So organisieren Sie Ihre digitalen Dateien für mehr Produktivität

October 08, 2021

Suchen Sie Ewigkeiten nach bestimmten Dateien auf Ihrem Computer? Sieht Ihr Desktop aus wie ein Schlachtfeld und bei den meisten Files wissen Sie gar nicht mehr, was diese beinhalten? Das sollten Sie unbedingt ändern, um produktiver arbeiten zu können.

Seit dem Jahr 2000 ist die Anzahl von Computern in Privathaushalten von 50 % auf 90 % gestiegen. Begutachtet man lediglich die Altersgruppe 16-74 Jahres, sind es sogar 93 %. Betrachtet man die Computernutzung im geschäftlichen Bereich, gibt es so gut wie niemanden mehr, der keinen benutzt. Dies ist Potenzial für sehr viel Chaos!


Es geschieht sehr schnell, den Überblick zu verlieren, wenn Sie nicht von Anfang an ein System für die Ablage und Organisation Ihrer Dateien verwenden. Während es im privaten Bereich lediglich nervig ist, stundenlang nach einem bestimmten Dokument suchen zu müssen, kann es im Beruf kritisch sein.


Daher sollten Sie ein System für die Ablage von Dateien entwickeln, um schnell und sicher Zugriff zu wichtigen Dokumenten zu erlangen. Dabei dürfen Sie zudem auch nicht die Sicherheit vergessen, besonders wenn es sich um sensible persönliche oder vertrauliche geschäftliche Akten handelt. 


Das korrekte Speichern von digitalen Dateien


Damit Ihre persönlichen und beruflichen Daten sicher sind, sollten Sie sie in der Cloud speichern. Sei es in der iCloud, OneDrive, Google Drive oder Ähnliches, die meisten Anbieter sind entweder kostenlos, im Office-Paket enthalten oder für nur ein paar Euro pro Monat erhältlich. 


Mit einer automatischen Synchronisierung Ihrer Dokumente stellen Sie sicher, dass Sie nie wieder etwas verlieren. Der Vorteil der Cloud ist zudem, dass Sie überall von jedem Gerät auf die Files zugreifen können. Zudem haben Sie die Möglichkeit, vergangene Versionen gespeicherter Dokumente anzusehen, falls Sie versehentlich etwas gelöscht oder verändert haben. 


Cloud vs. Flash Drive

Sie können Ihre Daten ebenso auf einem externen Laufwerk sichern, was jedoch einige Nachteile gegenüber der Cloud hat. 


  • Zugriff auf das Backup nur über das externe Laufwerk

  • Zugriff nicht mit verschiedenen Betriebssystemen, sprich nur durch iOS oder Windows, nicht beides

  • Externe Laufwerke haben eine begrenzte Lebensdauer von ca. fünf Jahren

  • Fehleranfälligkeit von Flash Drives

  • Schnellerer Zugriff auf die Daten in der Cloud

  • Manuelles Backup notwendig

  • Automatische Sicherung von Dateien in der Cloud



Organisieren Ihrer digitalen Dateien


Unabhängig davon, ob Sie sich für die Cloud entscheiden oder nicht, ist es am besten, Ihre Dateien in Ordnern zu organisieren, damit Sie sie ganz einfach wiederfinden können. Je übersichtlicher Sie dieses System gestalten, desto schneller können Sie Files wiederfinden. 


Die Faustregel sollte sein, dass Sie nicht mehr als zehn Hauptordner verwenden sollten. Bei mehr tun Sie sich schwer, Schlag auf Schlag das wiederzufinden, wonach Sie suchen. Sie können zudem Ordner farbig markieren, welche Ihnen somit schnell ins Auge stechen. Dies eignet sich besonders für die, welche Sie oft benutzen.


Hier sind einige Beispiele für eine gute Dateiorganisation auf Ihrem Privatcomputer:


  1. Ebene: Persönliche Dokumente

  2. Ebene: Haus / Wohnung, Auto, Finanzen, Arbeit, Gesundheit, Familie …

  3. Ebene: (unter Haus / Wohnung): Versicherungen, Internet, Strom, Mietvertrag …

  4. Ebene: (unter Versicherungen): Hausratversicherung, Wohngebäudeversicherung, Rechtsschutz …


Hier sind einige Beispiele für eine übersichtliche Dateiorganisation auf Ihrem Arbeitscomputer:


  1. Ebene: Webseite, Online-Shop, Kunden, Buchhaltung …

  2. Ebene (unter Kunden): Kundenname

  3. Ebene (unter Kundenname): Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Nachrichten …  


Tipp: Gliedern Sie Ihre Ordner so auf, wie Sie sie am besten wiederfinden können. So macht es mehr Sinn, die Kunden nach Alphabet zu sortieren, während Sie beispielsweise Rechnungen oder Nachrichten nach Datum sortieren sollten. Die Sortierung können Sie durch einen Rechtsklick mit der Maus auf den Ordner durchführen.


Wenn Sie selbstständig sind, achten Sie unbedingt darauf, dass Sie Ihre privaten und beruflichen Daten strikt auseinanderhalten. Besonders wenn es um die Steuererklärung geht, sollten Sie stets so gut wie möglich alle relevanten Dateien das Jahr über sortieren und trennen. Dies wird Ihnen bei der Erledigung der Steuer enorm Zeit, Nerven und ebenso Geld sparen. 


Entrümpeln Sie Ihre digitalen Dateien


Wenn Sie die obigen Richtlinien befolgt haben und damit beginnen, die Dateien in Ordnern zu organisieren, die für Sie funktionieren, werden Sie ganz sicher bereits viel mehr Übersicht erhalten. Jetzt müssen Sie sich nur noch darum kümmern, diese Dateien organisiert und übersichtlich zu halten. Hier ist ein wenig Disziplin von Ihnen gefordert, dass Sie Ihre Akten sofort beim Abspeichern am richtigen Platz ablegen.


So vermeiden Sie digitales Durcheinander


Gehen Sie am Ende der Woche Ihre Ordner durch und überprüfen Sie, ob Sie verirrte Dateien finden. Das Aufräumen dauert weniger als fünf Minuten, das Suchen danach würde sehr viel mehr Zeit in Anspruch nehmen. Sobald Sie ein Organisationssystem implementiert haben, ist Unordnung kein Problem mehr – vorausgesetzt, Sie halten sich bei der Ablage neuer Dateien auch daran!


Organisieren und Aufräumen Ihres Desktops


Desktops sind oft der am meisten überladene Bereich eines Computers, da er ein Sammelpunkt für Dateien ist, die noch kein Zuhause haben. Meist sieht er aus, als hätte eine Bombe eingeschlagen. Doch wenn Sie ein Ablagesystem implementiert haben und sich daran auch halten, sollte Ihr Desktop so gut wie leer sein. Sie können Ihre Hauptordner hinzufügen, um schneller darauf zugreifen zu können, doch sonst sollten keine Dateien dort verstaut werden.  


Organisieren Sie Ihren Desktop am besten in drei, maximal vier Kategorien:

Programme, Dokumente, Verknüpfungen zu häufig verwendeten oder wichtigen Dokumenten oder Programmen und je nach Bedarf eventuell Fotos. 


Sie können mit einem einfachen Ablagesystem sehr viel Zeit und Nerven einsparen, wenn Sie sich auch daran halten. Es ist lediglich eine neue Angewohnheit, die Sie in Ihren Alltag implementieren sollte. Viel Spaß beim Organisieren!


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