Der Alltag im Büro, egal ob im Unternehmen oder zu Hause im Homeoffice, kann schnell chaotisch werden. Und das nicht nur im übertragenen Sinne: Unzählige Akten, Notizen, elektronische Geräte und Kabel können nur zu leicht dafür sorgen, dass der eigene Schreibtisch oder Arbeitsplatz im Chaos versinkt. Das hat nicht nur negative Auswirkungen auf die Effizienz und Performance, sondern auch auf die eigene Motivation.
Deshalb wollen wir in unserem heutigen Ratgeber die erfolgreichsten Methoden und Helferlein für mehr Organisation im Büro vorstellen. Dazu gehören Prozesse, die man sich leicht angewöhnen kann, genauso wie der richtige Schreibtisch, Organisationsmethoden und Systeme, durch die man aus dem Chaos wieder herauskommt.
Beschriftete Ordner und Ablagen
Eine der effizientesten Methoden für mehr Organisation ist das Einführen eines durchdachten Ordner- und Ablagen-Systems. Mit einem solchen System lassen sich Unterlagen erstens effektiv zuordnen, wodurch Sie wiederum schneller das finden, was Sie suchen. Gleichzeitig sorgt das Einräumen in Ordern und Unterlagen dafür, dass die Unterlagen eben nicht unaufgeräumt auf dem Schreibtisch liegen und so Ihre Arbeitsläufe stören.
Eine deutliche Beschriftung sowie ein Organisationssystem nach Farben erleichtern das Sortieren und Zugreifen auf benötige Unterlagen noch einmal deutlich. Ordnen Sie die Ablagen und Ordner dabei nach Priorität an: Die Unterlagen, die Sie am häufigsten benötigen, sollten am einfachsten erreichbar sein.
Der richtige Schreibtisch
Der richtige Schreibtisch ist für weniger Chaos im Büro gleich aus mehreren Gründen entscheidend. Denn erstens ist ein hochwertiger und ergonomischer Schreibtisch wie das Modell EG8 geräumig genug, damit Sie ein effektives Organisationssystem an Ihrem Arbeitsplatz einführen können. Steht zu wenig Platz für all Ihre benötigen Arbeitsmittel zur Verfügung, dann entsteht dadurch fast immer Chaos, egal wie gut das eigene System auch ist.
Dass ein höhenverstellbarer Schreibtisch extrem wichtig für die eigene Gesundheit ist, weil man damit nicht nur eine gesunde Sitzposition einnehmen, sondern auch regelmäßig zwischen einer sitzenden und stehenden Arbeitsposition wechseln kann, ist schon lange kein Geheimnis mehr. Allerdings muss für eine Höhenverstellung oft der Schreibtisch leergeräumt werden, was wiederum dazu führt, dass Unordnung am Arbeitsplatz entsteht.
Nicht so mit dem elektrisch höhenverstellbaren Schreibtisch EG8. Denn der Motor des Premiumprodukts von FlexiSpot ist stark genug, um bis zu 50kg an Last zu bewegen – mehr als genug also, damit Sie Ihren vollgepackten Schreibtisch immer genau an die richtige Höhe anpassen können. Darüber hinaus sorgt die elektrische Höhenverstellung und das stabile Design des Tisches dafür, dass während des Einstellens alles an seinem Platz bleibt und Sie den Schreibtisch im Anschluss nicht wieder aufräumen müssen.
Wenn Sie im Büro einen Schreibtisch gestellt bekommen, der elektrisch nicht höhenverstellbar ist, dann können wir als hervorragende Alternative einen höhenverstellbaren Schreibtischaufsatz empfehlen. Mit einem solchen Schreibtisch können Sie Ihren Arbeitsplatz ebenfalls an die benötige Höhe anpassen, während Sie gleichzeitig von zusätzlichem Stauraum und dem übersichtlichen Design des Schreibtischaufsatzes profitieren.
Organisationshilfen
Neben einem ergonomischen Schreibtisch gibt es noch einige andere Organisationshilfen, die Ihnen das Leben im Büro deutlich leichter machen. So zum Beispiel ein Rollcontainer. In einem solchen Rollcontainer bewahren Sie dann alle Arbeitsmittel und Unterlagen auf, die Sie im Moment nicht benötigen: Der Schreibtisch bleibt so aufgeräumt und Sie können sich besser auf die anstehende Aufgabe konzentrieren. Alle Rollcontainer von FlexiSpot sind natürlich abschließbar, um die Sicherheit Ihrer Unterlagen zu garantieren.
