Da immer mehr Mitarbeiter ihre Zeit zwischen zu Hause und im Büro aufteilen, liegen die Vorteile des hybriden Arbeitens auf der Hand: Mitarbeiterautonomie, geringere Büro- und Unterhaltungskosten für die Unternehmen, kreative Zusammenarbeit und gesteigertes Wohlbefinden.
Aber hybrides Arbeiten wirft auch eine Reihe potenzieller Fragen auf: Wie können Arbeitnehmer im Büro geschützt werden? Wie kann man seinen Mitarbeitern Vertrauen schenken? Wie lässt sich die Last der manuellen Verwaltung eines Hybridbüros vermeiden?
Einer der größten Schwierigkeiten des hybriden Arbeitsmodells ist die Auslastung der Büroräume. Um diese unter Kontrolle zu bringen und stets einen Überblick zu bewahren, bietet sich ein Buchungssystem für die Arbeitsplätze an.
Die Vorteile der Arbeitsplatzbuchung
Die Angestellten können über ein Schreibtischbuchungssystem reservieren, an welchen Tagen sie im Büro sind und wo sie arbeiten – und so sicherstellen, dass sie immer einen Platz zu arbeiten haben. Wenn man seinen Mitarbeitern die Freiheit gibt, ihren eigenen Arbeitsplatz zu wählen, werden diese nicht nur erfolgreicher und zufriedener sein, sondern es rationalisiert auch den Büromanagementansatz.
Mit einer Tischbuchungslösung kann man:
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Die Arbeitssicherheit schützen
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Kosten sparen
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Hybrides Arbeiten ermöglichen
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Das Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern
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Die Effizienz am Arbeitsplatz erhöhen
Eine Schreibtisch- und Raumbuchung ist einer der einfachsten ersten Schritte, die man in Richtung einer zukunftssicheren Arbeitsplatzstrategie unternehmen kann.
Lösungen für die Herausforderungen eines hybriden Büros
Unabhängig vom aktuellen Arbeitsplatzkonzept lässt sich nicht leugnen, dass das hybride Arbeitsmodell von Dauer sein wird. Jüngste Studien haben ergeben, dass 49 % der Arbeitnehmer hybrides Arbeiten allen anderen Arbeitsmodellen vorziehen und immer mehr Arbeitgeber planen, ihren Mitarbeitern die Zeit zwischen dem Büro vor Ort und Homeoffice aufzuteilen.
Diese neue Arbeitsweise kann jedoch mehrere Probleme aufwerfen. Da Besuche im Büro immer seltener und weniger vorhersehbar werden, benötigen die Arbeitgeber eine Lösung, die verwaltet, wer sich wann und wo im Büro aufhält. Was sind also die häufigsten Bedenken in Bezug auf hybrides Arbeiten und wie kann ein Schreibtischbuchungssystem sie bekämpfen?
1. Wie sorgt man dafür, dass sich die Mitarbeiter im Büro sicher und wohl fühlen?
Mit einem Arbeitsplatzbuchungssystem kann man auf einem Blick sehen, welche Bereiche des Büros am stärksten frequentiert sind. Dadurch kann man die notwendigen Schritte unternehmen, um die Sicherheit und den Komfort der Arbeitnehmer zu gewährleisten. Nichts ist bedeutender als der Schutz der Mitarbeiter, was wir vor allem seit der Covid-19-Pandemie gelernt haben. Um einen Ausbruch von Krankheitstagen zu verhindern, ist es wichtig, eine geordnete Einrichtung mit einer individuellen Kapazitätsgrenze aufrechtzuerhalten. Schreibtischbuchungstools ermöglichen es, die Anzahl der Personen im Büro zu beschränken und zu erfahren, wer sich wann wo aufhält.
