Noch nie war es so einfach wie heute, mit anderen zu kommunizieren. Bewährte Methoden wie E-Mails und SMS ermöglichen schon seit einiger Zeit eine schnelle und weit verbreitete Kommunikation, und die neuen Technologien verbessern dies nur noch.
Mit Messaging-Apps kannst du in Sekundenschnelle eine Nachricht verschicken, ganz zu schweigen davon, dass du eine Gruppennachricht an mehrere Personen gleichzeitig senden kannst. Videokonferenzplattformen ermöglichen Gespräche von Angesicht zu Angesicht, selbst wenn zwei Personen ein Land voneinander entfernt sind. Während der Covid-19-Pandemie haben sich ganze Unternehmen weiterhin über diese Anrufe persönlich getroffen. Wer hätte vor zehn Jahren gedacht, dass man von der Couch aus fünfzig Leute gleichzeitig sehen und mit ihnen sprechen kann?
Da muss es doch einen Haken geben, oder? Nun, den gibt es.
Fortschritte sind zwar immer dazu da, die Kommunikation zu erleichtern (schneller, weiterreichend usw.), aber sie verbessern nicht immer die Qualität der Kommunikation.
Eine Sache, die bei neuen Kommunikationsformen oft auf der Strecke bleibt, sind die Vorteile der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, z. B. die Möglichkeit, Fragen in Echtzeit zu stellen, Unklarheiten schnell zu beseitigen und Körpersprache und Tonfall zu erkennen. Ob es nun darum geht, den physischen Aspekt eines Gesprächs auf einen Bildschirm zu verlagern oder die persönliche Aufmerksamkeit eines persönlichen Gesprächs zu eliminieren, wenn eine Nachricht an eine Gruppe gesendet wird - das Bedürfnis nach Effizienz wird oft über das Bedürfnis nach qualitativ hochwertigen Interaktionen gestellt.
Mit diesem Artikel soll nicht gesagt werden, dass du den Fortschritt in der Kommunikation meiden sollst, denn schließlich werden sie nicht ohne Grund als Fortschritt betrachtet. Sie haben eine Reihe von Vorteilen. Es geht vielmehr darum, die Bedeutung der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht in Erinnerung zu rufen und an die Methoden zu erinnern, die oft durch die Leichtigkeit neuerer Kommunikationsformen in den Hintergrund gedrängt werden.
Gehen wir einige Situationen durch, in denen du in der Lage sein musst, effektiv zu kommunizieren, und welche Rolle die Taktik der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, im alltäglichen Leben spielen kann.
Die Beseitigung von Verwirrung bei Gruppenarbeiten
Jeder aktuelle oder ehemalige Student ist wahrscheinlich mit dem sagenumwobenen Gruppenprojekt ziemlich vertraut. Wahrscheinlich hast auch du einige Horrorgeschichten zu erzählen. Jemand hat geschlampt, jemand hat dein Thema übernommen, jemand hat das Gegenteil von dem geschrieben, was er schreiben sollte. Das Besondere an Gruppenprojekten ist, dass es immer weniger um eine Gruppe geht. Dank gemeinsam genutzter Dokumente und E-Mails können die Schüler ein Gruppenprojekt abschließen, ohne sich jemals treffen zu müssen. Das klingt praktisch, kann aber leicht zu Missverständnissen führen.
Das weckt vielleicht schlechte Erinnerungen, aber die Wahrheit ist, dass dies auch für die Arbeit gilt, und du willst wirklich nicht, dass dir eine Fehlkommunikation schadet, wenn eine große Frist bevorsteht.
Das Letzte, was du willst, wenn du mit anderen zusammenarbeitest, ist Verwirrung, und der einfachste Weg, dies zu vermeiden, ist, direkt mit ihnen zu sprechen. Der Schüler, der über das falsche Thema geschrieben hat, hätte diesen Fehler wahrscheinlich nicht gemacht, wenn sich die Gruppe zusammengesetzt und besprochen hätte, was jeder Einzelne tut.
