Egal, ob Du ein Unternehmen führst oder ein Team leitest, es ist sehr wahrscheinlich, dass Du früher oder später ein neues Gesicht in deinen Reihen willkommen heißen wirst. Wann immer ein neuer Mitarbeiter bei dir zu arbeiten beginnt, solltest Du ein erfolgreiches Onboarding durchführen, damit Du alle von dieser neuen Beziehung profitieren kannst.
Warum onboarding?
Aber beginnen wir doch am Anfang: Warum wollen wir denn überhaupt jemanden onboarden? In der Regel sind neue Mitarbeiter super motiviert und wollen sofort losstarten. Leider wissen sie aber natürlich noch nicht, wie sie das tun können. Damit diese Motivation also nicht rasch wieder im Nichts verpufft, solltest Du als Arbeitgeber diese erste Phase so angenehm wie möglich gestalten. Das heißt auch, die Einführung in die Arbeit sollte durchaus fordernd, aber auf jeden Fall sanft ablaufen und vom Sprung ins kalte Wasser (also den Neuling sofort ins Daily Business zu werfen) solltest Du Abstand nehmen. Das überfordert und frustriert. Lässt Du also Ihren neuen Kollegen erst ankommen und zeigst Du ihm alles, was er im Arbeitsalltag wissen muss.
Tipps für erfolgreiches Onboarding
Wir haben hier einen kleinen LEitfaden für dich erstellt, wie Du dein Onboarding gestalten könnten.
Einarbeitungsplan
Ganz wichtig ist schon die Vorbereitung, denn das Onboarding beginnt, noch bevor der neue Mitarbeiter bei der Türe herein kommt. Dazu gehört alles, was an Vorbereitungen nötig ist, also die Einrichtung eines Arbeitsplatzes, die Beschaffung der Technik und eventuell Geschenke für den neuen Kollegen.
Zusätzlich solltest Du dich im Vorfeld überlegen, wann und wie Du den neuen Mitarbeiter im Team vorstellst, wie die Abläufe im Unternehmen erklärt werden und eventuell auch erste Zielsetzungen.
Phasen des Onboarding
Das Onboarding teilt sich in drei Phasen: Die Vorbereitung, die Orientierung und die Integration.
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Vorbereitungsphase - Hier passiert die tatsächliche Vorbereitung auf den neuen Kollegen. Sie umfasst die Einrichtung des Arbeitsplatzes, das Informieren aller Beteiligten, die erste Kontaktaufnahme (inklusive Dresscode und Arbeitsbeginn), einen Mentor fürs Onboarding ernennen und erste Informationen über das Unternehmen zukommen lassen.
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Orientierungsphase - Jetzt ist der Kollege endlich da und wird nun etwa drei Monate brauchen sich wirklich zu orientieren. Insbesondere jetzt sind Mentor und Vorgesetzte besonders wichtig. Der Kollege wird im Unternehmen vorgestellt, bekommt seinen Arbeitsplatz und die wichtigsten Informationen. Ganz wichtig: Lässt Du den Kollegen unbedingt beim Mittagessen dabei sein! Damit lernt er mehr Kollegen kennen und kann sich schneller einleben!
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Integrationsphase - Der Mitarbeiter ist langsam an das Unternehmen, die Abläufe, die Arbeit und die Kollegen gewöhnt. Jetzt ist es an der Zeit, den Mitarbeiter immer selbstbestimmter arbeiten zu lassen. Bleibst Du auf jeden Fall als Ansprechperson weiterhin verfügbar, erlaubst Du aber auch Freiräume, damit der Mitarbeiter sich wirklich auch ausprobieren und sein volles Potenzial entfalten kann.
Integration auf allen Ebenen
Integration ist ein langsamer Prozess, aber wenn er erfolgreich durchlaufen wurde, hast Du motivierte Mitarbeiter, die sich zugehörig fühlen und begeistert sind von ihrem Arbeitgeber. Dafür ist es wichtig, den neuen Kollegen von Anfang an auf allen Ebenen zu integrieren.
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Fachlich - Der Mitarbeiter sollte auf jeden Fall geeignet sein für seine Position und weder über- noch unterfordert werden. Außerdem muss er immer wissen, an wen er sich bei Fragen wenden kann.
