Du hast das Gefühl, dass du den ganzen Tag malochst, aber nicht wirklich etwas schaffst? Das kann daran liegen, dass du nicht sehr produktiv arbeitest. Tatsächlich arbeiten wir an einem normalen Arbeitstag nicht die vollen acht Stunden, sondern lediglich im Schnitt 4,5 Stunden. Die andere Zeit verbringen wir mit Pausen, unproduktiven Dingen, Gesprächen, Meetings und so weiter.
Das lässt sich nicht immer vermeiden. Aber damit du aus der produktiven Zeit auch das Maximale herausholst, haben wir nachfolgend die besten Produktivitätstipps für dich zusammengestellt.
1. Vermeide unnötige Meetings und beschränke sie
Die Statistiken über die in Meetings verschwendete Zeit sind ziemlich erschreckend. Hier sind nur ein paar davon: 67 % der Beschäftigten geben an, dass zu viele Meetings sie davon abhalten, ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen. Führungskräfte verbringen sogar rund 80 % ihrer gesamten Arbeitszeit in Meetings.
Deshalb gilt: Halte keine Besprechungen ab, wenn du sie nicht wirklich brauchst. Wenn du eine Besprechung abhältst, solltest du sie als Erstes ansetzen, einen Plan haben und keine Personen einladen, die nicht unbedingt dabei sein müssen. Sorge dafür, dass am Ende jeder eine Liste mit den nächsten Schritten mitnimmt. Weitere gute Tipps, wie du Meetings effektiver gestalten kannst, siehst du unter effektive Meetingstrategien.
2. Verbessere dein Zeitmanagement
Wenn du deinen Tag gut organisierst, kannst du nicht nur mehr aus ihm herausholen, sondern auch den produktivitätsmindernden Stress reduzieren, der durch die sich stapelnden Aufgaben entsteht. Wenn Teammitglieder aus der Ferne arbeiten, wird ein gutes Zeitmanagement noch wichtiger. Wenn die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten nicht im Griff haben, kann es leicht passieren, dass sie ihre Grenzen überschreiten, die Work-Life-Balance leidet und die Produktivität sinkt. Mit diesen Zeitmanagementtechniken bekommst du dein Zeitmanagement in den Griff.
3. Verwende einen Sitz-Steh-Schreibtisch
Wenn du weniger sitzt, bewegst du dich mehr und das fördert deine Energie und somit Produktivität. Verwende einen höhenverstellbaren Schreibtisch wie das höhenverstellbare Tischgestell E7 oder das E8 von FlexiSpot oder den nachhaltigen höhenverstellbaren Schreibtisch Q8 mit Bambusplatte. Zudem wirst du auch viel weniger Beschwerden haben, was sich ebenso auf dein Tempo und deine Produktivität auswirkt.
4. Mach öfter Pausen
Abwesenheit - lange Arbeitszeiten - erhöht die Produktivität nicht. Vielmehr kann stundenlanges Arbeiten das Burnout beschleunigen. Regelmäßige Pausen an den Schreibtischen oder Arbeitsplätzen können jedoch dazu beitragen, dass sich die Menschen erfrischt fühlen und den Kopf freibekommen. Sie können auch dazu beitragen, Muskel-Skelett-Probleme zu vermeiden, die bei Schreibtischarbeit auftreten können, vor allem wenn man von zu Hause aus arbeitet. Regelmäßige Pausen und der Wechsel vom Sitzen zum Stehen helfen dabei, die Batterien wieder aufzuladen.
5. Automatisiere, wo du kannst
Technologie war noch nie so effizient und so leicht verfügbar wie heute - warum also Zeit mit Aufgaben verschwenden, die von künstlicher Intelligenz oder Automatisierungssoftware erledigt werden können? Eine kleine Investition in die Automatisierung könnte Zeit und Ressourcen freisetzen und den Mitarbeitern helfen, sich auf interessantere, wertvollere und lohnendere Aufgaben zu konzentrieren.
