Fristen sind eine universelle Notwendigkeit in jeder Branche. Sie bringen jedoch ein drohendes Druckgefühl mit sich, das dazu führen kann, dass wir uns ängstlich, gestresst und überfordert fühlen. Zweifellos können diese Gefühle unsere Produktivität und unsere Gesundheit beeinträchtigen. Daher ist es besonders wichtig, dass Sie einen kühlen Kopf bewahren und die Aufgaben mit Intelligenz angehen.
Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, Ihre Nerven ruhig zu halten und die Arbeit überschaubarer zu machen. Wir haben sechs zur Prüfung zusammengestellt.
1. Erstellen Sie eine Checkliste
Es ist normal, dass Sie sich überfordert fühlen, wenn Sie eine hohe Arbeitsbelastung und knappe Fristen haben. So normal, dass 83 % der Deutschen Arbeitnehmer angeben, bei der Arbeit gestresst zu sein.
Wir können diese beängstigende Statistik beseitigen, indem wir Projekte überschaubarer machen. Beginnen Sie damit, eine Checkliste zu erstellen, um einen Überblick darüber zu bekommen, was getan werden muss. Es fühlt sich gut an, Ihre Aufgaben zu organisieren und eine Struktur um sie herum zu schaffen. Und es gibt einen zusätzlichen Bonus: Das Abhaken abgeschlossener Aufgaben zeigt, dass Sie Fortschritte machen, und nimmt hoffentlich etwas Druck ab.
Es gibt zahlreiche Checklisten-Apps, die Ihnen dabei helfen, eine Checkliste zu erstellen und Ihnen den Überblick über Ihre Aufgaben geben. Alternativ, tut es ein guter alter Block, auf dem Sie sich austoben können, genauso gut.
2. Priorisieren Sie die schwierigsten Aufgaben
Überprüfen Sie die Checkliste, die Sie erstellt haben. Welche Aufgaben werden Sie zuerst übernehmen? Untersuchungen zur Produktivität am Arbeitsplatz, zeigen, dass Menschen sich von Natur aus zu den einfachen Aufgaben auf ihren To-do-Listen hingezogen fühlen. Sich jedoch dafür zu entscheiden, die schwierigsten Aufgaben anzugehen, tatsächlich eine bessere Idee ist. Denken Sie zum Beispiel daran, eine wichtige E-Mail an einen Kunden zu schreiben oder ihn am besten direkt anrufen.
Warum ist das so? Es gibt ein fast sofortiges Erfolgserlebnis, das uns motiviert, mehr zu tun. Außerdem, kann hier die 80/20-Regel angewandt werden, die unter anderem besagt, dass zum Beispiel 80 % der Checkliste mit 20 % Aufwand erledigt werden kann. Im Klartext heißt das, dass wenn Sie die großen Brocken zuerst angehen, solange Sie noch frisch und munter sind, der Rest sich dann noch leichter erledigen lässt und die Checkliste erscheint nicht mehr so überwältigend.
Anstatt also zuerst die kleinen Sachen abzuschließen, wählen Sie die Aufgaben, die am längsten dauern oder die meiste Intelligenz erfordern. Ein weiterer Tipp: Überprüfen Sie Ihre Liste, um zu sehen, welche Aufgaben für das Projekt wesentlich sind, und streichen Sie diejenigen, die einfach nett sind.
3. Erstellen Sie Ihre eigenen Fristen
Ist Ihr Projekt bis zum Ende des Tages Freitag fällig? Anstatt zu planen, an diesem Tag um 17:00 Uhr zu liefern, planen Sie, am Ende des Tages am Donnerstag fertig zu werden. Es mag lächerlich klingen, Ihrem gestressten Selbst eine noch engere Frist zu setzen, aber die Realität ist, dass es Ihnen viel Stress ersparen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen kann, dass Sie die tatsächliche Frist einhalten. Und es ist schön, mehr Zeit zu haben, wenn Sie sie am Ende brauchen. Nicht nur werden Sie mit einem Projekt oder einer Aufgabe rechtzeitig abgeschlossen haben, es wird auch noch Zeit vorhanden sein, mögliche Korrekturen vorzunehmen, sofern Bedarf dazu besteht.
