Der Arbeitsalltag kann hektisch und unübersichtlich sein. Die Deadline für das nächste Projekt, die To-do-Liste für den Auftrag oder die Kommunikation zwischen Teamkollegen können dabei schnell unter den Tisch fallen. Das muss aber nicht sein; heutzutage gibt es unzählige Programme und Tools, die das Arbeiten im Büro effizienter machen können.
Dabei muss es aber nicht immer teuer sein. Viele kostenlose Programme können problemlos mit ihren kostenpflichtigen Konkurrenten mithalten. Wir stellen dir mit dieser Liste 7 kostenlose Tools vor, die deinen Arbeitsalltag vereinfachen können.
Hinweis: Alle Programme in dieser Liste verfügen über eine kostenlose Basisversion. Dieser erlaubt die Nutzung von den meisten wichtigen Funktionen. Allerdings gibt es bestimmte Features, die nur in einer kostenpflichtigen Version verfügbar sind. Die hier aufgelisteten Programme können allerdings problemlos auch kostenlos genutzt werden – ohne einen Abstrich bei den essenziellen Features machen zu müssen.
1: Trello – ideal für Projektmanagement
Gerade, wenn dein Beruf die Verwaltung von mehreren Projekten involviert, ist Trello eine angenehme Lösung für das Problem. Mit der kostenlosen Software kannst du deine Projekte und Aufgaben in übersichtliche Karteien verwandeln, die dir jederzeit den Stand der Dinge darstellen. To Do’s, Karteikarten mit Aufgaben und Personalzuweisungen und komplette digitale Pinnwände können mit Trello erstellt werden.
Wie viele andere Programme auf dieser Liste, verfügt auch Trello über kostenpflichtige Premium-Funktionen. Allerdings sind die meisten Funktionen in der kostenlosen Basisversion von Trello enthalten. Übrigens: Mit Trello können auch Teams an den gleichen Boards zusammenarbeiten – perfekt, wenn du mit mehreren Menschen arbeitest.
2: Dropbox – mit der Cloud Dateien teilen
Die Cloud ist für viele Menschen nach wie vor ein undurchsichtiges Konzept. Das Abspeichern von teilweise vertraulichen Daten auf fremden Servern bereitet dem ein oder anderen schon mal Kopfschmerzen. Und auch, wenn die IT-Sicherheit immer an oberster Stelle stehen sollte – die Bequemlichkeit der Cloud ist nicht von der Hand zu weisen.
Ohne Frage ist Dropbox daher ein sinnvolles Tool, um Daten schnell und effizient zwischen verschiedenen Computern zu versenden. Innerhalb von Sekunden ist ein Share-Link erstellt, der automatisch per E-Mail an den Empfänger versendet wird. So können auch große Dateien geteilt werden – ganz ohne USB-Sticks oder das Versenden von E-Mails mit riesigen Anhängen.
3: Microsoft Teams – Kommunikation leicht gemacht
Videokonferenzen und -calls gehören spätestens seit der Coronapandemie für viele Menschen zum Arbeitsalltag. Die Möglichkeit, von jedem Ort der Welt aus (eine Internetverbindung vorausgesetzt) an einem Meeting teilnehmen zu können, hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert. So ist die Remote-Arbeit immer und überall möglich, unabhängig von den Auswirkungen der Pandemie.
Mit Microsoft Teams können Meetings und Konferenzen schnell und einfach virtuell abgehalten werden. Ein Mikrofon und eine Webcam – mehr braucht es nicht. Auch hier wird ein einfacher Einladungslink an die Teilnehmer gesendet.
Als Alternativen möchten wir an dieser Stelle auch Google Meets und Zoom nennen, die Microsoft Teams in nichts nachstehen. Welches der Programme du und dein Team nutzen, ist Geschmackssache – die Funktionen sind bei allen nahezu identisch.
