Wenn du Probleme damit hast, produktiv und konzentriert zu arbeiten, solltest du dich mal an deinem Arbeitsplatz umsehen. Wie sieht es auf deinem Schreibtisch und in deiner Umgebung aus? Herrscht dort Chaos?
Ein unorganisierter Arbeitsplatz ist nicht nur für das Auge unschön, sondern er hindert dich auch daran, dich zu fokussieren und produktiv zu arbeiten. Du wirst durch die Unordnung zu sehr abgelenkt, musst viel länger nach Dingen suchen und sie kann sogar Stress und damit Angst und Zweifel an dir selbst hervorrufen. Das klingt unglaublich, jedoch wurde es wissenschaftlich bewiesen.
Wenn du nun auf dein Durcheinander starrst und gar nicht weißt, wo du mit dem Aufräumen beginnen sollst, dann helfen wir dir gerne weiter. Hier sind die besten Tipps, wie du Ordnung an deinem Arbeitsplatz schaffst und diese auch beibehalten kannst.
1. Schaffe Raum für deine persönlichen Gegenstände
Wenn du täglich in ein Büro gehst, bringst du üblicherweise auch ein paar persönliche Gegenstände wie dein Telefon, die Handtasche oder einen Rucksack, Schlüssel usw. mit. Anstatt diese einfach auf den Schreibtisch zu werfen und dort zu belassen, solltest du einen dedizierten Platz dafür schaffen. Ansonsten werden dir diese Dinge den ganzen Tag über im Weg stehen.
Wenn du dein Smarttelefon nicht für berufliche Zwecke verwenden musst, solltest du es am besten während deinen produktiven Zeiten in der Arbeit außer Sichtweite legen, sodass du von eingehenden privaten Nachrichten nicht ständig abgelenkt wirst.
2. Schaffe digitale Ordnung
Selbst der makellosteste Schreibtisch wird dir nicht sehr viel helfen, wenn du nicht auch deinen Computer in Ordnung hältst. Blicke auf deinen Desktop und wenn dieser von Programmen und Dateien nur so übersät ist, dann ist es an der Zeit, aufzuräumen.
Auch digitale Unordnung kann ungemein ablenken und dich in deiner Produktivität einschränken, wenn du zu lange nach Dateien suchen musst. Daher solltest du ein System erstellen, mit dem du Dinge sofort in Ordnern nach Kategorien ablegst. Auch deine Lesezeichen im Browser solltest du nach Thema ordnen, um sie schneller wiederzufinden. Am besten tust du dies sofort, wenn du etwas speicherst, ohne eine „Zwischenspeicherung“ auf deinem Desktop, wo die Datei dann für immer bleibt.
Geh einmal pro Woche alle Ordner durch und lösche das, was du nicht mehr benötigst. Sorge dafür, dass du regelmäßig ein Update in der Cloud durchführst – am besten automatisch.
3. Sortiere aus
Beim Entrümpeln und Organisieren deines Arbeitsplatzes solltest du jeden Gegenstand durchgehen und dich fragen, ob du ihn wirklich brauchst. Behalte die Dinge, die du täglich benutzt und entferne alles, was überflüssig ist, weg.
Natürlich kannst du einen Fotorahmen deiner Lieben behalten, aber einer ist genug, richtig? Und auch wenn du dich gerne an etwas erinnerst und es daher aufgehoben hast, es lenkt dich nur unnötig ab. Viele sammeln zudem Flyer von Take-away-Restaurants und häufen damit eine stattliche Sammlung an. Schmeiß sie alle weg, denn inzwischen bieten die meisten eine Speisekarte online an. Mach dir lieber ein Bookmark zu den Seiten in deinem Browser.
4. Scanne alle Papierdokumente
Zu viel Papierkram lenkt dich nicht nur ab, sondern es ist auch schlecht für die Umwelt. Versuche so viel wie möglich digital zu machen und werde die Angewohnheit los, alles auszudrucken. Die Dokumente, die du dennoch benötigst, kannst du einscannen und digital geordnet speichern. Je nach Art der Papiere kannst du die Originale ins Recycling geben oder in Ordnern ablegen, welche du dann ordentlich in einem Aktenschrank verstaust.
