Wenn du dein Unternehmen verlässt oder die Stelle im Unternehmen wechselst, nimmst du auch dein ganzes Wissen und deine Praxiserfahrung mit. Um das Unternehmen nicht zurück zu werfen, ist es wichtig, dieses Wissen und die Erfahrung an deinen Nachfolger weiterzugeben. So gewinnt das Unternehmen nachhaltig an Erfahrung und dein Nachfolger muss nicht von Null an starten, sondern kann deinen Aufgabenbereich so reibungslos wie möglich übernehmen.
Definition von Debriefing
Das Wort “Debriefing” komme eigentlich aus dem Bereich des Militärs und meint die Schlussbesprechung, bei denen Soldaten nach Abschluss einer Operation ihren Einsatzleitern von dem Verlauf erzählen.
Im normalen beruflichen Alltag handelt es sich bei dem Begriff um nichts Militärisches, sondern stellt eher eine Technik für das Wissenmanagement des Unternehmens dar. Damit ein Mitarbeiter, wenn er das Unternehmen verlässt, nicht einfach sein Wissen mitnimmt und das Unternehmen auf dem selben Stand wie vorher ist, gibt diese Person das Wissen an den Nachfolger weiter. Ein bisschen unterscheidet sich das Debriefing im Unternehmen also dadurch, dass man nicht dem Vorgesetzten alle Praxistipps beibringt, damit dieser die Informationen dann an den nächsten Angestellten weitergeben können, sondern stattdessen alles Wissen direkt an die Person weitergibt, die dann dein Amt antritt.
Das Ziel ist, dass die Qualität der Dienstleistungen oder der Produkte in der Übergangszeit des Mitarbeiterwechsels nicht leidet, sondern möglichst stabil gehalten werden kann. Auch für den Mitarbeiter, der die Stelle verlässt, hat das Debriefing Vorteile, denn es zeigt, dass er oder sie bis zum letzten Tag auf hohen Qualitätsstandards gearbeitet hat - das kann sich zum Beispiel auch im Empfehlungsschreiben darstellen.
Faktoren für das Debriefing
Das Debriefing muss nicht immer super detailliert sein. Wie genau du alles erklären musst, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Wenn du als Mitarbeiter bereits lange Zeit im Unternehmen tätig warst, hast du wahrscheinlich auch mehr Erfahrung im Unternehmen gemacht. Das kann dann auch länger dauern, an deinen Nachfolger weiterzugeben. Außerdem steigt der Aufwand des Debriefing auch durch die Komplexität deiner Aufgabe. Wenn du allerdings einfache Aufgaben übernommen hast, dann musst du auch für das Debriefing nicht so viel Zeit einplanen. Gleiches gilt auch für den Kundenkontakt. Gerade, wenn der Nachfolger noch nicht so viele Erfahrungen mit Kundenkontakt hat, sollte man so einige Zeit darauf verwenden, mögliche Tipps weiterzugeben. Je nachdem welche Voraussetzungen du, das Unternehmen, deine Stelle und dein Nachfolger hat, kann das Debriefing in wenigen Stunden erledigt sein oder sogar mehrere Tage oder Wochen dauern.
Damit das Debriefing so richtig gut läuft, gibt es einige Tipps, die es zu beachten gilt:
Besser früh als spät anfangen
Deine Kündigung oder dein Stellenwechsel steht fest und der Rest der Mitarbeiter weiß auch schon Bescheid? Dann ist es Zeit, dein Debriefing zumindest vorzubereiten. Im Idealfall findet das Unternehmen schnell genug einen Nachfolger, damit du das Debriefing selber machen kannst. Vielleicht gibt es sogar unter den Kollegen oder Personen, die du durch deine Arbeit kennenegelernt hast, mögliche Nachfolger, die du vorschlafen kannst.
Falls du nicht mehr da sein solltest, wenn der Nachfolger im Unternehmen anfängst, solltest du dein Debriefing einem Kollegen mitgeteilt haben, damit dieser den Part übernehmen kann. Hierfür ist es wichtig neben deinen Erfahrungen auch festzuhalten, wie genau du das Unternehmen verlässt. Um den aktuellen Zustand zu erfassen, solltest du Projekte und Aufgaben, die noch nicht beendet sind, protokollieren. So weiß der Nachfolger, welcher Teil des Projektes schon erledigt wurde und was als Nächstes zu tun ist oder auch was das langfristige Ziel ist. Unter Umständen sind diese Informationen auch für deinen Vorgesetzten wichtig.
Arbeitsabläufe und Strukturen statt Details
Hier erklärst du, was wann und wo zu tun ist. Meistens gibt es für verschiedene Arten von Projekten immer Systeme an Aufgaben oder Arbeitsabläufe, die man befolgen kann. Allerdings ist es bei speziellen, aktuellen Projekten auch wichtig, zu erfassen, wenn es Extra-Aufgaben gibt. Bei Detailfragen können allerdings auch oft Kollegen helfen, sodass es sich eher lohnt, die grobe Arbeitsstruktur und einige Ansprechpersonen im Debriefing zu nennen. So ist dein Nachfolger nicht anhängig von der Vollständigkeit deiner Aussagen. Auch wichtige Unterlagen oder ständige Herausforderungen im Unternehmen sind an dieser Stelle zu nennen.
Praxiserfahrung und Theorie
Die theoretische Erfahrung ist zwar wichtig, allerdings hat diese dein Nachfolge wahrscheinlich genauso wie du, außer er oder sie ist ein Quereinsteiger. Deswegen sollte dein Fokus bei dem Debriefing ganz klar auf deiner Erfahrung in der Praxis liegen. Es lohnt sich zudem, das Prinzip “Learning by doing” einzusetzen, indem man den Nachfolger direkt praktisch in die Aufgaben einführt. Oft erscheinen erst in diesen Phasen weitere Fragen und Unklarheiten, die dann noch von dir behandelt werden können.
Debriefing ist kein Alleingang
Du musst das Debriefing nicht alleine machen, auch nicht dann, wenn du noch im Unternehmen arbeitest, wenn der Nachfolger im Unternehmen eingearbeitet wird. Dann kannst du zum Beispiel noch kritische Parts in aktuellen Projekten fertigstellen, während ein Kollege dem Nachfolger bestimmte Bereiche des Unternehmens zeigt. Außerdem profitiert der Nachfolger dann nicht nur von deinem Praxiswissen, sondern auch von dem deiner Kollegen. Das Debriefing kann ganz schön stressig sein, wenn man sich gleichzeitig noch um letzte Aufgaben in der Firma kümmern muss, und so wird dir ein Teil des Stresses genommen.
Spaß darf auch sein
Wenn dein Nachfolger neu im Unternehmen ist, dann muss dein Debriefing nicht nur deinen Arbeitsbereich umfassen. Du kannst auch einige spaßige und hilfreiche Tipps weitergeben, zum Beispiel welcher der ergonomischen Stühle am gemütlichsten ist, wer den besten Kaffee im Büro macht und bei wem man die Kaffeepause lieber meiden sollte oder welche Themen immer ein gutes Gespräch in der Cafeteria bringt.
