Du hast eine wichtige Aufgabe zu erledigen, doch nebenbei läutet das Telefon, Kollegen kommen vorbei und stellen dir Fragen und du kannst sehen, wie deine E-Mail-Inbox fast überquillt. Mit all diesen Ablenkungen dauert die Fertigstellung einen halben Tag. Doch wenn du es richtig anpackst und dich voll und ganz auf das konzentrierst, was du tust, kannst du Dinge in ein paar Stunden erledigen, statt den ganzen Vormittag damit zu verbringen.
Je mehr du auf deine kurzen Produktivitätsschübe achtest und sie ausnutzt, desto effizienter und intelligenter kannst du deine Tätigkeiten ausüben. Mit sehr viel weniger Aufwand erreichst du dann schneller dein Ziel. Das Ergebnis ist weniger Stress, eine niedrigere Fehlerquote und eine allgemein bessere Zufriedenheit.
Achte auf die nachfolgenden Tipps, um statt härter, intelligenter zu arbeiten.
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Hör auf mit Multitasking
Nein, niemand ist Multitasking auch nicht Frauen mehr als Männer. Es ist ein Mythos. Es ist für das menschliche Gehirn unmöglich, sich auf zwei oder gar mehrere Dinge gleichzeitig zu konzentrieren. Wenn du es dennoch tust, ist die Fehlerquote um einiges höher und du brauchst viel länger, als würdest du die Dinge eins nach dem anderen erledigen.
Zwar mag der eine oder andere nun sagen, das sei nicht wahr, doch tatsächlich wird unser Gehirn beim Multitasking überfordert, sodass es vielleicht sogar bei der einen oder anderen Tätigkeit gelingen mag, doch der Preis dafür ist sehr hoch. Wenn du in eine Aufgabe vertieft bist und dich voll und ganz auf diese konzentrierst und du beispielsweise mittendrin eine E-Mail beantwortest, wird es sehr viel schwieriger, wieder den Fokus auf die Tätigkeit zu lenken. Daher solltest du dich immer nur auf eine Aufgabe konzentrieren, eine nach der anderen.
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Mach mehr Pausen
Besonders wenn du viel zu tun hast, was deinen uneingeschränkten Fokus verlangt, solltest du regelmäßig Pausen machen, um die Konzentration aufrecht erhalten zu können. Ohne diese wird dein Gehirn sehr schnell müde und du wirst viel länger zur Erledigung benötigen.
Intelligenter zu arbeiten heißt also, mit Multitasking aufhören und sich immer nur auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren und zwischen jeder Tätigkeit eine Pause einzulegen. Hierfür eignet sich besonders gut die Anwendung der Pomodoro-Technik, eine wissenschaftlich fundierte Methode, mit der du gezielt eine Tätigkeit nach der anderen anpackst und dazwischen Pausen einlegst.
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Plane deine Woche
Wenn du im Voraus planst, solltest du die größeren und schwierigeren Aufgaben zu Beginn der Woche oder auf den Vormittag legen, da deine Energie zu dieser Zeit noch am höchsten ist. Zudem gibt es dir die Möglichkeit, dich später in der Woche oder am Tag zu erholen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass du deine Ziele erreichen wirst, was dich motiviert und zu noch mehr treibt. Somit gleitet dir auch nichts mehr aus den Fingern und du vergisst nichts. Plane eventuell aufkommende Probleme mit ein, indem du mehr Zeit einrechnest, als du letztlich benötigen wirst. So hast du immer Spielraum und sollte etwas Unvorhergesehenes eintreten, bedeutet dies keinen Stress. Kommt nichts, hast du Zeit für dich.
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Kombiniere ähnliche Aufgaben
Schreibe all deine Aufgaben für den Tag oder die Woche nieder und versuche diese zu kombinieren, die sich ähnlich sind. Dies hilft dir dabei, effizienter zu arbeiten, da du nicht zwischen unterschiedlichen Tätigkeiten hin- und herwechseln musst.
Besonders bei kleinen Dingen, die erledigt werden müssen, lohnt sich diese Methode. In kürzester Zeit kannst du somit auf deiner To-do-Liste eines nach dem anderen abhaken. Dies fördert zudem die Motivation und bringt einen zusätzlichen Produktivitätsschub.
Fasse auch die kleinen Ablenkungen zusammen, die du während der Arbeit an verschiedenen Tätigkeiten abschalten solltest. Sprich SMS, E-Mails, soziale Medien usw. Blocke hierfür extra Zeit in deinem Kalender und überprüfe all die Nachrichten, die sich bis dato angehäuft haben. Vermeide auf jeden Fall, dies in deinen Pausen zu tun.
