5 Wege, wie Zeitmanagement deinen Arbeitstag entlasten kann

Es gibt alle möglichen Dinge, die unser Leben stressig machen. Aber es scheint, dass der Arbeitsplatz mehr denn je zu einer Hauptquelle geworden ist. Bis zu 80 % der Arbeitnehmer geben an, dass sie sich teilweise oder gar stets im Job überlastet fühlen.

Wir brauchen keine Studie, die uns sagt, dass unsere Arbeit leidet, wenn wir gestresst sind. Und während Stress am Arbeitsplatz durch viele verschiedene Faktoren verursacht wird, gibt es einen, den du selbst steuern kannst: wie du deine Zeit einteilst.  

Die Ursachen für Stress am Arbeitsplatz

Stress ist das Ergebnis vieler kleiner Dinge, von denen du denkst, dass du sie bewältigen kannst, und dann trifft dich plötzlich alles. Eine der häufigsten Ursachen für Stress bei der Arbeit darin besteht, sich den Dingen zu widmen, von denen du bewusst oder unterbewusst weißt, dass du keine Zeit haben wirst, sie zu erledigen.

Es passiert den Besten von uns. Diese kleine Stimme in deinem Kopf sagt: „Du schaffst es schon irgendwie“, und ehe du dich versiehst, hast du ja gesagt, ohne über die Konsequenzen nachzudenken, wenn du deinem Zeitplan noch eine weitere Verpflichtung hinzufügst. Und während du es zwar bewältigst, werden deine Beine irgendwann nachgeben, wenn du ständig überlastet wirst.

Wie kann Zeitmanagement dabei helfen, dich zu entlasten?

Zeitmanagement ist zwar keineswegs die einzige Quelle von Stress bei der Arbeit, aber es ist eine der bewährten Strategien, um ihn zu lösen.

1. Identifiziere Planungsfehler

Der Grund, warum wir so schnell mehr Beschäftigung annehmen, ist nicht nur der soziale Druck, bei der Arbeit gut auszusehen. Die meisten von uns sind unglaublich schlecht darin einzuschätzen, wie lange eine Aufgabe dauern wird.

Um sich vor diesen Planungsfehlern zu schützen, ist eine Zeitprüfung eine der besten Techniken. Ein Zeitaudit ist ein Prozess, der dir eine klare Vorstellung davon gibt, wie du deine Zeit tatsächlich verbringst. Und wie das im Vergleich dazu aussieht, wie du sie verbringen möchtest.

Und so funktioniert ein Zeitaudit:

• Schreibe auf, wie du deine Zeit idealerweise jeden Tag verbringen möchtest

• Vergleiche deine Absichten mit deinen Handlungen und passe dich entsprechend an

Ein Zeitaudit zeigt dir nicht nur auf, wo du Zeit mit unwichtiger Arbeit verschwendest. Es sagt dir auch, wie viele Stunden du realistischerweise jeden Tag arbeiten musst, damit du deinen Aufgaben schaffst.

2. Erstelle eine Vorlage für den Tag

Es ist schwer, sich Zeit für die wichtigste Arbeit zu nehmen, wenn jemand anderes dir vorschreibt, wann und wo du arbeitest.

Das Erstellen eines Tagesplans, der die Zeit für konzentriertes Arbeiten und die unvermeidlichen Besprechungen und Nachholtermine in Einklang bringt, ist der Schlüssel zur Kontrolle von Stress bei der Arbeit. Allerdings haben nicht alle von uns dieses Maß an Kontrolle darüber, wie wir jeden Tag arbeiten. In diesem Fall kannst du deinen Zeitplan entlasten, indem du dem Tag „Margen“ hinzufügst:

Hast du das Gefühl, von Besprechung zu Besprechung oder von Aufgabe zu Aufgabe zu gehen, ohne Zeit zu haben, richtig zu essen oder den Kopf freizubekommen, kannst du dich so auf deine Aufgaben konzentrieren, dass du die Menschen um dich herum aus den Augen verlierst.

Blocke daher Zeit in deinem Kalender, welche du als privat kennzeichnest. Für andere sieht dies wie andere Verpflichtungen aus und sie werden nicht versuchen, deine Zeit zu buchen. Dieser zusätzliche Platz gibt dir die Möglichkeit, deinen Kopf freizubekommen und bietet dir Raum, um deine Arbeit zu planen und zu priorisieren.

3. Legen klare Grenzen fest

Kommunikation ist zwar wichtig, doch sie kann sehr störend und ein Zeitfresser sein. Daher musst du klare Grenzen festlegen und die Kommunikation wie das Telefon, E-Mails, Nachrichten und auch Meetings von Zeit zu Zeit blockieren, um dich auf deine Arbeit konzentrieren zu können. 

Setze die Erwartung herunter, immer zu 100 % sofort zu reagieren. Sie ist nicht nur unrealistisch, sondern ebenfalls nicht gesund. Und ehrlich gesagt sind es wahrscheinlich auch nicht die Erwartungen der anderen Person – es sind deine eigenen Erwartungen, die dich daran binden.

Wenn du auf Nachrichten eine Stunde oder halbe Stunde später reagierst, also immer, wenn du eine wichtige Arbeit erledigt hast, schaffst du sehr viel mehr und die Welt wird in dieser kurzen Zeit nicht untergegangen sein. 

4. Hör auf mit Multitasking

Die Tools, die uns helfen, produktiv zu sein, können uns genauso leicht stressen, indem sie den größten Teil unseres Tages in Anspruch nehmen. Nirgendwo trifft dies mehr zu als bei Kommunikationstools wie E-Mail und IM.

Während die meisten unserer Jobs stark von Kommunikation abhängen, haben wir uns so daran gewöhnt, zwischen E-Mail und produktiver Arbeit hin und her zu wechseln, dass wir glauben, dass dies kein Problem darstellt. Doch es ist ein Problem. Es kann dich bis zu 40 % deiner Produktivität kosten. Je mehr du deine E-Mails im Hintergrund offen hast oder schnell zu Slack wechselst, um eine Frage zu beantworten, desto weniger produktiv wirst du sein.

Der erste Schritt ist, sich des Problems bewusst zu werden. Als Nächstes musst du Lösungen finden, die in deinem Arbeitsumfeld Sinn machen. Eine Lösung, die Forscher kürzlich gefunden haben, ist die sogenannte „Stoß-Kommunikation“, also in Blöcken.

5. Sorge für eine gesunde Work-Life-Balance

Manchmal nehmen wir zu viel Arbeit in Kauf, weil wir einfach nicht wissen, wo wir anfangen sollen. Prioritäten verschieben sich und es ist schwer zu wissen, was die wahren Prioritäten sind. Aber zu wissen, welche Arbeit an einem Tag am sinnvollsten ist, ist ein wirksames Mittel, um unseren Arbeitstag zu entlasten. Studien haben ergeben, dass die Möglichkeit, einer sinnvollen Arbeit nachzugehen, wichtiger sein kann als Gehalt, Arbeitsbedingungen und andere Vergünstigungen.

Der Sinn bei der Arbeit auf drei Faktoren zurückzuführen ist:

• Zweck: Wie sehr fühlst du dich von deinen Lebenszielen motiviert?

• Verständnis: Wie gut kannst du deine Lebenserfahrungen schätzen und verstehen und sie vor allem auch zu sehen?

• Bedeutung: Denkst du, dass deine Arbeit geschätzt wird?

Versuche, in deiner Freizeit Zeit zu finden, um diese Faktoren auszuleben. Findest du sie bei der Arbeit? Wenn nicht, könnte dies eine weitere bedeutende Stressquelle sein, die angegangen werden muss.