Egal ob standortübergreifende Firmenveranstaltung, Besprechung mit einem Großkunden oder einfach mal ein Tapetenwechsel für eine firmeninterne Schulung - bei manchen Veranstaltungen ist ein Tagungshotel nötig. Während viele Hotels einrichten können, Seminarräume oder ähnliches bereitzustellen, heißt das noch lange nicht, dass sich diese Hotels perfekt als Tagungshotel eignen. Eine Tagung ist dort dann zwar möglich, aber nicht unbedingt etwas besonderes. Natürlich muss man bei Hotels, in denen man nur wenige Tage verbringt, nicht erwarten, dass es überall höhenverstellbare Tische und ergonomische Stühle gibt, allerdings gibt es trotzdem einige wichtige Kriterien.
Wenn ein Unternehmen ein Seminar, eine Konferenz oder eine Schulung veranstaltet, hängt ein wesentlicher Teil des Erfolgs von der Wahl des passenden Tagungshotels ab. Doch worauf sollte man besonders achten? Wir haben eine Checkliste für Sie erstellt, die die sieben wichtigsten Kriterien enthält.
Standort und Anreise
Wo genau das Hotel am besten liegt, hängt sehr stark davon ab, was für eine Veranstaltung geplant ist und wie die Personen anreisen wollen. Bei einem eintägigen Meeting kann zum Beispiel eine regelmäßige Anbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln sinnvoll sein, sodass alle am Ende des Tages noch nach Hause kommen oder morgens das Meeting gut erreichen können. Wenn allerdings besonders viel Konzentration auf die Veranstaltung benötigt wird und der Schwerpunkt nicht so sehr um das Drumherum liegt, kann auch eine ländlichere Umgebung sinnvoll sein. Das funktioniert besonders gut, wenn man als Unternehmen gemeinsam in einem Bus anreist, denn dann brauchen die Mitarbeiter nicht zwangsweise ein Auto, um zu der Veranstaltung und wieder zurück zu kommen.
Die richtigen Tagungsräume mit technischer Ausstattung
Alle Teilnehmer haben die Chance, das Tagungshotel zu erreichen. Die nächsten beiden entscheidenden Kriterien sind dann die Einrichtung der Tagungsräume. Unbedingt sollte dabei danach gefragt werden, ob genügend Sitzplätze zur Verfügung stehen. Besonders bei intensiven Tagungen ist es anstrengend, wenn man für eine längere Zeit stehen muss, und man fühlt sich nicht so willkommen wie andere Personen, die einen Sitzplatz haben. Während richtige, ergonomische Bürostühle in einem Hotel oft zu viel verlangt sind, sollten die Möglichkeiten zum Sitzen zumindest komfortabel genug sein, um die Tagung ohne mit Rückenschmerzen zu fahren mitmachen zu können.
Auch die technische Ausstattung prägt eine Tagung maßgeblich. Wo früher noch Tafel und Flipchart gereicht hätten, werden heute Beamer, Soundsysteme und vieles mehr immer wichtiger. Am einfachsten ist es, eine Liste mit allen Dingen, die gebraucht werden, zu machen und bei allen potenziellen Tagungshotels zu fragen, ob diese verfügbar sind.
Dazu zählen zum Beispiel:
- Ein Beamer mit hoher Auflösung, um zum Beispiel multimediale Vorträge oder auch Videokonferenzen zu ermöglichen.
- Die zugehörige Leinwand
- Ein Soundsystem mit klarem Klang, das einfach über einen Laptop genutzt werden kann und zum Beispiel auch für Videokonferenzen hilfreich ist.
- Je nach Größe der Tagung Mikrofone und ein Rednerpult für mehr Struktur und damit alle sich hören können.
- Unabhängig von der Tagungsgröße sollte das Hotel ein zuverlässiges WLAN anbieten und genügend Stromanschlüsse in dem Meetingraum haben. Wenn der Laptop mitten im Meeting ausgeht oder die Tagung in einem Funkloch stattfindet, drückt das die Stimmung.
Ansprechpartner vor Ort
Bei technischen Fragen oder zur Planung des Caterings bei einem großen Event, ist es schön, so viele Aufgaben wie möglich abgeben zu können. Das gilt bereits für die Planung im Voraus, bei der man mit einem Ansprechpartner die Menüauswahl abspricht, vegane Alternativen schafft oder die Zimmer belegt, aber auch während der Veranstaltung, wenn es Probleme gibt oder wenn man spontane Änderungen machen möchte.
Generell lässt sich hier sagen, dass das Hotel als positiv eingestuft werden kann, wenn es langjährige Erfahrungen, Zertifikate oder positive Rezensionen vorweisen kann, aber auch schnelle und fundierte Fragen von dem Ansprechpartner bestätign dies.
Mit Essen im Magen denkt es sich besser
Seien es kleine Häppchen, die während der Tagung angeboten werden, oder Buffets zum Frühstück und zum Abendessen - um alle Teilnehmenden bei Laune zu halten, ist Essen eines der wichtigsten Faktoren. Ein positiver Punkt ist dabei, wenn das Hotel auch mit Ernährungsweisen wie Veganismus oder Low Carb gut umgehen kann und wenn auch Allergien beachtet werden. All das muss natürlich nicht zwangsweise im Buffet passieren, sondern kann auch durch Extragerichte bei diesen Personen passieren.
Schöne Zimmer
Wenn sich die Tagung um eine mehrtägige Veranstaltung handelt, die Teilnehmer also auch im Hotel übernachten, ist es wichtig, dass sich die Teilnehmer auch dort wohlfühlen. Immerhin sollten sie ausgeschlafen und voller Energie aufwachen, um am nächsten Tag wieder gut mitarbeiten zu können. Auch hier steigern Dinge wie WLAN, ein Fernseher oder auch eine Mini-Bar oder ein Zimmerservice das Wohlbefinden. Gut abgeklärt muss dann sein, was genau das Unternehmen übernimmt und was nicht - sonst kommt es schnell mal zu einer meterlangen Rechnung vom Zimmerservice.
Rahmenprogramm für die Freizeit
Bei einer mehrtägigen Tagung wird natürlich nicht nur gearbeitet, sondern es gibt auch ein bisschen Freizeit, in der zum Beispiel Mitarbeiter ihr Gemeinschaftsgefühl automatisch stärken können. Wellness, Schwimmbad und Fitness kommen dabei besonders gut an und bieten einen willkommenen Ausgleich zu den anstrengenden Meeting. Auch ein Spaziergang in der Natur oder eine Vielzahl an kulturellen Möglichkeiten in der Stadt sind Abwechslungen, die viele Arbeitnehmer gerne sehen.
Immer auf das Preis-Leistungs-Verhältnis achten
Je nachdem, in welcher Gegend gesucht wird oder welche Faktoren einem bei der Suche eines Tagungshotels am wichtigsten sind, variiert natürlich auch der Preis. So ist ein Wellnesshotel in einer Großstadt meist viel teurer als ein Wellnesshotel auf dem Land. Teilweise lohnt es sich also, Prioritäten zu setzen, um den Geldbeutel zu schonen oder um sich andere Dinge zu ermöglichen. Wer zum Beispiel ein Wellnesshotel in der Großstadt möchte, kann ein lokales Hotel wählen, um bei den Anfahrtskosten zu sparen.