Dadurch erscheint Ihre Arbeit als zuverlässig, professionell und effizient. Und selbst wenn das Ergebnis zu Ihrer eigenen Frist hin nicht perfekt ist, der Rahmen bis zur eigentlichen Frist erlaubt es Ihnen Details auszuarbeiten und kleine Änderungen vorzunehmen, die da Gesamtergebnis noch besser erscheinen lassen. Ihre Kunden, Manager oder Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen.
4. Nutzen Sie Ihren Tech-Stack, um Effizienz zu schaffen
Setzt Ihr Unternehmen Technologien ein, mit denen Sie Zeit sparen können? Erwägen Sie die Nutzung eines Projektmanagement-Tools wie Asana oder Workfront, um die Zusammenarbeit Ihres Teams zu unterstützen, oder probieren Sie ein Kommunikationstool wie Slack aus, um schnell Informationen und Feedback zu erhalten und gleichzeitig die Anzahl der von Ihnen gesendeten E-Mails und geplanten Meetings zu reduzieren.
Haben Sie Probleme, die benötigten Dateien zu finden? Anstatt Assets auf einzelnen Computern zu speichern, sollten Sie in eine Cloud-basierte Lösung wie ein Digital-Asset-Management-Tool investieren, damit jeder einfach und schnell finden kann, was er braucht.
5. Machen Sie eine kurze Pause
Das mag kontraintuitiv klingen, um Fristen einzuhalten, aber manchmal hilft es, innezuhalten und für eine Weile wegzugehen. Machen Sie einen kurzen Spaziergang, gehen Sie an die frische Luft oder holen Sie sich einen Kaffee. Oder investieren Sie einen elektrisch höhenverstellbaren Schreibtisch, wie Q8 Bambus Schreibtisch von FlexiSpot, dass Sie bei der Abwechslung zwischen stehende und sitzende Arbeitsphasen eine Mini-Pause für das Gehirn schaffen können.
Nicht überzeugt? Eine Studie der Draugiem Group ergab, dass Mitarbeiter, die regelmäßig Pausen einlegten, produktiver waren als ihre Kollegen. Die Studie kam zu dem Schluss, dass der ideale Arbeitsrhythmus 52 Minuten Arbeit gefolgt von einer 17-minütigen Pause beträgt.
Ob Sie etwas Kreatives machen oder eine große Liste abarbeiten müssen, wenn Sie sich kurz davon distanzieren, geben Sie Ihrem Verstand die Möglichkeit Revue zu passieren und das bisher Gemachte einmal durchzuspielen. Dabei stellen Sie fest, wie weit Sie bisher gekommen sind, was es noch zu erledigen gibt, wo Sie als nächsten weitermachen und was Sie in der nächsten Session sogar verbessern können.
6. Bitten Sie um Hilfe
Fristen können sich viel stressiger anfühlen, wenn Sie ihnen alleine gegenüberstehen. Scheuen Sie sich nicht, die Hand zu heben und Ihre Kollegen um Hilfe zu bitten. Der Vorteil hier ist, dass Ihre Kollegen Sie daraufhin auch mal um Hilfe bitten werden. Daraus ergibt sich eine insgesamt bessere Zusammenarbeit im Team, das Team-Empfinden wird dadurch gestärkt und Ihr Wert in Ihrer Position betoniert sich mit der Zeit fest.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass man um Hilfe bitten muss. Tatsächlich gehen Schätzungen davon aus, dass 75 % bis 90 % der Hilfe, die Kollegen sich gegenseitig geben, auf eine direkte Bitte hin erfolgt. Worauf warten Sie?
Leider werden Hochdruckfristen nie verschwinden. Nutzen Sie also die Tools, die Sie haben, atmen Sie tief durch und kontrollieren Sie, was Sie können. Es gibt viel, was Sie tun können, um Ihr Arbeitspensum und die damit verbundenen Fristen besser zu meistern.
