Die digitale Welt hat unser aller Leben für immer verändert. Das gilt nicht nur für unseren Alltag, sondern natürlich auch für das Arbeitsleben im Büro. Immer mehr Vorgänge werden ausschließlich digital durchgeführt und auch ein immer größerer Teil unserer Kommunikation verlagert sich ins Digitale. Das erfordert nicht nur neue Technologien, sondern auch weiterentwickelte Prozesse und optimierte Abläufe.
Eines ist dabei aber gleich geblieben: Eine gut funktionierende Kommunikation zwischen Teammitgliedern aller Ebenen ist für den Unternehmenserfolg entscheidend. Umso verwunderlicher ist es da, dass genau dieser Bereich für viele Unternehmen oft so problematisch ist. Deshalb wollen wir in folgendem Ratgeber einen genaueren Blick auf die besten Kommunikationsmethoden fürs Büro, wie du diese am besten implementierst und was dabei besonders wichtig ist, werfen.
Emotionen sind ein schlechter Ratgeber
Emotionen sollten bei einem Gespräch auf beruflicher Ebene wirklich niemals eine Rolle spielen. Denn wenn Frustration, Angst oder Wut anfangen, das eigene Handeln zu bestimmen, dann wird das beim Gegenüber sehr wahrscheinlich auch eine entsprechende Reaktion hervorrufen. Ein erfolgreiches Gespräch ist dann oft nicht mehr möglich.
Wenn du also merkst, dass Emotionen anfangen, dein Denken zu beeinflussen, solltest du das schnellstmöglich unterbinden. Dafür kann es helfen, tief durchzuatmen, eine kleine Pause einzulegen oder auch, wenn nötig, das Meeting auf einen anderen Zeitpunkt zu verschieben. Damit wirst du im Endeffekt deutlich schneller ans Ziel kommen, als wenn du eine emotionale Unterhaltung erzwingst.
Als gute Führungskraft merkst du aber nicht nur, wenn deine eigenen Emotionen einer erfolgreichen Kommunikation im Weg stehen können. Auch wenn Dritte Gesprächspartner oder Mitglieder deines Teams während eines Gesprächs immer emotionaler werden, solltest du das Gespräch entweder in eine andere Richtung lenken, versuchen die Gemüter zu beruhigen oder für eine kurze Pause sorgen, in der sich alle wieder sammeln können.
Alle haben das gleiche Ziel
Bei der Kommunikation im Unternehmen solle es wirklich niemals darum gehen, dass man ein Gespräch „gewinnen will“. Stattdessen sollte es beiden Gesprächspartnern darum gehen, das eigentliche Ziel der Konversation zu erreichen. So zum Beispiel, dass ein neuer Schicht-Plan oder eine neue Marketingidee verabschiedet wird.
Dabei ist es hilfreich, sich vor Augen zu führen, dass der Gesprächspartner tatsächlich dasselbe Ziel und dieselbe Aufgabe hat: Den Erfolg der Firma zu verbessern. Wenn dein oberstes Ziel bei jedem Gespräch ist, dass produktive Ergebnisse erzielt werden, ganz egal, wessen Ideen dabei durchgesetzt werden, dann wirst du feststellen, dass auch dein Gegenüber schnell deutlich aufgeschlossener für deine Ideen sein wird.
Und auch beim Gespräch mit einem externen Partner, ist das einzige Ziel das zählt, das Ziel des Unternehmens. Wenn man für sich selbst als einzige Priorität hat, dass man dem Gegenüber überlegen sein will, dann verliert man den eigentlichen Grund für das Gespräch schnell aus den Augen. Auch hier hilft es, sich im Voraus klar zu machen, das am Ende der Kommunikation ein Ergebnis stehen sollte. Es sollte eben nicht darum gehen, den eigenen Willen durchzusetzen bzw. das Gegenüber kleiner zu machen.
Aktives Zuhören
Missverständnisse in Gesprächen entstehen oft, weil wir einander entweder nicht richtig zuhören oder das Gegenüber nicht richtig verstehen. Aktives Zuhören ist eine der besten Methoden gegen diese Art der Fehlerquelle. Beim aktiven Zuhören wiederholt man alle wichtigen Fakten, die das Gegenüber kommuniziert hat, noch einmal mit den eigenen Worten.