4: Any.do – effektives Zeitmanagement in der Hosentasche
Für viele Menschen ist Zeit eine wichtige Ressource. Daher ist es ebenso bedeutend, die Zeit effektiv nutzen zu können. Mit einer Zeitmanagement-App wie Any.do kann jeder einen Zeitplan erstellen, der auf die eigenen Bedürfnisse angepasst ist. To-do-Listen, Erinnerungen und Deadlines können einfach und unkompliziert eingetragen werden. Ist eine der Aufgaben erledigt, wird einfach ein Haken unter den entsprechenden Posten gesetzt.
Die kostenlose Basisversion deckt dabei alle Bedürfnisse ab. Soll der Zeitplan etwas detailliert sein oder beispielsweise Termine mit verschiedenen Farben hinterlegt werden, dann ist das kostenpflichtige Upgrade zur Premiumversion (5,99€/Monat) nötig. Aber auch in der Basisvariante kann Any.do auf ganzer Linie überzeugen.
5: Google Docs: Online-Dateiverarbeitung
Wer überwiegend mit Microsoft Word arbeitet, kennt das Problem: Dateien werden zum Review an Mitarbeiter oder Kunden gesendet. Nachdem man diese zurückbekommen hat (meistens per E-Mail), geht es an die Umsetzung des Feedbacks. Dieses Versenden von Dateien kann aber nicht nur Zeit in Anspruch nehmen, es kann auch die firmeneigenen Server zumüllen.
Google Docs ist daher eine deutlich angenehmere Lösung. Die cloudbasierte Software kann direkt vom Browser aus genutzt werden, um Textdokumente, Tabellen oder sogar Präsentationen zu erstellen. Zur Korrektur sendet man den anderen Personen einfach einen Link, über den diese dann Kommentare und Feedback im Dokument hinterlassen können. Die Nacharbeit erfolgt dann direkt in Google Docs – ohne das lästige Versenden von E-Mails mit Anhängen.
Die Nutzung von Google Docs kostet nichts, setzt jedoch ein Google Drive-Konto voraus. Auch dieses Konto kostet in der Basisversion nichts – nur, wenn du mehr Speicherplatz als die kostenlosen 100 GB benötigst, ist ein kostenpflichtiges Upgrade nötig.
6: Evernote: Notiz-Tools
Wer kann sich nicht noch an die Zeit erinnern, als Post-its und andere Notizen auf jedem Schreibtisch im Büro zu finden waren? Die kleinen gelben Zettel waren der treue Begleiter jedes Beschäftigten, der einen Überblick behalten wollte. Mit der zunehmenden Digitalisierung werden solche Notizen allerdings immer seltener – auch zur Freude der Umwelt.
Mit einer Software-Lösung wie Evernote kannst du schnell und einfach Notizen machen. Das Programm verfügt sogar über eine Erweiterung, die in deinen Browser eingebunden werden kann. Die Basisversion von Evernote enthält alle wichtigen Funktionen, ein Premium-Upgrade lohnt sich nur in bestimmten Fällen.
7: Asana: Projektmanagement-Software
In vielen Punkten ähnelt Asana stark dem bereits vorgestellten Programm Trello. Es handelt sich hierbei ebenfalls um ein Organisations-Tool, das den Arbeitsablauf und das Projektmanagement effizienter gestalten soll. Darüber hinaus bietet Asana eine Chat-Funktion, über die Teammitglieder schnell miteinander kommunizieren können – das ist oftmals deutlich schneller, als E-Mails zu versenden.
Dabei ist Asana für Teams bis zu 15 Leuten kostenlos. Sollen mehr User Zugang zu den Projekten haben, muss ein kostenpflichtiges Abo abgeschlossen werden. Daher eignet sich Asana vor allem für kleine Teams und Selbstständige, die nur mit wenigen Personen direkt zusammenarbeiten müssen, dabei aber dennoch einen großen Wert auf Funktionalität und Organisation legen.
Ob du nun Trello oder Asana nutzt, ist dir und deinem Team überlassen. Letztlich handelt es sich hierbei wohl um eine Frage der Nutzung; beide Programme bieten ähnliche Vorteile, unterscheiden sich aber in der Handhabung und dem Design. Probiere am besten beide Lösungen aus und schaue, welche dir eher liegt.