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Reduziere deine To-do-Liste
Eine kleinere Aufgabenliste ist weniger einschüchternd und leichter umzusetzen. Es ist absolut in Ordnung, lediglich eine kurze Liste zu haben, wenn du damit wichtige Aufgaben erledigst. Beginnen Sie mit den wichtigsten Aufgaben und beschränke die Liste auf drei Punkte.
Du kannst ebenso diese drei Ziele auf deiner Aufgabenliste in drei weitere kleine unterteilen, wenn es sich um größere Tätigkeiten handelt. Damit stellst du sicher, dass du nach der Erledigung eines Ziels eine Pause machst und es motiviert dich stets eine Aufgabe nach der anderen abhaken zu können. Zu große Ziele können demotivierend sein.
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Deaktiviere alle Benachrichtigungen
Wenn du dich auf eine Aufgabe konzentrierst, solltest du sämtliche Benachrichtigungen abschalten. Sprich, schließe alle Browserfenster mit sozialen Medien, schließe dein E-Mail-Programm und stelle dein Telefon auf lautlos (ohne Vibration).
Selbst wenn du nicht auf ein „Pling“ reagierst, dein Gehirn nimmt es wahr und bringt dich aus dem Fluss. Du musst dies nicht bei allen Tätigkeiten tun, doch zumindest bei solchen, bei denen du dich sehr konzentrieren musst.
Arbeitest du an etwas, für das du keine Internetverbindung benötigst, kannst du am besten vorübergehend die Wifi-Verbindung ausschalten, um sicherzustellen, dass dich nichts stören wird. Arbeitest du mit anderen in einem Großraumbüro, solltest du dir Kopfhörer mit Rauschunterdrückung kaufen, die du in solchen Momenten aufsetzt. Höre dabei allerdings keine Musik, da dich diese ebenso ablenken kann. Doch es signalisiert den anderen, dass du gerade nicht gestört werden möchtest, und der Kopfhörer filtert die Umgebungsgeräusche.
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Setze einen Pomodoro-Timer ein
Wir haben bereits die Pomodoro-Technik erwähnt, welche ganz einfach funktioniert: 25 Minuten arbeiten, fünf Minuten Pause. Stelle dir einen Wecker oder lade eine Pomodoro-App auf deinen Computer, welche dich an die Pausen erinnert. Du solltest immer vier dieser Sets durchführen und dann eine längere Pause von 20 Minuten einlegen.
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Verbringe Zeit in der Natur
Zeit in der Natur zu verbringen ist eine einfache und kostenlose Möglichkeit, deine Konzentrationsfähigkeit zu verbessern und das Stressniveau zu senken. Studien haben gezeigt, dass der Aufenthalt in einer grünen Umgebung wie einem Park oder im Wald Stress abbaut und den Blutdruck senkt. Zudem verbessert sich die Konzentration.
Allein das Betrachten Naturszenen auf Bildern steigert nachweislich positive Emotionen, verbessert die Reaktionszeiten und Genauigkeit bei kognitiv anspruchsvollen Aufgaben.
Wenn du die Möglichkeit hast, geh mindestens einmal täglich, wie beispielsweise in der Mittagspause nach draußen und mache einen Spaziergang an der frischen Luft. Es genügt oft auch schon, zumindest für ein paar Minuten aus dem Fenster auf einen Baum zu blicken, was zusätzlich auch deine Augen entspannt.
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Früh aufstehen
Frühes Aufstehen verschafft dir einen Vorsprung in den Tag, der seinesgleichen sucht. Viele produktive Schriftsteller, Künstler und Führungskräfte sind dafür bekannt, früh aufzustehen. Sogar Hemingway unterstützte diese Idee. Er sagte über die Arbeit am frühen Morgen: "Es gibt niemanden, der dich stört, es ist kühl und ruhig und während du schreibst, wird dir warm.“
Einige Autoren schieben sogar „zwei Morgen“ in ihren Tag – sie stehen sehr früh auf, um zu schreiben und gehen dann um 8 oder 9 Uhr morgens wieder ins Bett.
Wenn du kein Frühaufsteher bist, solltest du versuchen, Schritt für Schritt deine Wachzeit nach hinten zu verschieben. Stehst du also bisher immer um acht Uhr morgens auf, beginne nicht sofort damit, dir um sechs Uhr den Wecker zu stellen. Beginne mit 15 Minuten früher und steigere dies jede Woche.
Ein höhenverstellbarer Schreibtisch von FlexiSpot kann dir ebenfalls dabei helfen, dich besser zu konzentrieren. Kombiniere einen Wechsel vom Arbeiten im Stehen und Sitzen mit der Pomodoro-Methode, sprich, wechsle in jeder Pause deine Position. Dies regt zusätzlich die Durchblutung an, was dich wacher und produktiver macht.