Die Verwaltung des Büros mit einem Tischbuchungssystem schützt nicht nur die Arbeitnehmer, indem es die Verbreitung von Keimen reduziert, sondern erhöht auch die Behaglichkeit und die Sauberkeit. Der Schlüssel zum Komfort der Mitarbeiter besteht darin, eine Überbelegung zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeder den Raum hat, den er benötigt, um produktiv zu sein. Das kann bedeuten, dass die Mitarbeiter einen Abstand von 1,5 Metern einhalten oder einfach sicherstellen, dass immer Platz für die Zusammenarbeit vorhanden ist. Darüber hinaus ermutigt die Schreibtischbuchung die Mitarbeiter, ihre gemeinsamen Schreibtische und Arbeitsbereiche rein zu halten, was zu weniger Unordnung und einem sauberen Büro führt.
2. Wie kann man das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessern und erhalten?
Nutzt man ein Arbeitsplatzbuchungssystem, um den Angestellten die Möglichkeit zu geben, mit dem Büro zu ihren Bedingungen zu interagieren, verbessert dies ihr Wohlbefinden erheblich. Die strenge Zuweisung und Durchsetzung der Tage, an denen Mitarbeiter im Büro sein müssen, kann dazu führen, dass das Freiheitsgefühl der Mitarbeiter darunter leidet. Gerade jetzt, wo hybrides Arbeiten für viele zur Priorität geworden ist, ist ein System, das autonomes Schaffen ermöglicht, unerlässlich.
Durch die Einrichtung eines Schreibtischbuchungssystems signalisieren die Arbeitgeber den Arbeitnehmern, dass sie ihre Unabhängigkeit schätzen, indem man darauf vertraut, dass sie selbst entscheiden, wo und wie sie tätig sind. Wenn Organisationen darauf setzen, dass ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, gaben 76 % an, weniger Stress zu haben, und 40 % sagten, dass sie weniger wahrscheinlich an einem Burnout leiden.
3. Wie kann man die Zusammenarbeit im Büro fördern?
Mit einem Schreibtischbuchungssystem können Mitarbeiter ganz einfach Schreibtische im selben Bereich wie ihre Teammitglieder buchen, was eine nahtlose Kollaboration ermöglicht. Ob man sich in einer formellen Brainstorming-Sitzung befindet oder einfach nur mit einem Teammitglied zu Mittag isst, das Büro ist ein Nährboden für Momente der Kreativität und Zusammenarbeit.
Ohne die für physische Verbindungen erforderlichen Ressourcen könnte dies jedoch im Chaos enden. Beispielsweise können Mitarbeiter manchmal davon abgehalten werden, ins Büro zu kommen, weil sie nicht wissen, welche Kollegen dort sein werden. Die Arbeit von zu Hause aus ist in vielerlei Hinsicht vorteilhaft, aber nichts kann die Zusammenarbeit bei persönlichen Interaktionen ersetzen. Dank eines Arbeitsplatzbuchungssystems haben die Angestellten die Informationen und Entscheidungsfreiheit, die sie benötigen, um im Büro zu ihren eigenen Bedingungen zusammenzuarbeiten.
4. Wie kann man das Büro automatisieren?
Ein Arbeitsplatz-Buchungstool hilft dabei, die Verwaltung des Büros und der Mitarbeiter zu automatisieren – das bedeutet, dass man sich nicht mehr mit Unmengen von Papierkram oder endlosen Excel-Dateien herumschlagen muss. Die Implementierung einer Software zur Umgestaltung des Arbeitsplatzes kann erst einmal eine Herausforderung sein, aber die Verbesserung des Mitarbeitermanagements und des Arbeitsumfeldes muss nicht zeitaufwendig sein.
Ein weiterer Blickwinkel, um die Organisation so einfach und kostengünstig wie möglich zu halten, ist ein automatisches System für die Temperatur, die Luftfeuchtigkeit und das Licht zu integrieren. Dieses dirigiert intelligent diese Aspekte und trägt somit zur Kosteneinsparung ein. Befinden sich beispielsweise keine Mitarbeiter in einem bestimmten Raum oder Bereich, kann das Licht automatisch geregelt werden.
Die dabei gesammelten Daten helfen zudem dabei, die Auslastung der Büros auf einen Blick zu erkennen und entweder notwendige Umstrukturierungen durchzuführen oder es gibt auch den Mitarbeitern die Möglichkeit, außerhalb dieser Stoßzeiten einen Arbeitsplatz auszuwählen.