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Sozial - Ist der Neue Teil des Teams oder ein Anhängsel? Der neue Kollege sollte von Anfang an als wertvolles Mitglied vom Team und den Vorgesetzten gesehen und geschätzt werden.
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Kulturell - Der neue Mitarbeiter sollte immer wissen, welchen Sinn seine Arbeit hat und er sollte sich so gut wie möglich mit dem Unternehmen identifizieren.
Onboarding Prozess im Unternehmen
Obwohl die Wichtigkeit von erfolgreichem Onboarding allgemein anerkannt ist und wesentlich dazu beiträgt, ob Mitarbeiter im Unternehmen bleiben, gibt es nur in jedem zehnten Unternehmen (!) ein eigenes Budget für Onboarding von Mitarbeitern. Dabei wäre es sehr wichtig sich im Unternehmen Zeit zu nehmen um eigene Prozesse zu entwickeln, wie das Onboarding der neuen Kollegen ablaufen soll. Natürlich ist der Mentor in erster Linie dafür verantwortlich, aber wenn die Mentoren auf bereits bestehende Prozesse und Materialien zur Einarbeitung zurückgreifen können, entlastet das die Mentoren und unterstützt das erfolgreiche Onboarding.
Regelmäßige Feedback Gespräche
Auch dieser Punkt ist in vielen Unternehmen noch stiefmütterlich behandelt. Regelmäßiges Feedback ist eine der wesentlichsten Möglichkeiten um sich zu verbessern. Dasselbe gilt aber auch für das Unternehmen. Nur, wenn die Mitarbeiter die Möglichkeit haben Feedback zu geben (und dieses auch gehört wird) kann sich das Unternehmen gut weiterentwickeln.
Besonderes Potenzial bilden hier die neuen Mitarbeiter. Sie sind noch nicht unternehmensblind und bringen wertvolle Erfahrungen aus ihren bisherigen Anstellungen mit. Vielleicht ist auch der eine oder andere Punkt dabei, der dem eigenen Unternehmen weiterhelfen könnte um noch besser zu werden?
Dieses Potenzial sollte auf jeden Fall genutzt werden! Und auch umgekehrt ist es wichtig, dass der Mitarbeiter viel Feedback bekommt, wenn er eine Arbeit gut macht. Das baut Selbstvertrauen im neuen Job auf und Vertrauen in das Team, wenn ehrlich und wertschätzend miteinander kommuniziert wird.
Standardisierung Onboarding
Interessante Studien haben gezeigt, dass standardisierte Onboarding Prozesse im Unternehmen dazu führen, dass die Bindung der Mitarbeiter um etwa 19% höher ausfiel, als wenn diese Prozesse fehlten. Wenn alle Phasen des Onboarding standardisiert werden, also beispielsweise Checklisten oder Leitfäden zur Verfügung gestellt werden und im Vorfeld Verantwortlichkeiten und Termine festgelegt werden, erspart das viel Zeit. Natürlich sollte das Onboarding weiterhin so individuell wie möglich und auf den neuen Kollegen passend zugeschnitten sein, aber alles was standardisiert werden kann (zum Beispiel die Beschaffung der Technik und das Einrichten des Arbeitsplatzes) sollte möglichst standardisiert ablaufen.
Software für Onboarding
Obwohl nur wenige Unternehmen sie verwenden, gibt es inzwischen auch fürs Onboarding viele gute Software Optionen am Markt. Diese Software hilft dabei, die neuen Mitarbeiter onzuboarden und zwar auf eine möglichst individuelle Weise. Beispielsweise könnten auf so einer Software Einführungsvideos gezeigt werden, die der neue Mitarbeiter sich in Ruhe ansehen darf, oder es gibt Leitfäden, wie und welche Software im Unternehmen verwendet wird. Häufig werden auch Wikis verwendet, in denen alle Mitarbeiter die wichtigsten Informationen zu unterschiedlichen Themen finden können, und insbesondere die wichtigsten Themen können hier für neue Mitarbeiter in einer Liste zusammengefasst werden.
Happy Onboarding!
