Was vor zwei Jahren noch eher die Ausnahme war, wird heute zur Normalität: Mitarbeiter, die teilweise oder in Vollzeit von zu Hause aus arbeiten. Damit dies auch gut klappt, müssen beide, sowohl Remote-Mitarbeiter als auch das Unternehmen, ein paar wichtige Punkte beachten. 

Das Ziel darf nicht sein, durch Micromanagement jeden Einzelnen zu kontrollieren, sondern die Kollegen zu motivieren und in die täglichen Geschäftsaktivitäten einzubinden. Wenn beide Seiten es richtig machen, hat diese neue Art zu arbeiten, erhebliche Vorteile für alle. 

Sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation

Es ist gar nicht so einfach, eine gesunde Balance zu halten zwischen „auf dem Laufenden bleiben“ und dass der Eindruck entstehen könnte, dass Sie Ihre Mitarbeiter kontrollieren möchten. Haben Sie zu viel Kontakt, schränken Sie die Kreativität und Produktivität Einzelner ein. Suchen Sie jedoch kaum Kontakt, fühlen sich die Kollegen im Homeoffice ausgeschlossen und nicht wichtig genug.

Daher ist es unabdingbar, die Möglichkeiten zum Informationsaustausch zu schaffen, es aber damit nicht zu übertreiben. Nutzen Sie nicht firmeninterne Instant Messenger Kommunikation um zu sehen, wer gerade online ist, sondern um einen schnellen Austausch ermöglichen zu können. 

Zudem sollten Sie eine Cloud-Plattform einführen, auf der Daten und Dateien zwischen Teams und allen notwendigen Mitarbeitern ausgetauscht und stets eingesehen werden können. 

Führen Sie einmal pro Woche ein kurzes Einzelgespräch mit Ihren Remote-Mitarbeitern durch, in dem Sie sich gegenseitig auf dem Laufenden halten können, Wünsche und Bedenken äußern und Hilfe bieten können. Selbstverständlich sollte dies alles stets verfügbar sein, doch meist genügt es, alles in einem kurzen Gespräch einmal pro Woche durchzugehen.

Setzen Sie klare Ziele

Wenn Sie keine definitiven Ziele setzen, können Sie auch nicht erwarten, dass Ihre Remote-Mitarbeiter das tun, was Sie von ihnen erwarten. Eine konkrete Zielsetzung hilft beiden. Der Kollege weiß genau, was von ihm erwartet wird und Sie können ihn daran messen, ob er die von ihm gewünschten Aufgaben erledigt und seine Ziele erreicht.

Vermeiden Sie jedoch Micromanagement wie das Festhalten eines jeden einzelnen Telefonats, jeder E-Mail (falls Sie nicht schon ein CMS eingeführt haben, welches dies automatisch tut) und jeder Kleinigkeit, die erledigt wurde. Damit verbringt Ihr Mitarbeiter viel zu viel Zeit damit, sich vor Ihnen rechtfertigen, als tatsächlich produktiv zu sein. Werden die erwarteten Ziele erreicht, ist alles bestens. 

Stellen Sie gute Arbeitsmittel zur Verfügung

Damit Ihre Remote-Mitarbeiter produktiv sind und so gut wie möglich auch von zu Hause aus arbeiten können, sollten Sie professionelle Möbel und technische Geräte zur Verfügung stellen. Mitarbeiter, die keinen festen Büroplatz haben, sind letztlich sehr viel günstiger für Sie als Unternehmen, da Sie kleinere Flächen anmieten müssen.

Beginnen Sie bei einer ergonomischen Büroausstattung. Eine maximale Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter im Homeoffice erreichen Sie, indem Sie einen elektrisch höhenverstellbaren Schreibtisch wie den EG8 von FlexiSpot zur Verfügung stellen. Dieser kann mit nur einem Knopfdruck in ein Stehpult verwandelt werden, was das Herz-Kreislauf-System ankurbelt, die Sauerstoffzufuhr verbessert und Rückenschmerzen verhindert oder lindert. 

