Der Toyota Konzern ist einer der erfolgreichsten und wertvollsten Autohersteller der Welt. Diesen unglaublichen Erfolg verdankt Toyota vor allem einer ganz besonderen Unternehmens-Philosophie: 5A bzw. 5S. Was es damit auf sich hat und wie auch Sie dieses Prinzip für mehr Erfolg und Effizienz bei der Arbeit nutzen können, verraten wir in diesem Ratgeber. 

Darum wurde 5A erfunden

Zu Mitte des 20. Jahrhunderts stand Toyota vor einem entscheidenden Problem: Das Unternehmen wollte expandieren, in erster Linie auf den europäischen und den US-Markt. Allerdings war die Unternehmensstruktur und vor allem die Produktionsprozesse nicht darauf ausgelegt, mit den Produktionslinien europäischer und vor allem mit der Fließbandproduktion der US-Konzerne wie Ford mithalten zu können.

Um konkurrenzfähig werden zu können, führe Toyota das 5S bzw. 5A Prinzip in allen Produktionsstätten ein. Das führte dazu, dass das Unternehmen Autos nicht nur deutlich schneller, sondern auch effektiver und vor allem günstiger bauen konnte – der Grundstein für Toyotas globalen Erfolg war gelegt.

5S bzw. 5A wurde ursprünglich also in erster Linie für die Produktion entworfen. Kurze Zeit später wurde dem Konzern allerdings bewusst, dass sich dasselbe Prinzip auch wunderbar auf alle anderen Unternehmensbereiche anwenden lässt. Bis heute richtet sich der Geschäftsalltag in allen Bereichen des Toyota Konzerns, von der Produktion über den Verkauf bis hin zur Buchhaltung an dem 5 A Prinzip aus. Was genau sich hinter dieser Abkürzung verbirgt, verraten wir im nächsten Abschnitt.

So funktioniert 5A

Auch wenn im deutschsprachigen Raum häufig von 5A gesprochen wird, so heißt das Prinzip im japanischen Original eigentlich 5S. Auch im englischsprachigen Raum wird diese Abkürzung verwendet.

Dafür steht die Abkürzung 5S:

• Seiri
• Seiton
• Seiso
• Seiketsu
• Shitsuke

Und so wird das Prinzip häufig ins Deutsche Übersetzt:

• Aussortieren
• Aufräumen
• Arbeitsplatzsauberkeit
• Anordnung zum Standard machen
• Alle Punkte einhalten und verbessern

In den folgenden Abschnitten erklären wir genauer, was es mit den einzelnen Begriffen auf sich hat.

Seiri (Aussortieren)

Seiri ist der erste Schritt im 5A bzw. 5S Programm. Hierbei geht es darum, wirklich alles, was sich am eigenen Arbeitsplatz befindet, also jedes Möbelstück, jedes Utensil, jedes Gerät und jede Maschine und alle sonstigen Dinge objektiv bewertet wird und dann entschieden wird, ob der jeweilige Gegenstand wirklich am Arbeitsplatz benötigt wird. Wenn nicht, dann wird aussortiert!

Wenn Sie 5A bzw. 5S in Ihrem Unternehmen einführen wollen, dann ist es wichtig zu verstehen, dass nur die Personen, die tatsächlich an einem Arbeitsplatz arbeiten auch entscheiden können, ob ein Gegenstand benötigt wird oder aussortiert werden kann. Hier ist es sehr wichtig dem eigenen Team zu vertrauen, um keine negativen Ergebnisse zu erhalten.

Seiton (Aufräumen)

Nachdem alle überflüssigen Dinge aussortiert wurden, geht es jetzt darum, alle Gegenstände, die sich noch am Schreibtisch befinden, zu organisieren und den Arbeitsplatz entsprechend aufzuräumen. Dabei hilft es darüber nachzudenken, wie häufig und in welcher Reihenfolge bestimmte Dinge genutzt werden.

Seiso (Arbeitsplatz sauber halten)

Besonders im Büro wird oft nur oberflächlich darauf Wert gelegt, dass der eigene Arbeitsplatz auch sauber gehalten wird. 5S gibt diesem Punkt jedoch eine große Bedeutung. Denn die Erfahrung von Toyota hat gezeigt, dass ein sauberer Arbeitsplatz nicht nur effektiveres Arbeiten ermöglicht, sondern auch für glücklichere Mitarbeiter sorgt, die sich stärker mit dem eigenen Arbeitsplatz identifizieren.

