Wie du mit der 80/20-Regel produktiver arbeitest und lebst

Sicherlich hast du schon mal von der 80/20-Regel oder auch Pareto-Prinzip gehört. Diese Vorgehensweise bei der Arbeit und ebenso im Privatbereich verspricht, dass du mit viel weniger Aufwand mehr erreichen kannst. Das klingt doch super, oder? Zu gut, um wahr zu sein? Mitnichten! Wir sagen dir, wie`s geht.

Was ist das Pareto-Prinzip?

 

Die 80/20-Regel oder das Pareto-Prinzip bedeutet im Grunde, dass in vielen Fällen 80 % der Wirkung von 20 % der Ursachen herrühren. Der Name des Pareto-Prinzips stammt von dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto, der das Prinzip entwickelte, nachdem er erkannt hatte, dass etwa 80 % des Landes in Italien im Besitz von 20 % der Bevölkerung waren. Darauf aufmerksam geworden, stellte er im Laufe der Zeit fest, dass dieses Prinzip in vielen Bereichen wirkt.

Vilfredo Federico Damaso Pareto wurde 1848 in Italien geboren und ist ein bedeutender Philosoph und Ökonom. Nachdem er das 80/20-Muster erkannt hatte, begann Pareto über ungleichmäßige Verteilungen nachzudenken und entdeckte, dass verschiedene Branchen dem gleichen Muster folgten.

Das Pareto-Prinzip oder die 80/20-Regel ist die universelle Wahrheit über das Ungleichgewicht von Input und Output. Dabei muss man keine mathematischen Formeln erstellen, komplexe Berechnungen durchführen oder Statistiken verstehen, um das 80/20-Framework zu nutzen und um es im täglichen Leben zu verwenden. Denken wir auch daran, dass die 80 % und 20 % nur Indikatoren sind. Es ist ein Irrglaube, dass die Werte immer zwischen 80 und 20 liegen sollten. Das müssen sie nicht unbedingt, diese Zahlen sind lediglich ein Anhaltspunkt.

Der Hauptpunkt ist, die kleinen Dinge zu finden, die zu den größten Ergebnissen führen. Die 80/20-Regel ist ein Leitfaden, der uns hilft, typische Verteilungen zu verstehen, unabhängig von den Zahlen. Der Punkt ist nicht das Verhältnis, sondern das Ungleichgewicht, die Ungleichheit. 

Beim Pareto-Prinzip geht es nicht darum, weniger zu arbeiten oder weniger zu produzieren, sondern darum, smarter zu arbeiten und die richtigen Dinge zu priorisieren, um bessere Ergebnisse und Werte zu erzielen.

Wie funktioniert die 80/20-Regel?

Mathematisch folgt der 80/20-Regel eine Potenzgesetzverteilung für einen bestimmten Parametersatz. Pareto entdeckte ein Muster mit der Relation 80/20, aber tatsächlich kann das Prinzip in verschiedenen Verhältnissen als 90/10, 60/40 usw. dargestellt werden.

Das Interessanteste an der 80/20-Regel ist die Möglichkeit, Ihre Ziele und Aufgaben anders zu analysieren. Das Ziel ist, das anzupacken, was dir die besten Ergebnisse bringt und am meisten Freude macht. 

Die Regel wird dir helfen, dich leichter zu konzentrieren und was noch wichtiger ist, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Dies wird einen immensen Unterschied machen, denn wie wir wissen, sind Menschen nicht so gut im Multitasking, wie wir denken.

Betrachte diesen Rahmen als einen Weg zur Bestimmung, was von entscheidender Bedeutung ist und was dir 80 % deiner Ergebnisse bringt. Die anderen 20 % kannst du tatsächlich depriorisieren, oder sogar einen anderen Plan erstellen, um das Gewünschte zu erreichen. Mit der 80/20-Regel konzentrierst du deine Energie darauf, was für dich am wichtigsten ist und was dir Spaß macht.

Beispiele für 80/20-Regeln

 

• 80 % der Probleme stammen von 20 % der Projekte.

• 60 % deiner Ablenkungen stammen aus 40 % der Quellen.

• 70 % der Kunden nutzen nur 30 % der Softwarefunktionen.

• 90 % der Beschwerden werden von 10 % der Benutzer eingereicht.

• 80 % des Wertes werden mit den ersten 20 % des Aufwands erreicht.

• 85 % der wichtigen Gespräche stammen aus 15 % der E-Mails.