6. Delegiere effizient und arbeite kollaborativ
Wenn die Arbeit in deinem Team ungleich verteilt ist, ist es an der Zeit, das Gleichgewicht wiederherzustellen. Sorge dafür, dass du die Arbeitsbelastung deiner Teammitglieder im Blick hast und ermächtige deine Mitarbeiter, Aufgaben zu delegieren, wenn es nötig ist. Sei mit gutem Beispiel vorangegangen und delegiere auch deine Arbeit. So kannst du nicht nur deine eigene Produktivität steigern, sondern auch die anderen Teammitglieder, die dadurch produktiver und kooperativer werden.
7. Ziehe am Ende Bilanz zur Optimierung
Der Versuch, die Produktivität zu verbessern, ist sinnlos, wenn du dein aktuelles Produktivitätsniveau nicht kennst. Überlege dir, wie du den Output und die Leistung messen kannst, indem du die Arbeitsstunden mit der Wertschöpfung vergleichst und die Herausforderungen verstehst, mit denen die Mitarbeiter auf dem Weg dorthin konfrontiert wurden. Versuche dann im nächsten Arbeitszyklus, diese Herausforderungen zu bewältigen, um zu sehen, ob sich die Leistung dadurch verbessert.
8. Nutze Produktivitätstools und Planer
Von Smartphone-Apps bis hin zu Online-Kollaborationsplattformen haben Produktivitätswerkzeuge und -planer einen weiten Weg zurückgelegt - und angesichts der Zunahme von Remote- und Hybridarbeit werden sie wahrscheinlich noch beliebter werden. Es gibt viele verschiedene Produktivitätswerkzeuge für alle Arten von Unternehmen, also nimm dir etwas Zeit, um das richtige für dich zu finden.
Was ist also zu tun? Erstens, weniger (und bessere) E-Mails verschicken. Zweitens: Bearbeite sie effizienter. Hier sind einige Möglichkeiten, wie dein Unternehmen einen besseren Kommunikationsmix schaffen und seine E-Mail-Gewohnheiten verbessern kann.
9. Pass deine Kanäle an deine Kommunikation an
Willst du dich bei einem Teammitglied für etwas bedanken, Informationen über ein internes Projekt einholen oder einen Witz erzählen? Dann schreibe keine E-Mail. Richte Instant Messaging und Projektgruppen ein, damit ihr nicht ständig die Posteingänge der anderen überlastet.
10. Plane bestimmte Stunden am Tag ein, um E-Mails zu beantworten
Eine Möglichkeit, mit E-Mails umzugehen, ist, sie nur zu bestimmten Tageszeiten zu sehen - am besten gleich morgens und nach dem Mittagessen. E-Mails, die spät am Tag ankommen, kannst du beiseitelegen und am nächsten Tag beantworten. Wenn du die Antworten auf deine E-Mails auf diese Weise stapelweise bearbeitest, hast du mehr Zeit zum Arbeiten, ohne unterbrochen zu werden. Und um den Posteingang wirklich in den Griff zu bekommen, solltest du Zeiten für den Empfang von E-Mails festlegen.
11. Organisiere deinen Posteingang
Leite E-Mails an verschiedene Posteingänge weiter. So trennst du die E-Mails, die du beantworten musst - z. B. die von Kunden - von den Verkaufs- und Marketing-E-Mails, die du sehen kannst, wenn du Zeit hast.
12. Verfolge die Zeit für jede Aufgabe
Um die Produktivität zu messen, musst du wissen, wie viel Zeit jeder Einzelne für jede Aufgabe aufwendet. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre eigene Zeit mit einer Zeiterfassungssoftware zu erfassen. Damit das funktioniert, müssen die Mitarbeiter ehrlich sein, also mach ihnen klar, dass es nicht darum geht, ihnen über die Schulter zu schauen oder von ihnen zu erwarten, dass sie 100 % der Zeit arbeiten - du willst nur eine klare Vorstellung davon bekommen, wie lange die Dinge dauern.
