Egal ob im Arbeitsalltag, in der Freizeit oder bei Haushaltsaufgaben: Wenn man nicht plant, was genau man zu tun hat, was man braucht oder wie man etwas angeht, können Aufgaben schnell überwältigend wirken oder man endet schnell im Chaos. Hier helfen To-Do-Listen oder Checklisten. Während die Einkaufsliste wahrscheinlich vielen bekannt ist, lassen sich nicht alle Aufgaben so einfach niederschreiben wie die Frage danach, welche Gemüsesorten man braucht. Deswegen wollen wir hier eine Einführung geben.
Was heißt Checkliste überhaupt?
Check heißt auf Englisch in etwa überprüfen. Man macht also grundlegend nichts anderes als systematisch zu überprüfen, ob man etwas erledigt oder besorgt hat, und was man noch nicht gemacht hat. Meistens passiert das mit Kontrollkästchen, die man ganz einfach abhaken kann.
Je nachdem, was die Aufgabe der Checkliste ist, muss sie andere Ansprüche erfüllen. Eine Einkaufsliste des Chefs, der neue ergonomische Möbel kaufen möchte, ist zum Beispiel eher eine Erinnerungsstütze, damit er oder sie nicht vergisst, wie viele Stühle und Tische gebraucht werden.
Checklisten, die jedes Mal vor der Inbetriebnahme von neuen Maschinen durchgegangen werden müssen, erfüllen hingegen eher die Aufgabe der Organisation und Strukturierung von Aufgaben und Prozessen. Auch die beliebte Pro- und Contra-Liste, die bei komplexen Entscheidungen helfen kann, kann als Checkliste gelten.
Wie organisiere ich eine Checkliste?
Es gibt ein paar grundlegende formale Punkte, die auf jede Checkliste, egal für welchen Zweck, gehören. Das ist zum einen der Titel und das Datum.
Danach folgt der Inhalt, bei dem meist alle Punkte aufgezählt werden, die erledigt werden sollen oder die man betrachten soll. Anschließend sollte man darunter und eventuell auch neben den einzelnen Punkten genug Platz für Anmerkungen oder Ergänzungen machen, zum Beispiel, wenn man über das Geschriebene reflektieren möchte oder wenn man merkt, dass ein Punkt zu groß ist, um ihn so zusammengefasst zu lassen. Nützlich ist es bei Unterpunkten, diese einzurücken, denn so kann man die Hierarchie der Punkte gleich auf den ersten Blick verdeutlichen.
So erstellst du eine Checkliste selber
Während private Checklisten natürlich nur für dich Sinn ergeben müssen, muss bei anderen Anwendern der Liste bei jedem Punkt klar werden, worum es geht. Hierfür musst du zunächst die Zielgruppe der Checkliste definieren. Dazu gehört dann zum Beispiel deren Wissensstand, ob du Zeit hast, mit allen vorher die Liste durchzugehen, oder ob diese besser selbsterklärend sein soll oder ob du nachvollziehen musst, wer die Checkliste durchgearbeitet hast. Um die passende Checkliste zu erstellen, solltest du hier möglichst genaue Antworten geben.
Im nächsten Schritt solltest du alle Tätigkeiten oder Dinge sammeln, die für die Liste benötigt werden. Idealerweise schreibst du die Punkte so knapp wie möglich, aber so ausführlich wie nötig nieder - so stiftet die Liste so wenig Verwirrung wie möglich.
Sinnvoll ist es, erst zu testen, ob die Liste funktioniert und sich Feedback oder Verbesserungswünsche einzuholen. So kann es zum Beispiel sein, dass die Vorlage, die man bei der Recherche genutzt hat, umgeändert werden muss, weil die Namen auf der Liste nicht zu den Namen passen, die im Unternehmen genutzt werden. Wenn der Testlauf gut war, dann kann man die Liste im ganzen Unternehmen zur Verfügung stellen.
Was sind die Vorteile von Checklisten?
Je nachdem, welche Art von Checkliste man nutzt, hat man viele verschiedene Vorteile.
Bei wiederkehrenden Vorgängen sorgt eine Checkliste dafür, dass man nichts vergisst und nicht immer wieder von Neuem überlegen muss, was genau zu tun ist. Stattdessen kann man die Checkliste als Gedankenstütze nehmen, gleichzeitig wirkt sie mit Unterschrift und Datum allerdings auch wie ein Protokoll, das zum Nachweis bestimmter Abläufe hilfreich sein kann.
Andere Checklisten helfen hingegen, den Knoten im Kopf zu lösen. Wenn man viel zu tun hat und gar nicht richtig weiß, wo man anfangen soll, kann eine Checkliste helfen, Prioritäten zu setzen und Sachverhalte zu vereinfachen.
Mit To-Do-Listen die eigenen Aufgaben planen
Ein bewährtes Modell bei der Planung von Aufgaben ist eine Einteilung in vier verschiedene Kategorien: Die erste ist die Kategorie “Dringend und wichtig”, der Gegenpart dazu ist “Nicht dringend und unwichtig”. Zudem gibt es dann noch die Kategorien “Nicht dringend aber wichtig” und “Unwichtig aber dringend”. Wenn man seine To-Do-Liste erstellt, dann schreibt man am besten erst einmal alles herunter, was einem an Aufgaben gerade so einfällt. Als nächstes schnappt man sich etwas, mit dem man die vier verschiedenen Kategorien markieren kann, oder nimmt ein neues Papier, um die Aufgaben dort in einer sinnvolleren Reihenfolge zu ordnen.
Oben stehen dann die Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, ganz unten oder sogar erst auf den Listen der nächsten Tage stehen die Aufgaben, die nicht wichtig und auch nicht dringend sind. Aufgaben, die nicht dringend aber wichtig sind, kann man ebenfalls ans Ende der Liste packen und offen lassen, falls man am Ende des Tages noch ein bisschen mehr Zeit hat als erwartet. Bei der letzten übrigen Kategorie, den Aufgaben, die dringend aber unwichtig sind, kannst du zunächst prüfen, ob du Aufgaben an andere Personen abgeben kannst, die gerade weniger zu tun haben als du. Ansonsten gehören diese Aufgaben unter die erste Kategorie und sollten angegangen werden, sobald alle Aufgaben, die beide Faktoren erfüllen, erledigt sind.
Bei der unwichtigsten Kategorie ist es unter Umständen auch nicht schlimm, eine Aufgabe mal gar nicht zu erledigen.
Das System ist sehr hilfreich, um den Stress aus einer ewig langen To-Do-Liste zu nehmen und eine Priorisierung vorzunehmen, mit der man Deadlines und wichtige Termine besser einhalten kann, während man unwichtigere Aufgaben flexibel einplanen kann, wenn es passt.
