Ziemlich jeder Job ist an gewisse Fristen gebunden. Sei es, dass du eine Deadline für ein bestimmtes Projekt hast, Steuerfristen für Selbstständige oder Abgabetermine von Arbeiten im Studium. Nicht immer fällt es jedem leicht, diese ohne Stress und Hektik einzuhalten.
Der Trick dabei ist, seine Zeit richtig zu planen, die Aufgaben, die zur Erledigung notwendig sind, zu identifizieren und organisieren und keine Ressourcen mit unproduktiven Tätigkeiten zu verschwenden. Der durchschnittliche Mensch verbringt weniger als 60 % seines Arbeitstages damit, etwas Produktives zu tun!
Ein spontanes Meeting hier, fortdauernde E-Mails und Benachrichtigungen da, der Arbeitsweg und all die endlosen Ablenkungen halten uns davon ab, wirklich produktiv zu sein. Besonders wenn du von zu Hause aus arbeitest, sind ein effektives Zeitmanagement und eine gute Organisation deiner Projekte und Aufgaben essenziell.
Hier sind 5 hilfreiche Tipps, wie du es schaffst, Abgabefristen und Deadlines einzuhalten, ohne den Überblick zu verlieren und in Panik zu geraten.
1. Organisation
Der Schlüssel zum Erfolg ist eine gute Organisation Ihrer Arbeit. Dies beginnt bereits bei einem aufgeräumten Schreibtisch. Darüber hinaus machen sich sehr organisierte Menschen jederzeit Notizen, führen einen Zeitplan und haben stets eine To-do-Liste.
Eine gute Organisation ist bereits die halbe Arbeit. Wenn du morgens erst einmal damit beginnst zu identifizieren, was du heute erledigen musst, verlierst du sehr viel an Zeit. Planst du nicht alles ein, was du zur Fristerreichung tun musst, wirst du kurz davor in Panik geraten und dir rennt die Zeit davon.
Organisation bedeutet ebenso, alle Geräte, Dokumente und Tools stets zur Hand zu haben oder zu wissen, wo sie sich befinden. Dies spart enorm Zeit und Nerven. Wenn du dich stets an ein System bei der Ablage von E-Mails, Verträgen und wichtigen Information hältst, verbringst du sehr viel weniger Zeit damit, danach zu suchen.
2. Planung
Um ein Ziel zu erreichen oder eine Frist einhalten zu können, ist eine detaillierte Planung ebenso wichtig wie die Organisation. Diese beiden Punkte gehen dabei Hand in Hand. Zur Planung gehört eine genaue Identifizierung dessen, was du brauchst, um dein Projekt rechtzeitig abschließen zu können.
Noch bevor du also damit beginnst, dich an die Arbeit zu machen, solltest du Zeit investieren, um zu
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identifizieren, was zur Zielerreichung notwendig ist,
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wie lange du für die einzelnen Tätigkeiten benötigst,
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wie viel Zeit du zum Termin hast und
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welche Aufgaben du delegieren kannst.
Am besten kreierst du eine Zeitleiste, die aus vielen kleinen Zwischenzielen besteht. Dadurch kannst du genau sehen, wo du mit deinem Projekt stehst und ob du im Zeitplan bist. Sollte es Verzögerungen geben, kannst du schnell genug reagieren und dir Hilfe holen, um die Fristen einzuhalten.
Zudem motiviert es dich, deine Fortschritte zu sehen und gibt dir ein beruhigendes Gefühl, wenn alles nach Plan läuft. Allerdings ist die nicht immer der Fall, weshalb zu auch das mit in deine Planung einbeziehen solltest. Wenn du Puffer in deinen Zeitplan einbaust, kannst du Tätigkeiten verschieben und Verzögerungen ausgleichen.
3. Fristen
Um die Fristen einhalten zu können, musst du natürlich immer genau erkennen, welche das sind. Wenn du dein eigenes Unternehmen hast, solltest du stets über sämtliche Termine und Erledigungstermine Bescheid wissen. Angefangen bei Steuerfristen, welche monatlich, quartalsweise oder jährlich sein können, Abgabetermine für Anträge, Wartungstermine von Maschinen und Bürogeräten und natürlich auch Deadlines für bestimmte Kundenprojekte.
Es gibt nichts Schädlicheres für ein Unternehmen – egal ob es sich um ein Einzelunternehmen handelt oder einen großen Konzern – als Fristen zu versäumen. Dies kann dich unter Umständen viel Geld kosten oder du verlierst deine Kunden. Das wiederum wird sich herumsprechen und somit deine Zukunft beeinträchtigen.
Selbst in der Schule oder im Studium ist es wichtig, auf Fristen zu achten. Gibst du eine Arbeit nicht rechtzeitig ab, erhältst du schlechte Noten. Meldest du dich nicht bis zu einer bestimmten Zeit für Kurse an, hast du das Nachsehen.
4. Selbstbewusstsein
Der Grund, warum so viele bei der Fristeinhaltung scheitern, ist ein mangelndes Selbstvertrauen. Ja, du hast richtig gelesen! Für einige bedeuten Fristen Druck. Sie lassen sich davon negativ beeinflussen und haben Angst davor. Dies kommt allerdings daher, dass sie nicht genügend organisiert sind und sie ihre Zeit nicht planen.
Eine gute Organisation und Ausarbeitung werden dich beruhigen, denn du wirst erkennen, dass du dein Ziel erreichen kannst. Auch wenn etwas schiefläuft, eine hervorragende Planung beinhaltet selbst dies. Es wird dein Selbstbewusstsein enorm steigern, wenn du all die kleinen Zwischenziele, die du in deinem Plan erstellt hast, erreichst und erkennst, dass du auf dem richtigen Weg zum Erfolg bist – und damit auch zur Abgabe innerhalb der Frist.
5. Stressmanagement
Stress entsteht, wenn du all die vorangegangenen Punkte nicht beachtest. Den Stress machen wir uns selbst. Nehmen wir an, ein Kunde kommt auf dich zu und möchte ein bestimmtes Projekt von dir erledigt haben. Ohne dass du eine detaillierte Organisation und Planung vorab durchführst, teilst du ihm mit, dass du es in zwei Wochen schaffen wirst.
Während du an dem Projekt arbeitest, merkst du jedoch, dass es nicht möglich ist, die Frist einzuhalten. Du gerätst in Panik, dein Stresslevel steigt, du kannst nur noch schlecht schlafen und dein Selbstvertrauen sinkt.
Dies hättest du vermeiden können, indem du vorab das Projekt planst. Dies muss nicht bis ins letzte Detail geschehen, doch achte auch immer darauf, Pufferzeiten einzubauen. Wenn du anhand deines Plans und deiner Organisation erkennst, dass das Projekt in drei Wochen fertiggestellt werden kann, füge noch eine Woche als Puffer hinzu und teile dies deinem Kunden mit.
Sollte dein Auftraggeber darauf bestehen, dass du das Projekt früher abschließt, kannst du ein paar Tage des Puffers abziehen. Somit kommst du dem Kunden entgegen und beide sind zufrieden. Selbst wenn nun etwas länger dauern sollte oder es Verzögerungen gibt, hast du noch immer freie Ressourcen, sodass du nicht in Stress gerätst.
Zudem solltest du niemals über eine längere Zeit 12- oder mehr Stunden-Tage einplanen, denn dies führt dazu, dass deine Work-Life-Balance darunter leidet. Du erhältst nicht mehr genügend Schlaf und bist daher weniger produktiv.
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