Büroräume, die keine oder nur noch sehr wenige reservierte Arbeitsplätze haben, sind immer mehr im Kommen. Viele Unternehmen haben die Vorteile erkannt, die es für beide Seiten bringt, wenn die Mitarbeiter teilweise oder gar in Vollzeit von zu Hause arbeiten können. Daher ist es nicht mehr notwendig, für jeden Angestellten einen eigenen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Die Lösung und die Zukunft heißt: Hot Desks.
Dies bedeutet, dass die Möbel und Geräte flexibel sein müssen, damit sie für die Bedürfnisse eines jeden Angestellten geeignet sind. Zusätzlich sollten ebenso Räume geschaffen werden, die die Kommunikation fördern und den Mitarbeitern Gelegenheit für Ruhepausen oder ruhige Gespräche bieten. Wenn sie sich nicht wohlfühlen, leidet ihre Produktivität, was auch zu einem Produktionsrückgang führt, der sich auf Ihren Gesamtgewinn auswirkt.
Worauf man bei der Einrichtung von Hot Desk-Büros achten sollte
Arbeitsplätze, welche gemeinsam genutzt werden, haben andere Ansprüche als solche, die für bestimmte Personen bestimmt sind. Darauf sollte man besonders achten:
1. Setze elektrisch höhenverstellbare Schreibtische ein
Es ist kein Geheimnis mehr, dass zu viel Sitzen krank macht. Daher bieten elektrisch höhenverstellbare Schreibtische insbesondere in einem Hot Desk-Büro gleich mehrere Vorteile: Sie können schnell in der Höhe justiert werden, sodass die Mitarbeiter an allen Arbeitsstationen stets die korrekte Position einnehmen können. Zudem ermöglichen sie auch das Arbeiten im Stehen, was sich sehr positiv auf die Gesundheit und das mentale Wohlbefinden auswirkt.
2. Verwende abschließbare Rollcontainer
Da es bei einem Hot Desk-Modell keine dedizierten Arbeitsplätze gibt, benötigen die Mitarbeiter eine mobile Möglichkeit, ihre persönlichen Gegenstände und technischen Apparaturen im Büro zu belassen, ohne dass jeder darauf zugreifen kann. Nicht jeder möchte seinen Laptop und alle Geräte und Dokumente mit nach Hause nehmen (was zudem oft auch nicht erlaubt oder erwünscht ist).
Daher bieten sich abschließbare Rollcontainer an, um dort alles zu verstauen, was man im Büro belassen möchte. Die mobilen Schränke können dann an einen Sammelplatz gestellt werden, um die Arbeitsstationen freizuhalten. Zudem wird so auch vermieden, dass persönliche Gegenstände gestohlen werden oder verschwinden.
3. Ermöglichen Sie gemeinsame Ladestationen
Die wichtigsten Produkte in einem gemeinsamen Büro sind Ladegeräte. Wenn der Akku des Computers, Tablets oder Telefons der Arbeitnehmer mitten am Tag leer ist, beeinflusst dies die Produktivität. Auch wenn sich die Mitarbeiter auf einen freundlichen Kollegen verlassen können, um ein Ladegerät auszuleihen, sollte dies keine dauerhafte Lösung sein.
Daher sollten in jedem Arbeitsstationen-Bereich, in den Privatkabinen und den Ruhezonen Ladegeräte oder USB-Anschlussmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Somit gibt es nie wieder das Problem von leeren Akkus. Es gibt wirklich sehr viel bedeutungsvollere Dinge, auf die sich die Arbeitnehmer konzentrieren sollten und dennoch ist dies ein sehr wichtiger Punkt, an den leider oft nicht gedacht wird.
4. Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung
In offenen Büros mit Hot Desks kann es schnell mal laut werden. Besonders wenn viel telefoniert oder besprochen wird, kann sich dies störend auf die Arbeit anderer auswirken und somit auch die Produktivität senken. Zudem gibt es einige, die lärmsensibel sind, was im Zweifel in Stress ausarten kann.
