Dein Büro wird also zu einem Großraumbüro umgestaltet. Das kann eine Herausforderung sein, vor allem, wenn du lange Zeit in einem Büro gearbeitet hast. Der Wechsel von einer geschlossenen zu einer offenen Büroumgebung ist zwangsläufig mit Unruhe und Unsicherheit verbunden. Wie gehst du mit vertraulichen Gesprächen um? Wie führst du Anrufe und Besprechungen, wenn du mit Lärm und Ablenkungen konfrontiert bist? Und vor allem: Wie kannst du in dieser neuen Umgebung produktiv und effektiv sein?
Die Umstellung auf einen offenen Plan muss nicht einschüchternd sein. Wenn es sich um einen offenen Plan handelt, der eine Reihe von Räumen bietet, die die Konzentration und Zusammenarbeit fördern, bist du vielleicht sogar effektiver und produktiver. Untersuchungen haben ergeben, dass Umgebungen, die größtenteils offen sind, aber bei Bedarf genügend private Räume bieten, am effektivsten sind und den Mitarbeitern die besten Erfahrungen bieten. Diese Umgebungen bieten geschlossene Bereiche, die Privatsphäre und individuelles Arbeiten unterstützen, auch wenn die meisten oder alle Mitarbeiter in "offenen" Einzelräumen sitzen.
Es ist wohl wahr, dass die Abschaffung physischer Barrieren am Arbeitsplatz die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt unter den Beschäftigten fördern kann, aber wir haben schnell den Punkt erreicht, an dem der Nutzen abnimmt. Je mehr Zusammenarbeit, desto mehr Gespräche. Mehr Gespräche führen zu mehr Ablenkungen, und mit mehr Ablenkungen sinkt auch die Produktivität. Du wirst den ganzen Tag über mehrere Gespräche um dich herum hören, sowohl persönlich als auch am Telefon. Vielleicht bemerkst du sogar die lästigen Angewohnheiten eines Kollegen, die deine Aufmerksamkeit von deiner Arbeit ablenken.
Wenn diese Probleme deine Situation beschreiben, findest du hier 8 Tipps, die dir helfen können, das Beste aus deinem Freiraum zu machen - und produktiv zu bleiben.
1. Mit gutem Beispiel vorangehen
Als Führungskraft ist es natürlich wichtig, dass deine individuelle Produktivität gut unterstützt wird. Du hast aber auch die Verantwortung, mit gutem Beispiel voranzugehen, das Verhalten vorzuleben, dass du von deinem Team erwartest, und die festgelegten Umgangsformen und Protokolle zu befolgen. Wenn du bewusst und gewissenhaft mit deinen Entscheidungen umgehst, wird sich das positiv auf deine Arbeit und die deines Teams auswirken.
2. Verkleinerung des Speichers
Wir hören oft von Führungskräften, wie befreiend es ist, unnötiges Papier, Ablage und Lagerung zu reduzieren. Das ist ein guter erster Schritt, um schlanker und leichter zu werden und mehr Rücksicht auf die physischen Materialien zu nehmen, die du für deinen täglichen Erfolg brauchst. Verwende dieses CB31 Schließfach, um deine Akten privat aufzubewahren und vermeide Cluster auf deinem Schreibtisch, die bei deinen Kunden einen schlechten ersten Eindruck hinterlassen könnten.
3. Gute Umgangsformen üben
Ein guter Nachbar zu sein ist ein wichtiger Tipp für die Arbeit in einem Großraumbüro. Sei dir bewusst, wie sich deine Entscheidungen auf die Umgebung deines Kollegen auswirken können. Achte auf die Sinneseindrücke in dem Raum. Achte auf Gerüche (von Lebensmitteln oder Körperdüften), Geräusche (von Musik, Gesprächen, Essen, Fingerklopfen, Summen usw.) und visuelle Ablenkungen (Beleuchtung, Spiegelungen oder Fernseher). Übe dich in Empathie, indem du dich in die Lage deines Teamkollegen versetzt, und wenn du dir nicht sicher bist, wie jemand über deine Wahl denkt, frag ihn. Sie werden es dir sagen!
4. Privatsphäre respektieren
Offene Büroumgebungen sind nicht ideal, um Privatsphäre zu gewährleisten. Jedes Teammitglied braucht Zugang zu einem privaten Raum, um sowohl berufliche als auch private Aufgaben zu erledigen. Viele Coworking Spaces bieten Unternehmen private Telefonzellen und Besprechungsräume, um diesem Bedürfnis gerecht zu werden. Wenn du nicht Teil einer Coworking-Community bist, solltest du sicherstellen, dass dein Großraumbüro über mindestens einen Raum oder eine Ecke verfügt, die deine Teammitglieder für private Gespräche nutzen können. Für dein Team in der Geschäftsführung und der Personalabteilung ist dies unverzichtbar. Das Tragen von Kopfhörern am Schreibtisch ist eine weitere Möglichkeit, um Abhören zu verhindern und Ablenkung zu reduzieren.