Das gleiche gilt auch für unsere Schreibtisch Schubladen, die sich ebenfalls mit zwei Schlüsseln abschließen lassen. Darüber hinaus sorgen der große Stauraum sowie die maximale Belastbarkeit von 10kg dafür, dass Sie hier auch wirklich viel unterbringen können. Besonders praktisch: Der Unterbau für die Schreibtisch Schublade lässt sich mit nur wenigen Handgriffen an allen FlexiSpot Schreibtischen anbringen bzw. von diesen entfernen.
Unsere Computerhalterungen sind ebenfalls mit all unseren Schreibtisch-Modellen kompatibel und schützen Ihren PC unter anderem vor Schäden durch Überlauf oder Ablagerung. Gleichzeitig lässt sich die Halterung auch um 180 Grad drehen, was wiederum dafür sorgt, dass Sie leicht an alle Kabelanschlüsse und PC-Ports herankommen, wodurch sich das Kabelchaos deutlich leichter organisieren lässt.
Fast noch wichtiger für diese Aufgabe ist allerdings ein Kabelkanal. Ein solcher Kabelkanal hält Ihre Kabel immer aufgeräumt an einer Stelle und verhindert so, dass verknotete oder verhedderte Kabel Ihren Arbeitsablauf stören. Darüber hinaus können Sie mit dem Kabelmanagement auch Ihre Haustiere vor einem versehentlichen Kontakt mit einer Stromquelle schützen – vor allem im Homeoffice ist das besonders wichtig.
Nie mehr Zettelwirtschaft
Zettel sind am Schreibtisch überaus nützlich. So zum Beispiel, um Aufgabenlisten zu erstellen, Kontakte zu notieren oder ganz einfach um Notizen aufzuschreiben. Dabei gibt es allerdings ein Problem: Nur zu leicht kann die „Zettelwirtschaft“ dazu führen, dass auf dem Schreibtisch Chaos entsteht und man den Überblick verliert, welche Zettel tatsächlich wichtig waren und welche Zettel inzwischen veraltet sind.
An einem modernen Arbeitsplatz haben Zettel daher nichts mehr zu suchen. Viel mehr verwendet man jetzt entweder ein Office-Buch oder noch besser eine dafür entwickelte Software, um alle wichtigen Notizen an einem Ort zu haben. Digitale To-Do-Listen warten darüber hinaus mit vielen nützlichen Features wie Erinnerungs- oder Sharing-Funktionen auf.
Feierabendritual
Ein Feierabendritual kann extrem hilfreich sein, um die eigene Organisation zu optimieren. Dabei geht es aber nicht um das Feierabendbier oder eine gesellige Runde mit Freunden, sondern um das Aufräumen des eigenen Schreibtischs. Das hört sich nicht gerade einladend ein. Dennoch: Den Schreibtisch am Feierabend aufzuräumen, hilft dabei, mit den eigenen Aufgaben des Tages abzuschließen und sich wichtige Details noch einmal in Erinnerung zu rufen.
Gleichzeitig starten Sie so mit einem aufgeräumten Schreibtisch in den nächsten Arbeitstag. So vermeiden Sie zum Beispiel einen Motivationsdämpfer am frühen Morgen, wenn Sie vor einem Schreibtisch stehen, der im Chaos versinkt. Gleichzeitig müssen Sie so am Morgen aber auch keine Zeit für das Aufräumen verschwenden, sondern können sofort konzentriert und effektiv mit dem Bearbeiten Ihrer Aufgaben beginnen.
Weniger Deko ist mehr
Vor allem, wenn der eigene Arbeitstag mal wieder besonders stressig ist, hilft es, Fotos der eigenen Familie oder schöne Erinnerungsstücke auf dem eigenen Schreibtisch zu betrachten und so den Kopf wieder freizubekommen. Zu viel Deko kann jedoch ganz leicht dazu führen, dass Sie eher mehr Stress als weniger haben. Versuchen Sie deshalb, auf Ihrem Schreibtisch nur noch Ihre absolute Lieblings-Deko unterzubringen und andere Gegenstände evtl. auf der Fensterbank oder dem Regal unterzubringen.