In diesem Fall sind geräuschunterdrückende Kopfhörer unabdingbar. Sie ermöglichen den Mitarbeitern, sich voll und ganz auf ihre Arbeit zu konzentrieren und ihre eigene Musik zu hören. Für viele kann Musik dabei helfen, die Produktivität zu steigern. Die Kopfhörer sollten allerdings nicht gemeinsam genutzt werden, sondern für jeden Einzelnen bestimmt sein. Diese können nach Feierabend leicht im abschließbaren Rollcontainer verstaut werden. Nutzt man allerdings für jeden die gleiche Art von Kopfhörer, können die Ladestationen hierfür fest auf dem Tisch installiert werden.
5. Schreibtischbeleuchtung
Meist bestehen die Lichtquellen in Büros aus Fenstern, was sehr wichtig ist als eine natürliche Lichtquelle und einer Deckenbeleuchtung. Letztere ist jedoch oft viel zu grell und sorgt für ein kaltes Gefühl. Daher sollte man auf jeder gemeinsam genutzten Arbeitsstation eine Schreibtischlampe stellen, um eine indirekte und individuell einstellbare Beleuchtung zu ermöglichen. Die Deckenbeleuchtung sollte dabei eher dezent gehalten werden, indem man auf grelles Neonlicht verzichtet.
Die praktische Beleuchtung sorgt dafür, dass man weniger geblendet wird und bequem tippen oder schreiben können. Wenn die Beleuchtung schlecht ist, kann dies die Bildschirmblendung der Augen verstärken. Tatsächlich kann das Computer-Vision-Syndrom Nackenschmerzen, trockene Augen, Überanstrengung der Augen und verschwommenes Sehen verursachen. Als Resultat davon entstehen oft auch Kopfschmerzen.
Indirekte Lichtquellen vermitteln ein Gefühl von Wärme, was das Wohlbefinden wiederum steigert. Somit sind die Mitarbeiter produktiver und motivierter.
6. Schreibtisch-Organizer
Ein Schreibtisch-Organizer ist eine offene Box oder ein Tablett, das auf der Oberfläche des Schreibtisches aufbewahrt wird. Dieser ist in der Regel in Fächer unterteilt, in denen Büromaterialien wie Büroklammern, Bleistifte und Kugelschreiber untergebracht werden können. Wenn die Arbeitnehmer jeden Tag an einem Computertisch arbeiten, wird es zwangsläufig unorganisiert und unordentlich. Zahlreiche Studien zeigen, dass die Konzentration und Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigt wird, wenn sie in einem desorganisierten Umfeld arbeiten.
Auch wenn es sich um einen Hot Desk handelt, kann man dennoch eine Organisationsmöglichkeit für den Tisch zur Verfügung stellen. Diese kann nach Feierabend ebenso wieder im abschließbaren Rollcontainer verstaut werden. Einige Berufszweige machen es nun mal notwendig, auch heute noch mit viel Papier zu arbeiten. Ein Organizer wird sie dazu bringen, Ordnung auf dem Tisch zu halten und somit für Besucher einen guten Eindruck zu erwecken.
7. Schreibtischpflanzen
Ein gemeinsames Büro mit Pflanzen zu dekorieren ist eine wunderbare Möglichkeit, es zu beleben. Ein Farbtupfer ist immer erwünscht, insbesondere wenn man die Kreativität am Arbeitsplatz fördern möchten. Viele Studien, darunter eine von der NASA, haben ergeben, dass Tischpflanzen dazu beitragen können, die Luftqualität in Innenräumen zu verbessern. Darüber hinaus sind Schreibtischpflanzen auch visuell sehr ansprechend, was zu gesünderen und glücklicheren Mitarbeitern führen kann, die effizienter und produktiver sind.
Bei gemeinsam genutzten Büroräumen kann die Luftqualität in Innenräumen leiden. Diese schlechte Innenraumluft kann dazu führen, dass Mitarbeiter erkranken und grippeähnliche Symptome wie Halsschmerzen, Schnupfen und Husten aufzeigen.
Darüber hinaus kann es auch zu erhöhter Ermüdung führen und psychische Auswirkungen auf die Arbeitnehmer haben, die langfristig den Stress erhöhen. Indem man auf jeder Arbeitsstation eine Schreibtischpflanze als Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, kann der Blutdruck gesenkt und Stress abgebaut und so die Produktivität am Arbeitsplatz aufrechtgehalten werden.
