch wissen Sie immer, wie es um die Bearbeitung des Projektes steht und können nachvollziehen, ob Sie im Zeitplan liegen oder nicht.

Selbst Hand anlegen

Für viele Führungskräfte bedeutet Delegieren, Aufgaben an andere abzugeben und selbst nichts mehr zu tun. Das ist aber der falsche Ansatz. Wer Aufgaben delegiert, der sollte auch selbst mithelfen. So geht man nicht nur mit gutem Beispiel voran, sondern sorgt auch dafür, dass der Auftrag fristgerecht erledigt werden kann. Darüber hinaus trägt es zu dem Teamgefühl dabei und verdeutlich, dass jedes Teammitglied anpackt. Auch, wenn Sie einen Auftrag delegieren, helfen Sie dort, wo Sie helfen können.

Zusammenfassung

Das Delegieren von Aufgaben kann eine gute Idee sein, um den Fokus auf bestimmte Aspekte eines Projektes legen zu können. Dabei ist es wichtig, dass man sich die passenden Partner für die Aufgabe aussucht. Aber zur richtigen Delegation von Aufgaben gehört auch, das ganze Projekt zu überwachen, um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen. Befolgen Sie die Tipps in diesem Artikel und Sie werden schon bald ein wahrer Meister des Delegierens sein.