Seiketsu (Anordnungen standardisieren)

Nachdem die ersten drei Schritte umgesetzt wurden, ist der eigene Arbeitsplatz bereits deutlich effektiver und organisierter. Jetzt geht es darum, genau diese Abläufe zu standarisieren, damit man eben vom langfristigen Erfolg von 5S profitieren kann und es sich nicht nur um eine einmalige Putzaktion handelt.  

Shitsuke (Alle Prinzipien einhalten und kontinuierlich verbessern)

Sobald Sie in Ihrem Unternehmen die 5S Prinzipen standarisiert haben, geht es jetzt darum, diese Abläufe auch dauerhaft beizubehalten und darüber hinaus kontinuierlich zu verbessern. Dafür ist es besonders wichtig, dass wirklich jeder im eigenen Team für 5S oder 5A trainiert wird und auch versteht, was das Ziel dieser Maßnahmen ist.

Dies Tools helfen dabei, Ihr Büro nach 5A zu organisieren

Beim 5A Prinzip geht es vor allem darum, möglichst effektiv zu arbeiten. Eines der besten Tools, um dieses Konzept umzusetzen, ist sicherlich ein elektrisch höhenverstellbarer und ergonomischer Schreibtisch. Denn erstens können Sie mit einem solchen Schreibtisch Aufräum- und Organisationsarbeiten am eigenen Schreibtisch deutlich effektiver durchgeführt werden, da Sie den Schreibtisch immer auf die gerade benötigte Höhe einstellen können.

Das wiederum führt dazu, dass Ihr Organisationsprozess deutlich effektiver wird. Darüber hinaus ist ein Kernbereich des 5A Programms ja eben der, dass jeder Mitarbeiter für den eigenen Arbeitsplatz Verantwortung übernimmt, was den Mitarbeiter stärker an das eigene Unternehmen bindet. Mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch benötigen Mitarbeiter keine Hilfe mehr beim Saubermachen des eigenen Arbeitsplatzes und können 5A so perfekt umsetzen.

Darüber hinaus sind gesündere Mitarbeiter auch effektivere Mitarbeiter. Das gilt natürlich auch, wenn Sie im Home Office arbeiten – umso gesünder Sie sind, umso erfolgreicher können Sie arbeiten. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch ist die ergonomischste Lösung für Ihren Arbeitsplatz, da Sie so zwischen einer stehenden und sitzenden Arbeitshaltung wechseln und so Ihre Wirbelsäule maximal entlasten können. Um Ihre Gelenke zu schonen, sollten Sie dabei aber eine ergonomische Matte wie die Bodenmatte MTB1 verwenden.

Auch ein Schreibtisch Kabelkanal kann eine große Hilfe sein, wenn es darum geht, Ihr Büro sauber zu halten. Denn schließlich ist der Kabelsalat auf und vor allem unter dem Schreibtisch nicht nur störend, sondern auch hinderlich. Mit einem Kabelkanal können alle Kabel an einem Ort sicher verstaut werden – und das Ganze sieht auch noch gut aus und passt hervorragend zu Ihrem ergonomischen Schreibtisch.

Um Ihre Dokumente möglichst effektiv und sicher aufbewahren zu können, empfehlen wir darüber hinaus die Verwendung eines rollbaren Bürocontainers. Denn erstens befinden sich so alle Unterlagen immer griffbereit an einem Platz und zweitens können Sie den Container während des Putzen und Aufräumens so ganz einfach an einen anderen Platz räumen.  

Fazit: Funktioniert 5 A wirklich?

Ob 5A funktioniert oder nicht, diese Frage hat Toyota schon lange beantwortet. Schließlich wurde das Unternehmen genau mit diesem Konzept zu einem der erfolgreichsten Autohersteller der Welt. Es kann sich also durchaus für Sie lohnen, einen Probeversuch mit 5A zu starten. Wichtig ist dabei, dass Sie Geduld haben und dem Prozess vertrauen – und schon nach kürzester Zeit werden Sie überraschende Resultate feststellen!