5. Ordentlich sein
Auch wenn du dich selbst nicht als sauber und aufgeräumt bezeichnen würdest, solltest du dich bemühen, deinen Arbeitsplatz vorzeigbar zu halten. Wenn dein Unternehmen häufig Gäste empfängt, ist dieser erste Eindruck wichtig und ein wichtiger Tipp für die Arbeit in einem Großraumbüro. Auch wenn dein Unternehmen keine Gäste beherbergt, kann sich das allgemeine Erscheinungsbild deines Arbeitsplatzes negativ auf deine Kollegen auswirken, die sich um das Erscheinungsbild ihres Arbeitsplatzes kümmern. Achte darauf, wenn dein "Zeug" in den Arbeitsbereich eines anderen gelangt, und räume in den gemeinsam genutzten Räumen hinter dir auf.
6. Ausgleich zwischen Zugänglichkeit und Ablenkung
Zu den Vorteilen, die es mit sich bringt, näher bei deinem Team zu sitzen, gehört, dass du besser mitbekommst, was in deiner Gruppe vor sich geht, dass du Probleme besser lösen kannst und dass du leichter Coaching und Mentoring anbieten kannst. Informelle Gespräche können die Entscheidungsfindung beschleunigen und es dir ermöglichen, mehr Einfluss auf die Arbeit deines Teams zu nehmen. Diese Vorteile können jedoch auf Kosten deiner Fähigkeit gehen, mit Ablenkungen umzugehen und individuell produktiv zu sein. Das richtige Gleichgewicht zu finden, wird einige Zeit dauern und hängt wahrscheinlich davon ab, welche Prioritäten du jeden Tag setzt.
7. Entgegennahme von Telefonaten im Freien
Die meisten, wenn nicht sogar alle deine Anrufe finden heute wahrscheinlich in einem Raum statt. Gespräche, die nicht vertraulich sind, und Gespräche, die du nicht fühlst, kannst du wahrscheinlich auch mit Kopfhörern an deinem Schreibtisch führen. Es mag eine Umstellung sein, aber mit der Zeit wirst du ganz natürlich feststellen können, ob die Art des Gesprächs einen Raum benötigt oder nicht.
8. Frische Luft und Bewegung
Frische Luft wird seit langem als etwas angepriesen, das alles heilen kann, was dich plagt. Und das stimmt auch. Wenn du es schaffst, einmal am Tag das Büro zu verlassen und nach draußen zu gehen, kann das viel dazu beitragen, den Stress abzubauen, der sich in einem Großraumbüro aufgestaut hat. Geh also in deiner Pause um den Block spazieren. Geh zum Mittagessen in dein Lieblingsrestaurant oder iss dein Lunchpaket auf einer Parkbank. Lass dich von schlechtem Wetter nicht aufhalten; nimm Stiefel, warme Kleidung und einen Regenschirm mit - was immer du brauchst, um den Elementen in deiner Umgebung zu trotzen.
Denke daran, tief zu atmen, wenn du draußen bist, um so viel Luft wie möglich in deine Lungen zu bekommen. (Tiefes Atmen baut auch Stress ab.) Bewegung hebt auch deine Stimmung. Wenn du die Möglichkeit hast, solltest du in deiner Pause im Freien spazieren gehen oder sogar laufen, vorausgesetzt, dein Arbeitsplatz verfügt über eine Dusche. Wenn das nicht möglich ist, geh einmal am Tag in einen anderen Teil des Gebäudes. Wenn du deine Umgebung für eine Weile verlässt, kann das Stress abbauen und dir eine neue Perspektive geben.
Schließlich solltest du neue Dinge ausprobieren und geduldig sein. Anfangs mag es sich ineffizient anfühlen, aber je mehr du bereit bist zu erkunden, wie die Umgebung deine Bedürfnisse unterstützen kann, desto schneller wirst du herausfinden, was für dich funktioniert. Manche Erfahrungen können frustrierend sein, aber lass dich davon nicht unterkriegen. Nimm dir Zeit, um eine neue Routine zu entwickeln. Die zweite Woche wird leichter sein als die erste, und nach den ersten Wochen wirst du ein gutes Gefühl dafür haben, wie du deine Arbeit am besten unterstützen kannst.