5. Verwende ein Zwei-Fächer-System für Dokumente
Je nach Tätigkeit kann es dennoch vonnöten sein, dass du mit physischen Papieren arbeiten musst. Doch statt eine Papierablage mit vielen Fächern zu haben, solltest du lediglich zwei verwenden: Eines, in das neue Dokumente, die noch bearbeitet werden müssen, kommen und das andere, welche bereits erledigt sind und abgelegt oder gescannt werden.
6. Stelle auf digital um
Verwendest du noch einen physischen Kalender auf deinem Tisch? Werden deine Verträge noch doppelt ausgedruckt und in Ordnern abgelegt? Dann ist es an der Zeit, im digitalen Zeitalter anzukommen. Verwende ausschließlich deinen Kalender auf deinem Computer oder Smartphone – am besten einen, welcher sich automatisch auf allen Geräten über die Cloud synchronisiert. So hast du jederzeit alle Einträge zur Hand, während dein Tischkalender auf deinem Schreibtisch sitzt, dort Platz wegnimmt und du ihn nicht immer dabei hast.
Wenn es möglich ist, stelle alle Dokumente, welche eine Unterschrift benötigen, auf digital um. Es ist inzwischen zur Norm geworden und absolut anerkannt, dass Verträge, welche mit einem digitalen Signierungsprogramm geschlossen werden, rechtlich bindend und legitim sind.
7. Sortiere nach Priorität
Am besten machst du es dir zur Gewohnheit, dass du immer alles nach Wichtigkeit sortierst. Dies setzt voraus, dass du ebenso ein Produktivitäts- und Zeitmanagementsystem verwendest, in dem du mit To-do-Listen arbeitest und weißt, was heute wichtig ist. Damit verbringst du sehr viel weniger Zeit mit darüber nachzudenken, was gemacht werden muss oder Dinge zu suchen, die du für die Erledigung deiner Aufgaben benötigst.
Auf deinem Schreibtisch sollten sich lediglich diese Dinge befinden, die gerade eine gewisse Wichtigkeit haben. Alles andere kann verstaut oder wenn du es an sich gar nicht brauchst, entsorgt werden.
8. Ordne den Kabelsalat
Die Arbeit am Computer ist üblicherweise mit einigen technischen Geräten und damit einhergehend vielen Kabeln verbunden. Daher solltest du ein Kabelmanagementsystem verwenden, welches dafür sorgt, dass nichts im Weg ist. Das sieht nicht nur schöner aus, sondern es entfernt auch das potenzielle Risiko, über eines zu stolpern.
9. Verstecke elektronische Geräte
Dies mag eher ein Tipp für diejenigen sein, die im Homeoffice arbeiten. Oft stehen auf dem Schreibtisch sämtliche elektronischen Geräte wie Drucker / Scanner, Router oder USB-Hubs. All diese Dinge lassen deinen Tisch überladen und unordentlich aussehen und sie sind meist nur im Weg. Verstaue alles, was du nicht wirklich immer brauchst. Versteck den Router in einem Schrank oder Regal, tu das Gleiche mit dem Drucker und verstaue alle Kleingeräte, die du nicht ständig verwendest, am besten in einer Schublade unter dem Schreibtisch, sodass du sie dennoch stets zur Hand hast.
10. Verwende eine Monitorhalterung
Wenn du mehr Platz auf deinem Schreibtisch brauchst, hilft dir eine Monitorhalterung dabei, mehr Ordnung in das Chaos zu bringen. Damit ist er weg vom Tisch und lässt sich dennoch über einen beweglichen Arm so verstellen, dass du immer die beste Sicht darauf hast. Besonders wenn dein Arbeitsplatz klein ist, kann sich diese Anschaffung sehr lohnen.