Das hilft erstens dabei, das Gesagte im Nachhinein besser zu erinnern, da sich dein Gehirn bereits aktiv mit den Fakten auseinandersetzten muss. Gleichzeitig kannst du so auch sicherstellen, dass du alles richtig verstanden hast und keine Missverständnisse entstehen – das passiert in einem Gespräch tatsächlich häufiger als man denkt. Auch du hast es bestimmt schon erlebt, wenn zwei Personen einfach aneinander vorbeireden.
Darüber hinaus kannst du mit aktivem Zuhören noch von einem weiteren Vorteil profitieren: du zeigst deinem Gegenüber dadurch, dass du nicht nur aufmerksam den Argumenten und Fakten folgst, sondern auch aktiv darüber nachdenkst. Das wird deinen Kommunikationspartner dazu ermutigen, auch deinen Argumenten gut zuzuhören. Genau so kommt es zu Gesprächen, bei denen sich beide Seiten wertgeschätzt fühlen und Ergebnisse schnell erreicht werden können.
Kommunikationsmodelle
Die drei zuvor genannten Punkte gelten ganz allgemein für jedes Gespräch auf beruflicher Ebene. Die sogenannten Kommunikationsmodelle gehen noch einen zusätzlichen Schritt weiter, indem Sie die Wechselwirkungen zwischen zwei Gesprächspartnern genau beschreiben. In den folgenden Absätzen wollen wir deshalb die wichtigsten Kommunikationsmodelle genauer vorstellen.
Vier Ohren Modell
Das vier Ohren Modell besagt, dass wir bei jeder Kommunikation tatsächlich vier verschiedene Kommunikationswege nutzen. Da wäre einmal die Sachebene, also die Fakten oder Sachbestände, über die du informierst. Als nächstes kommt die Ebene der Selbstoffenbarung, da man bei jeder Kommunikation auch etwas über sich selbst preisgibt, sogar wenn das unterbewusst passiert.
Dann kommt die Beziehungsebene, die kommuniziert, wie du zu deinem Gegenüber stehst, bzw. was du über deinen Gesprächspartner denkst. Als viertes folgt die Appel-Ebene, die ausdrückt, was du mit deinem Gespräch erreichen willst. dein Gegenüber verfügt über vier Ohren, mit dem es die unterschiedlichen Ebenen differenziert wahrnehmen kann – daher das Vier Ohren Modell. Hat dein Gegenüber das Gefühl, dass bei den vieren Ohren etwas Unterschiedliches ankommt, führt das häufig zu Problemen bei der Kommunikation.
Eisberg Modell
Das Eisberg Modell beruht auf den Beobachtungen von niemand anderem als Sigmund Freud. Kommunikationsforscher Paul Watzlawick hat diese Beobachtungen dann in ein Konzept umgewandelt, das besagt, dass alle Unterhaltungen aus zwei Teilen bestehen. 20% einer jeden Unterhaltung würden aus den tatsächlichen Sachbeständen und Fakten bestehen, die kommuniziert werden.
Der viel größere Teil, nämlich 80% der Unterhaltung, findet allerdings auf der Beziehungsebene statt und wird oft gar nicht klar kommuniziert. Dabei handelt es sich vielmehr um Mimik, Körpersprache und die tatsächliche emotionale Beziehung zwischen den Kommunikationspartnern. Hat einer der Partner das unterbewusste Gefühl, dass die Beziehungsebene mit der Sachebene nicht übereinstimmt, ist eine Konversation oft zum Scheitern verurteilt.
Das Sender Empfänger Modell
Da Sender Empfänger Modell verdeutlicht, wie schwierig die Kommunikation zwischen zwei Partnern sein kann. Denn wenn der eine Gesprächspartner etwas sagt, also der Sender, dann kommt diese Nachricht verschlüsselt beim Empfänger an.
Der Empfänger muss jetzt in der Lage zu sein, die Nachricht zu entschlüsseln, also den Sender zu verstehen, und anschließend wieder eine verschlüsselte Antwort senden, die das Gegenüber entschlüsseln muss. Daher ist es bei einem Gespräch extrem wichtig, immer darauf zu achten, dass man sich gegenseitig tatsächlich versteht und nicht aneinander vorbeiredet.
