Zeitmanagement ist der Prozess der Planung und Kontrolle der Zeit, die du für bestimmte Aufgaben aufwenden willst, um deine Effizienz, Effektivität und Produktivität zu steigern. Zeitmanagement ist eine der wichtigsten unternehmerischen Fähigkeiten, die gelernt und geübt werden müssen, damit du in der gegebenen Zeit das Beste erreichen kannst.
Dein Potenzial, die Zeit zu managen, entscheidet über deinen Erfolg oder Misserfolg. Je besser du deine Zeit managst, desto mehr kannst du deine Arbeitsziele erreichen.
Zeitmanagement ist wichtig, denn es ermöglicht dir, die wichtigen Aspekte deines Lebens zu organisieren und in den Griff zu bekommen. Du kannst also produktiver sein, wenn du weißt, wie du deine Zeit besser einteilen, besser organisieren und die Kontrolle über wichtige Ereignisse übernehmen kannst.
Für ein effektives Zeitmanagement ist es unerlässlich, Prioritäten zu setzen. Wenn du es versäumst, Prioritäten zu setzen, wirst du natürlich scheitern. In diesem Artikel werden wir uns effektive Zeitmanagement-Tipps ansehen, die dir helfen können, bei der Arbeit erfolgreich zu sein.
1. Erstelle eine tägliche Aufgabenliste
Es ist leicht, von der Arbeit überwältigt zu werden, weil du schon zu viel um die Ohren hast. Und gerade die Notwendigkeit, ein Gleichgewicht zwischen Privat- und Berufsleben zu halten, bringt Stress mit sich.
Noch stressiger wird es jedoch, wenn wichtige Aufgaben unerledigt bleiben. Eine To-Do-Liste hilft dir dabei, deine Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen.
Das heißt, sie hilft dir, zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden, den Überblick über die noch zu erledigenden Aufgaben zu behalten, Zeit einzuteilen und so die Arbeit effizient zu erledigen.
Es gibt also einige Dinge, die du bei der Erstellung einer To-Do-Liste beachten solltest, um deine Produktivität zu steigern.
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Erstelle eine Liste mit Aufgaben, die du erledigen musst. Schau, welche Aufgaben du delegieren kannst.
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Nimm dir für jede Aufgabe eine bestimmte Zeit vor.
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Gestalte deine To-Do-Liste ästhetisch schön, um dich zu motivieren.
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Setze dir Fristen für jede Aufgabe und lege Rechenschaft ab.
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Lege deine To-Do-Liste vor dich hin, damit du immer wieder darauf zurückgreifen kannst.
2. Vermeide Multitasking
Wir freuen uns auf das Multitasking, damit wir mehr Arbeit erledigen können, wenn mehr Arbeit auf uns zukommt. Die Technologie hat es uns leicht gemacht, Multitasking zu betreiben.
Das führt jedoch zu unvollständigen Aufgaben. Das liegt daran, dass wir nicht in der Lage sind, uns lange genug auf ein Projekt oder eine Aufgabe zu konzentrieren, um das Projekt abzuschließen.
Außerdem beeinträchtigt es die Qualität unserer Arbeit und hält uns vom Lernen ab, da wir uns nicht zu hundert Prozent konzentrieren können.
Deshalb gibt es einige Möglichkeiten, wie du Multitasking vermeiden und deine Zeit besser einteilen kannst:
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Vermeide es, morgens als Erstes dein Telefon zu überprüfen
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Priorisierung der Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit
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Minimiere externe Ablenkungen
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Sage Nein zu zusätzlichen Aufgaben, die du erledigen sollst, für die du aber keine Zeit hast
3. Beginne deinen Tag gut
Dein Tag beginnt eigentlich schon mit dem Aufwachen. Plane eine realistische "Vor-Arbeitsroutine", die sicherstellt, dass du so früh wie möglich zur Arbeit kommst. Deine Routine kann (oder sollte sogar) schon am Vorabend beginnen.
Warum? Nun, diese ersten 30 Minuten geben den Ton für die folgenden Stunden an. Lege dir also deine Kleidung zurecht, weiß, wo deine Schlüssel, dein Telefon und andere persönliche Dinge sind, und halte alles bereit.
Deine Routine vor der Arbeit kann immer weiter verfeinert werden. Vielleicht kommst du sogar so weit, dass du dein Auto so parkst, dass es in die richtige Richtung zeigt, wenn du fährst!
4. Organisiere dich
Wenn du es noch nicht getan hast, lerne heute, wie du dich organisieren kannst. Setze es auf deine To-Do-Liste. Es ist egal, wie lange du das machst - mach es einfach jeden Tag, bis du weißt, was wohin gehört. Irgendwann wirst du keinen unordentlichen Schreibtisch mehr haben. Eine Büroschublade ist die ideale Büroausstattung für diesen Zweck. Damit kannst du die Akten, die du nicht mehr brauchst, oder Akten, die gerade nicht gebraucht werden, von deinem Schreibtisch fernhalten. Willst du eine gute Büroschublade kaufen, um deine Unterlagen sicher aufzubewahren? Schau dir die CB31 Büro-Rollcontainer Schublade von FlexiSpot an.
Selbst wenn du dich nur ein bisschen besser organisiert, wird sich das in Form von Zeitersparnis bemerkbar machen. Dein Arbeitstag wird reibungslos ablaufen und du reduzierst unnötigen Stress.
5. Halte dich an deinen Plan - aber sei flexibel, wenn sich Prioritäten verschieben
Der letzte Schritt ist, dass du dich an deinen Plan hältst. Es hat keinen Sinn, am ersten Tag mit einem glänzenden neuen Zeit Managementplan zu beginnen, wenn du am zweiten Tag den Ball fallen lässt. Bemühe dich stattdessen in den ersten Wochen, alte Gewohnheiten abzulegen und dich an deinen Plan zu halten.
Schließlich braucht jede neue Routine wiederholte Anstrengungen, um zur Gewohnheit zu werden. Die gute Nachricht ist, dass deine Verpflichtung zum Zeitmanagement schließlich zu einer automatischen wöchentlichen Gewohnheit werden wird - vielleicht schneller als du denkst.
Vergiss aber nicht, dass deine Prioritäten nicht in Stein gemeißelt sind - eine Aufgabe kann jederzeit wichtiger oder dringender werden, deshalb bleiben gute Zeitmanager flexibel genug, um ihren Zeitplan bei Bedarf zu ändern.
Es kann auch sein, dass dir unerwartet eine Aufgabe mit hoher Priorität über den Weg läuft. Wie bereits erwähnt, musst du deinen Plan ändern, wenn eine Aufgabe wichtiger oder dringender ist als die, die du für deinen Tag geplant hast. Flexibilität ist hier das A und O. Plane, dich an deinen Zeitplan zu halten, aber wenn ohne Vorwarnung eine wichtigere Aufgabe auf deinem Schreibtisch landet, müssen die Prioritäten verschoben werden. Das hat zur Folge, dass einige Aufgaben, die du eigentlich erledigen wolltest, plötzlich weniger Priorität haben und deshalb verschoben werden sollten, um Platz für die neue, wichtigere und dringende Aufgabe zu schaffen.
Wenn du die oben genannten Zeitmanagement-Tricks anwendest, wirst du deine hektische Arbeitswoche in den Griff bekommen. Wenn du sie konsequent anwendest, wirst du dich nicht mehr durch die Gegend quälen, um deine wichtigsten Aufgaben zu erledigen. Stattdessen wirst du ruhiger und hast mehr Zeit für die Aufgaben, die wirklich wichtig sind.