Auch das Verlassen auf E-Mails kann bei einer gemeinsamen Arbeit zu Problemen führen. Die Antworten kommen möglicherweise nicht rechtzeitig, und die Bedeutung kann über einen Bildschirm nicht richtig ausgedrückt oder interpretiert werden. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite stehen, ist ein direktes Gespräch. So kannst du Fragen stellen und dich vergewissern, dass alle Beteiligten einander verstehen, bevor du auf eigene Faust loslegst.
Um einen Schritt weiterzugehen, solltest du mit den anderen aktiv zusammenarbeiten. Such für dich und deiner Gruppe, einen guten Ort für die Zusammenarbeit und arbeite mit deinen Kollegen an dem Projekt. Wenn es zu irgendeinem Zeitpunkt zu Unklarheiten kommt, ist deine Gruppe zusammen und kann das Problem sofort besprechen.
Aktive Kommunikation und Zusammenarbeit beugen nicht nur Unklarheiten vor, sondern bieten auch andere Vorteile:
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Es hilft jedem, für seinen Teil verantwortlich zu bleiben.
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Es ist einfacher, Fristen einzuhalten, wenn alle auf derselben Seite stehen.
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Wenn jemand auf ein Problem stößt, können sich die anderen darum kümmern, dass es gelöst wird.
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Sie können nicht persönlich zusammenarbeiten? Hier sind die Fortschritte in der Kommunikation wirklich hilfreich. Videokonferenzsoftware macht es einfach, mit anderen an einem anderen Ort zu arbeiten.
Gibst du deinem Team ein Feedback
Das Gespräch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist eine der wichtigsten Interaktionen, die innerhalb der Wände eines Büros stattfinden. Richtiges Feedback kann Fehler im Vorfeld verhindern und ein Projekt auf Kurs halten. Ein so wichtiges Gespräch verdient und erfordert den größtmöglichen Einsatz.
Wie in unseren ersten beiden Beispielen ist Verwirrung Ihr Feind. Der eigentliche Sinn vieler Gespräche zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer besteht darin, Unklarheiten zu beseitigen, warum also die Möglichkeit weiterer Unklarheiten schaffen? Sich auf eine E-Mail-Kette zu verlassen, um wichtige Details eines Auftrags zu besprechen, kann zu mehr Fehlinterpretationen führen als ein persönliches Gespräch, bei dem du Fragen stellen oder Aussagen paraphrasieren und sicherstellen kannst, dass alle auf derselben Seite stehen. Jeder versteht die Dinge anders, deine Ketten-E-Mail könnte zehn verschiedene Interpretationen enthalten!
Bei E-Mails und Anrufen ist außerdem zu bedenken, dass du den Tonfall und schon gar nicht die Körpersprache, so gut wiedergeben wie ein persönliches Gespräch. Dies ist ein weiterer Faktor, der dazu führt, dass ein persönliches Gespräch ein viel weniger verwirrendes Medium ist. Wie wichtig jemandem etwas ist, kannst du mit ziemlicher Sicherheit am Tonfall und an den Gesten erkennen, die er während des Gesprächs verwendet, während du diese Wichtigkeit in einer E-Mail wahrscheinlich nur dann erkennen kannst, wenn er wörtlich schreibt: "Das ist das Wichtigste".
In persönlichen Gesprächen kann auch die Führungskraft etwas lernen, nicht nur der Mitarbeiter. Es ist wichtig, dass du deine Mitarbeiter wissen lässt, was du von ihnen brauchst, aber auch, dass sie dir wissen lassen, was sie von dir brauchen. Ein Gespräch ist der beste Weg, um diese Informationen auszutauschen. Wie bereits erwähnt, erleichtert ein richtiges Gespräch das Stellen von Fragen mehr als eine E-Mail und Telefonanrufe. Auch die wahre Bedeutung dessen, was ein Mitarbeiter zu sagen hat, kommt besser zum Vorschein.
Und schließlich kann ein persönliches Gespräch, ähnlich wie ein Gespräch mit einem Kunden, einem Mitarbeiter das Gefühl geben, viel wichtiger zu sein als eine E-Mail. Besonders in großen Unternehmen ist es gut, die Mitarbeiter daran zu erinnern, dass sie wahrgenommen werden und dass ihre Beiträge etwas bewirken.