Auch ein ergonomischer Bürostuhl mit Rückensupport darf in einem professionell ausgestatteten Homeoffice nicht fehlen. Der BS9 von FlexiSpot unterstützt nicht nur den Rücken, sondern vermeidet zudem Sitzermüdung, welche nach stundenlangem Sitzen entstehen kann. 

Auf der technischen Seite darf selbstverständlich ein professionelles Laptop nicht fehlen, ein augenschonender Monitor, eine externe Tastatur und Mouse und Softwareprogramme, die die Arbeit – und ganz besonders die Remote-Arbeit erleichtern. 

Team-Calls und - Meetings

Wenn es den Aufwand und die Kosten nicht sprengt, sollten sich zumindest die Teammitglieder einmal pro Monat oder pro Quartal physisch treffen, um sich persönlich kennenlernen zu können und somit bessere Beziehungen aufzubauen. Dies stärkt die Zugehörigkeit zum Unternehmen und kann die Zusammenarbeit im Team sehr verbessern.

Doch auch regelmäßige Online-Team-Calls machen Sinn, damit jeder darüber informiert ist, wo andere stehen, woran sie arbeiten, mit welchen Problemen Sie zu kämpfen haben und wie sie diese lösen. Dies eignet sich ebenso, um die Zusammengehörigkeit zu intensivieren. 

Selbst wenn bei diesen Meetings, welche nicht öfter als maximal einmal monatlich durchgeführt werden sollten, nicht sehr viel erreicht werden sollte, erreichen Sie jedoch, dass sich Ihre Mitarbeiter wichtig und gebraucht fühlen. Dies hebt die Stimmung und steigert die Produktivität. 

Leinen los!

Lassen Sie die Zügel locker, ermöglichen Sie Ihren Remote-Mitarbeitern, ihre Zeit zum Teil individuell einzuteilen. Sei es, weil sie Familie haben oder aus anderen Gründen. Am besten führen Sie Kern-Anwesenheitszeiten ein, zu denen jeder Remote-Mitarbeiter erreichbar sein muss. Dies hilft allen dabei, Termine für Videokonferenzen zu legen und Anrufe zu tätigen. 

Tatsächlich tendieren Mitarbeiter im Homeoffice eher dazu, zu viele Stunden zu arbeiten, als dass sie sich um die Arbeit drücken. Je mehr Freiheiten Sie geben, desto motivierter werden Ihre Kollegen sein. 

Zeigen Sie Verständnis in Zeiten wie in der aktuellen Pandemie. Familien haben ebenso ihre Kinder im Heimunterricht oder wenn es einem Mitarbeiter nicht gut geht, sei es physisch oder psychisch. Tatsächlich ist die Krankheitsquote im Homeoffice viel niedriger, da sich der Mitarbeiter nicht krank ins Büro schleppen muss (und auch nicht sollte), oft aber dennoch einige Arbeiten erledigt. 

Nicht alle Remote-Mitarbeiter sind gleich

Manche Kollegen im Homeoffice können sich teilweise einsam fühlen, mit Depressionen oder Motivation kämpfen. Dies kann oft dadurch entstehen, dass sie sich dem Unternehmen nicht besonders zugehörig fühlen und nicht wichtig genug, da er kaum gesehen wird. 

Vergessen Sie nicht, insbesondere Ihre Heimarbeiter regelmäßig zu loben, damit sie wissen, dass sie ein wichtiger Teil des Unternehmens sind. Eine hervorragende Motivation kann ein Bonussystem sein, von dem jeder profitieren kann. Sie sehen, wie produktiv Ihre Mitarbeiter sind und diese können zusätzlich etwas verdienen. 

Besonders bei Heimarbeitern macht dieses System Sinn. Dabei funktioniert dies nicht nur bei Verkäufern, sondern auch bei Support-Mitarbeitern, den Kollegen in der Administration und selbst bei den Textern. Werden Sie kreativ bei der Zielsetzung, nicht immer kann Produktivität nur in Zahlen gemessen werden. 

Grundsätzlich gilt: Je zufriedener Mitarbeiter mit ihrer Arbeit sind, desto produktiver können sie sein.