Stell dir vor, du beendest jeden deiner Arbeitstage mit einem zufriedenen Seufzer, weil du alles auf deiner To-do-Liste geschafft hast. Wieder ein produktiver Arbeitstag vorbei. Ein Traum? Das muss nicht sein, denn wenn du deine Arbeitsweise ein wenig umstellst und einige Punkte beachtest, kannst du das durchaus realisieren!
Dies sorgt nicht nur für ein rundum schönes Gefühl, sondern es kann dich ebenso auf der Karriereleiter nach oben bringen und dir mehr Zeit für andere wichtige Dinge in deinem Leben ermöglichen. Alles, was du tun musst, ist, dir ein paar schlechte Angewohnheiten abzugewöhnen und sie mit guten – produktiveren – ersetzen. Wir sagen dir, wie’s geht.
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Multitasking beenden
Multitasking ist ein Produktivitätskiller. Untersuchungen haben gezeigt, dass die Produktivität durch die mentalen Blockaden, die beim Wechseln der Aufgaben entstehen, um bis zu 40 % reduziert werden kann. Noch überraschender ist, dass in einer Studie der University of London der IQ bei Männern, die versuchten, Multitasking zu betreiben, um 15 Punkte sank.
Weitere Studien belegen, dass Multitasking deinem Gehirn tatsächlich physisch schaden kann. Studienteilnehmer, die stets gleichzeitig mehrere Geräte verwendeten, zeigten eine geringere Dichte der Gehirnsubstanz in dem Bereich des Gehirns auf, der mit emotionaler Kontrolle und Entscheidungsfindung, Empathie und der Reaktion des Gehirns auf Belohnungen verbunden ist.
Multitasking ist somit alles andere als eine Kunst, sondern es macht offensichtlich sogar dumm. Steigere stattdessen deine Produktivität, indem du deine volle Aufmerksamkeit auf eine Aufgabe nach der anderen richtest. Wenn deine Augen und Hände zu etwas anderem abschweifen, denk an die grauen Zellen, die dabei verloren gehen!
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Bereite jeden Abend eine To-do-Liste vor
To-do-Listen haben gleich mehrere Vorteile. Wenn du am Vorabend aufschreibst, was du morgen zu erledigen hast, kannst du beruhigter schlafen, weil du dir keine Gedanken darüber machen musst, dass du nichts vergisst. Ausreichender Schlaf sorgt wiederum für eine bessere Produktivität.
Zudem gibt dir eine Liste eine Ordnung, sie ermöglicht dir, dich intensiver zu konzentrieren und du kannst deinen Erfolg nachvollziehen. Damit fühlst du dich wieder besser, wenn du am Ende des Tages zufrieden auf eine erledigte To-do-Liste blickst.
Ein weiterer Vorteil ist, dass du dir am nächsten Morgen in der Arbeit nicht erst Gedanken darüber machen musst, was zu tun ist. Stattdessen kannst du dich sofort in die Arbeit stürzen und eine Aufgabe nach der anderen abhaken. Damit sparst du sehr viel Zeit. Eine To-do-Liste zu schreiben ist bereits die halbe Arbeit.
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Reduziere deine To-do-Liste
Wie viele Punkte stehen auf deiner typischen To-do-Liste? Fünf? Fünfunddreißig? Wie viele es auch sind, du wirst dich sehr gut dabei fühlen, wenn du sie geschafft hast. Allerdings wirst du je nach Tätigkeit an einem einzigen Tag keine 35 Dinge erledigen können. Die Liste soll dir dabei helfen, mehr zu erreichen und dich nicht demotivieren.
Also sortiere sie nach Prioritäten und streiche die Aufgaben, die nicht wichtig sind oder die gerade nicht erledigt werden müssen. Bleibe bei deiner Auflistung realistisch, um auch motiviert zu bleiben. Es soll eine Herausforderung, aber möglich zu erreichen sein.
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Richtig delegieren
Delegation ist für die Produktivität wie eine Nagelpistole beim Dachdecken. Sobald du damit begonnen hast, wirst du erstaunt sein, wie viel schneller und einfacher deine Arbeit ist. Vorausgesetzt, du machst es richtig. Für viele Manager ist das Delegieren wie ein Eisschwimmen - sie stürzen sich begeistert hinein, springen aber genauso schnell wieder heraus.
Warum ist das so? Die meisten haben das Gefühl, dass das Delegieren von Arbeit noch mehr Aufwand bedeutet, als wenn sie es selbst erledigen. Man muss die Tätigkeiten anderer überwachen und zusätzlich die eigenen erledigen. Nun, hierbei handelt es sich nicht um Delegation, sondern um Mikromanagement.
Wenn du geschickt delegierst, hast du mehr Zeit für deine eigene Arbeit. Der Schlüssel besteht darin, die richtige Aufgabe der richtigen Person zuzuweisen. Jemanden, den du kennst, der die Fähigkeiten hat, die Arbeit zu erledigen und der du vertrauen kannst, dass dies gut tut. Und genau darum geht es - vertrauen. Nur wenn du es schaffst, loszulassen und an andere glaubst, kannst du auch erfolgreich delegieren.
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Ablenkungen beseitigen
Um produktiv sein zu können, musst du den Lärm um dich herum abschalten und Ablenkungen beseitigen. Erfordert eine Aufgabe deine volle Konzentration, schalte deine E-Mail-, Textnachrichten und Telefonbenachrichtigungen aus. Ebenso alle Benachrichtigungen von sozialen Medien.
Nachdem du eine Aufgabe erfolgreich erledigt hast, kannst du dir eine gewisse Zeit erlauben, in der du deine Nachrichten liest oder im Internet surfst.
Schaff dir einen geräuschunterdrückenden Kopfhörer an, sodass du nicht von den Gesprächen und dem Gekicher deiner Kollegen abgelenkt wirst. Zudem signalisierst du damit anderen, dass du gerade nicht „erreichbar“ bist. Es ist nicht unhöflich in Momenten, in denen du dich besonders konzentrieren musst, nicht auf Anfragen zu reagieren. Sie halten dich nur ständig von der Erledigung deiner Arbeit ab.
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Mach regelmäßige Pausen
Studien haben gezeigt, dass körperliche Aktivität die Gehirnfunktion verbessert. Eine gesteigerte Denkleistung erhöht somit auch die Konzentration, fördert ein schnelleres Lernen und lässt uns kreativer sein.
Nach jeder Aufgabe, spätestens jedoch nach einer Stunde, solltest du aufstehen und dich ein wenig bewegen. Hol dir einen Kaffee oder mach Dehnungsübungen, dies tut nicht nur deinem Körper gut, sondern auch deinem Geist.
Am besten arbeitest du an einem elektrisch höhenverstellbaren Schreibtisch, den du mit einem Knopfdruck in ein Stehpult verwandeln kannst. Wenn du jede Stunde zwischen Sitzen und Stehen wechselst, wird deine Durchblutung im Körper gefördert und dein Gehirn mit mehr Sauerstoff versorgt. Dies führt zu – richtig – mehr Produktivität!
Du solltest deine Mittagspause zudem nicht allein zur Nahrungsaufnahme und für Small Talk mit den Kollegen nutzen, sondern ebenso, um frische Luft zu schnappen und und Bewegung zu bekommen. Auch wenn du nur 10 Minuten lang um den Block gehst, steigert dies deine Produktivität erheblich.