Wie kannst du die 80/20-Regel anwenden, um mehr Zeit zu gewinnen?

Die 80/20-Regel zwingt dich dazu, Fragen zu stellen, an die du vorher vielleicht nie gedacht hast. Wenn du lernst, diese Vorgehensweise mit Bedacht einzusetzen, kann es dir viele Einblicke geben, wie du deine Zeit und deine Projekte priorisieren solltest.

Nachdem du deine Prioritäten und Ergebnisse analysiert hast, kannst du damit beginnen, deinen Fokus an der richtigen Stelle zu platzieren. Dies kann in vielen verschiedenen Aspekten deines Lebens angewendet werden, einschließlich der Arbeit. Wenn beispielsweise 20 % deiner Pflichten 80 % deiner Projektergebnisse einbringen, solltest du diese spezifischen Aufgaben zu deiner Priorität machen.

Ebenso kannst du die 80 % im Hinterkopf behalten, die du überdenken solltest, um dir das Leben zu erleichtern. Wie wäre es beispielsweise mit dem Löschen der Apps auf deinem Smartphone, die du nicht verwendest? Wie wäre es, die Kleidung in deinem Schrank, die du zu 80 % nicht trägst, loszuwerden? Oder melde dich von 80 % der Newsletter ab, da wir in der Regel nur 20 % davon wirklich nutzen und so weiter.

Nachdem du dein spezifisches Szenario analysiert und dein persönliches Verhältnis ermittelt hast, sei es 80/20, 90/10 oder 60/40, ist es an der Zeit, damit zu beginnen, diese Verhältnisse zu ändern. Du kannst dies tun, indem du die Zeit reduzierst, die du mit Dingen verbringst, die dir nicht die besten Ergebnisse oder aber auch keine Freude geben. Ebenso solltest du den Aufwand für Projekte erhöhen, die dich zu deinem Ziel bringen und deine Leidenschaft sind. 

Eine andere Sache, die du tun kannst, ist, deine Wünsche und Besitztümer zu bewerten. Überwiegen deine Wünsche deinen Bedürfnissen? Du solltest dich fragen, ob diese Aufgaben oder Dinge tatsächlich 80 % der Ergebnisse bringen. Aus dieser Frage kannst du sehr interessante Erkenntnisse ziehen. 

Wie wird die 80/20-Regel angewendet?

 

Die Anwendung der 80/20-Regel ist im Grunde sehr einfach und kann auf alle Lebensbereiche übertragen werden, nicht nur bei der Arbeit.

• Identifiziere alle täglichen / wöchentlichen Aufgaben.

• Identifiziere die wichtigsten Aufgaben.

• Welche Aufgaben bringen den größten Erfolg?

• Überlege, wie du die Aufgaben reduzieren oder delegieren kannst, welche dich nicht wirklich zum Ziel führen.

• Erstelle einen Plan, um dich auf das zu konzentrieren, was zum Erfolg führt.

• Verwende eine 80/20-Aufsplittung für jedes Projekt, an dem du arbeitest, um die Aufgaben zu priorisieren.

• Lege einen Plan fest, um dich auf Aktivitäten zu konzentrieren, die die meisten Ergebnisse erzielen.

So setzt du deine Ziele basierend auf der 80/20-Regel

1. Ziele erkennen und priorisieren. 

Um die Priorisierung richtig anwenden zu können, musst du ebenso deine Ziele erkennen und nach Wichtigkeit sortieren. Erstelle eine Liste mit den Dingen, die dich von der Zielerreichung abhalten. Was steht dir im Weg? Entwickle aufgrund dessen einen Plan, um diese Blockaden zu durchbrechen. 

2. Klarheit finden und Blockaden lösen

Mehr Klarheit wird dir dabei helfen, eine bessere Vorstellung von deinen Zielen zu erhalten und was du tun musst, um diese Ziele zu erreichen. Die Beseitigung von Hindernissen öffnet die Tür zu mehr Konzentration. Denk daran, dass der Fokus auf die wichtigen Aufgaben maximiert werden soll, um zum Erfolg zu gelangen.

3. Verwende die 80/20-Regel

Nachdem du deine Ziele und Aufgaben mit dem 80/20-Framework bewertet hast, ist es viel einfacher, sich auf die richtigen Dinge zu fokussieren. Da du dich darauf konzentrierst, was zu mehr Ergebnissen führt, wirst du auch schneller Erfolge sehen können. Dies kann ein weiterer Anreiz sein, sich weiterhin auf das Wesentliche zu konzentrieren.

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